Visto:

la Constitución de la Ciudad de Buenos Aires, las Leyes N° 104, N° 3.304, N° 5.460

(texto consolidado por Ley N° 5.454), los Decretos N° 2.007/03 (BOCBA N° 1.818) N°

2.008/03 (BOCBA N° 1818), N° 123/09 (BOCBA N°3.122), N° 823/10 (BOCBA N°

3.542), N° 63/14 (BOCBA N° 4.340), N° 363/15 (BOCBA N° 4.783), las Resoluciones

N° 130-SECLYT/14 (BOCBA N° 4.371), N° 118-SECLYT/16 (BOCBA N° 4.883), el

Expediente Electrónico N° 12785863- MGEYA-MGEYA/16, y

CONSIDERADO:

Que, la Constitución de la Ciudad de Buenos Aires, en el artículo 32, garantiza la

preservación, recuperación y difusión del patrimonio cultural, cualquiera sea su

régimen jurídico y titularidad, la memoria y la historia de la ciudad y sus barrios;

Que, la Ley N° 104 establece el derecho de todo ciudadano de solicitar y recibir ante

cualquiera de los Poderes de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, información

completa, veraz, adecuada y oportuna información contenida en documentos escritos,

fotografías, grabaciones, soporte magnético o digital, o en cualquier otro formato y que

haya sido creada u obtenida por el órgano requerido que se encuentre en su posesión

y bajo su control, en virtud del principio de publicidad de los actos de gobierno;

Que, en ese sentido el Gobierno de la Ciudad reconoce la función social que poseen

los archivos, puesto que aquellos suministran la información que conservan facilitando

el ejercicio de los derechos fundamentales contribuyendo tanto a la participación

ciudadana como a la transparencia administrativa en miras del fortalecimiento del

sistema Republicano de Gobierno;

Que por la Ley N° 3.304 se crea el "Plan de Modernización de la Administración

Pública del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires" que establece entre sus objetivos

el de "...Agilizar la gestión de la administración pública y aumentar el acceso de los

ciudadanos a los servicios y trámites públicos, garantizando la autoría e integridad de

los documentos electrónicos, emanados tanto de la administración como de los

administrados, mediante el uso de la firma electrónica y la firma digital";

Que a su vez, la citada Ley estableció el objetivo de "Desarrollar los sistemas

informáticos y proponer y/o adecuar la normativa correspondiente para la digitalización

de los procesos administrativos a los fines de facilitar la gestión, el acceso y la

perdurabilidad de la información y la reducción de los plazos en las tramitaciones" para

los cuales incorporó el "Documento electrónico" y el "Expediente electrónico";

Que en relación a los archivos en el punto 6.3 "Digitalización de los Procesos

Administrativos", se dispuso como una actividad del Archivo Electrónico: "reemplazar

el archivo en soporte papel por archivos electrónicos, otorgándole valor jurídico y

probatorio a la documentación existente y a la que se incorpore a los archivos de la

ciudad, mediante la utilización de tecnología que garantice la estabilidad,

perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad del soporte de guarda físico de la

mencionada documentación";

Que, mediante el Decreto N° 823/10 se reglamentó el "Archivo Electrónico", creado por

la Ley N° 3.304, encomendándose en forma conjunta a la Jefatura de Gabinete de

Ministros y a la Secretaría Legal y Técnica la facultad de dictar las normas de

procedimiento tendientes a la digitalización de documentos en soporte papel;

Que, mediante la Resolución N° 138-SECLyT/07, se suspende por un período el

ingreso de los expedientes con plazo de guarda: vigencia administrativa (ex

permanente), cinco (5) y diez (10) años en el Archivo General;

Que, a través de la Resolución N° 82-SECLYT/09, se facultó a la Dirección General

Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo a determinar las reparticiones que

podrán proceder a la remisión de los expedientes al Archivo General, estableciendo

las fechas, procedimientos y horarios de recepción de los mismos;

Que, el Decreto N° 123/09 creó en el ámbito de la Secretaría Legal y Técnica, la

"Comisión de Selección Documental del Archivo General de la Ciudad", la que tiene

entre sus atribuciones, de conformidad con el artículo 2°: "a) la revisión de los criterios

de permanencia de la documentación archivada en las dependencias del Archivo

General teniendo en cuenta entre otros su valor patrimonial o histórico o su implicancia

legal y administrativa. b) la evaluación de la documentación que haya mantenido el

criterio de guarda permanente, su estado y en su caso su transferencia";

Que, a su vez, el Decreto N° 28/10 dispuso el traslado a la Dirección General

Patrimonio, Museos y Casco Histórico, de aquella documentación que hallándose en

custodia en el Archivo General de la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y

Archivo, posea una antigüedad superior a cuarenta (40) años;

Que, la "Ley de Ministerios del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires",

Ley N° 5.460 y su modificatoria, determinan entre las facultades y responsabilidades

que le corresponden a la Secretaría Legal y Técnica, "Organizar y administrar la Mesa

General de Entradas, Salidas y Archivo del Gobierno de la Ciudad Autónoma de

Buenos Aires y los Sistemas de Administración de Documentos Electrónicos";

Que, asimismo, el Decreto N° 363/15 y modificatorios establecen como

responsabilidad primaria de la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo

la de: "Organizar y supervisar la Mesa de Entradas, Salidas y Archivos del Gobierno

de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, Resguardar los expedientes del Gobierno de

la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y administrar el Archivo General";

Que, el Decreto N° 2.007/03, establece las competencias y funciones que tiene a su

cargo el Archivo General entre las que se encuentran la de: "custodia, conservación y

depuración de los expedientes que le sean remitidos por las reparticiones del Gobierno

de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires", así como coordinar la situación de los

diversos archivos de la administración pública, especialmente en materia de

conservación de documentos, su microfilmación y su destrucción;

Que, diversas normas que regulan y delinean los procedimientos y responsabilidades

que deberán acatar las reparticiones para la custodia, conservación y depuración de

los expedientes y actuaciones del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires;

Que dejar librado al arbitrio de los funcionarios sin formación archivística la gestión del

archivo de documentación de la administración, puede implicar una pérdida de

documentos que resulten valiosos desde el punto de vista del interés de la Ciudad

como desde la perspectiva de la investigación de la historia u otras disposiciones

científicas;

Que conforme lo expuesto, se busca establecer normas y lineamientos comunes de

carácter general en materia de Archivo General y referentes al futuro ingreso de

actuaciones al "Servicio de Administración Centralizada de Archivo" en está Dirección

General;

Que, los Decretos N° 2.008/03, N° 935/08 y N° 589/09 y la Resolución N° 118-

SECLYT/16 designan a la Secretaría Legal y Técnica como el organismo competente

o rector para actualizar los reglamentos para el inicio, ordenamiento, registro y

circulación de expedientes y actuaciones administrativas y como administradora del

Sistema de Administración de Documentos Electrónicos (SADE), quedando facultada

para efectuar las modificaciones que fueren menester;

Que, en esa línea, asimismo se aclara que, la Dirección General Mesa General de

Entradas, Salidas y Archivo es la Unidad de Aplicación del citado Reglamento,

encontrándose facultada expresamente para promover la modificación de

procedimientos, circuitos y sistemas que estime correctivos, asesorar, capacitar y

brindar asistencia técnica a las áreas de Mesas de Entradas y Salidas de las distintas

Jurisdicciones y/o entidades, y a controlar su cumplimiento.

Por ello, y en uso de las facultades delegadas por la Resolución N° 118 -SECLTY/16,

Artículo 1°.- Establécese que todas las Jurisdicciones y/o entidades deben adecuarse

al Sistema de Único de Archivo del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires

creado por la Resolución N° 118-SECLyT/16 y a las normas reglamentarias que como

Anexo I (ANDIS-13498916-MGEYA/16) obran como parte integrante de la presente.

Artículo 2°.- Establécese que el Archivo General y los archivos existentes en las

distintas jurisdicciones y/o entidades tendrán por competencias la administración,

tratamiento, preservación y mantenimiento de los expedientes y actuaciones

existentes en las mismas o aquellas que adquieran en virtud de una norma que así lo

determine.

Artículo 3°.- Los expedientes y actuaciones que ameriten algún traslado o cambio de

destino deberá formalizarse mediante una comunicación oficial y llevarse en las

condiciones que se establece en el Anexo I de la presente.

Artículo 4°.- Instrúyase a todas las áreas del Gobierno de la Ciudad Autónoma de

Buenos Aires a efectuar un relevamiento e inventario de las actuaciones y expedientes

en soporte papel en las condiciones que por la presente norma quedan instituidas,

recayendo tal función a cargo de los responsables de archivo autorizados por la

Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo.

Artículo 5°.- Los requisitos legales exigidos tanto para la incorporación de actuaciones

y expedientes papel al "Módulo Arch" del Sistema de Documentos Electrónicos serán

los establecidos por la presente y la normativa vigente.

Artículo 6°.- Las reparticiones de las distintas jurisdicciones deben adecuarse al

proceso de administración centralizada del Archivo General que integra el "Sistema

Único de Archivo del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires". Dicho

proceso se implementará por etapas y se ajustará a un cronograma, parámetros de

digitalización y a los lineamientos que está Dirección General Mesa de Entradas,

Salida y Archivo determine en función de la normativa vigente.

Artículo 7°.- Apruébese el modelo de "Planilla de Movimientos" que deberá

implementarse en la oportunidad de efectuar el traslado de actuaciones y expedientes

al Archivo General para el "Servicio de Administración Centralizada de Archivo" que en

Anexo II (ANDIS N° 13499621-MGEYA/16) forma parte integrante de la presente.

Artículo 8°.- Publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires,

comuníquese a todos las Ministerios y Secretarías del Poder Ejecutivo, Entes

Descentralizados y a los Organismos Fuera de Nivel, a la Sindicatura General de la

Ciudad de Buenos Aires y, para su conocimiento y demás efectos, remítase a la

Secretaría Legal y Técnica. Cumplido, archívese. Elías

ANEXOS