VISTO las vivencias permanentes observadas por el suscripto en las reuniones con personal de conducción docente y directivos de las Asociaciones Cooperadoras en cuanto a la administración de fondos de estas entidades; y

CONSIDERANDO:

Que la orgánica Municipal confiere a la unidad de organización a mi cargo, la función de apoyo y asesoramiento permanente a los padres y entidades cooperadoras de loa establecimientos educativos;

Que a tal fin procede y se hace menester compilar en forma simple y sencilla las normativas vigentes referidas a la administración contable de las Asociaciones Cooperadoras.

Que concluida la labor corresponde hacer llegar a los establecimientos educativos para conocimiento del personal de conducción docente y miembros de las Comisiones Directivas de las Asociaciones Cooperadoras.

Art. 1° - Aprobar el compendio de Normas Contables-Administrativas vigentes que deben adoptar las Asociaciones Cooperadoras de las escuelas de la Jurisdicción Municipal, de la totalidad de los niveles y modalidades educativos, que como Anexo N°1 forma parte de la presente disposición.

Art. 2° - Remitir a la totalidad de los establecimientos educativos de la jurisdicción para conocimiento del personal de conducción docente y miembros de las Comisiones Directivas de las Asociaciones Cooperadoras.

Art. 3° - Regístrese y remítase por Intermedio de la Dirección General de Educación para su distribución y demás efectos.

ANEXOS

NORMAS CONTABLES-ADMINISTRATIVAS QUE DEBEN CUMPLIR LAS ASOCIACIONES COOPERADORAS QUE FUNCIONAN EN ESCUELAS

1. LIBROS: los libros de la Asociación Cooperadora deben ser impresos, prefoliados y encontrándose rubricados por la Dirección de la escuela. Tal como lo indica la Ordenanza N°35514 y modificatorias deben llevar los siguientes libros:

1.1. LIBRO DIARIO: se registrarán los ingresos y egresos de la Asociación en un libro diario multicolumnal en forma cronológica y de acuerdo al siguiente detalle a título enunciativo:

Los ingresos estarán formados por las columnas correspondientes a:

cuotas sociales,

donaciones,

subsidios por mantenimiento edilicio, transporte, material didáctico, reequipamiento escolar,

festivales, rifan, actos, etcétera,

canon comedor (aquellas escuelas que perciben canon comedor por parte de los concesionarios de comedor),

alquiler o concesiones (para los colegios que arriendan espacios para la explotación comercial o ingresos por la explotación de kioscos),

otros Ingresos.

Los egresos estarán compuestos por las siguientes columnas:

material didáctico,

mantenimiento edilicio,

transporte,

reequipamiento escolar,

gastos para alumnos,

gastos generales para escuela,

gastos varios.

1.2. INVENTARIOS Y BALANCES

INVENTARIOS: el libro inventario se iniciará con la descripción exacta del dinero, bienes muebles, créditos, deudas y otra cualquier especie de valores que formen el patrimonio de la Asociación cooperadora al inicio de sus actividades y al cierre de cada ejercicio se extenderá en el mismo libro la cuenta de gastos y recursos y balance general comprendiendo todos sus bienes como así sus deudas y obligaciones pendientes a la fecha de balance, sin reserva ni omisión alguna.

1.2.2. BALANCES: los balances y cuentas de gastos y recursos tienen por objeto demostrar la situación patrimonial y el resultado de las actividades de la Asociación Cooperadora en cada ejercicio.

1.2.3. Las compras de bienes inventariables efectuadas con subsidios, deben incorporarlos al Inventario de bienes de la

escuela y las altas de los mismos deben efectuarse mensualmente, la Dirección del establecimiento debe comunicarlas a la Contaduría General (B.M. N°5.637/38 AD 340.7).

1.3. ACTA DE COMISION DIRECTIVA 0 ASAMBLEA: En este libro se registrarán en forma ordenada las decisiones y resoluciones de la Comisión Directiva y Asambleas.

Estas actas deben ser firmadas y consignarán como mínimo:

lugar, fecha y hora de celebración de la reunión,

carácter de ésta,

nombre y apellido de los asistentes,

quórum exigible por los estatutos,

orden del día de los asuntos tratados,

deliberaciones producidas y resoluciones sancionadas con votos emitidos en pro y en contra.

1.4. REGISTRO DE ASOCIADOS: llevar un sólo registro unificado de cuenta corriente de socios de cooperadora registrándose el total mensual de la recaudación de asociados a efectos de volcarlos en el libro diario. Asimismo, se hará constar nombre del asociado, domicilio, número de documento y fecha de ingreso y cese.

1.5. LIBRO BANCO: se llevará un libro por cada cuenta bancaria.

1.6 - LIBRO DE SUELDOS Y JORNALES, LEY N°20.744: para el personal que presta servicios en forma permanente o temporaria debe cumplirse lo fijado por la Ley N°20.744 y efectuar los depósitos de cargas sociales respectivos.

2. COMPROBANTES:

2.1. - Todos los comprobantes de ingresos y egresos deben recurrir los requisitos exigidos por la Resolución N°3419-DGI-91.

2.2. Los comprobantes de ingresos y egresos deben estar archivados en biblioratos correlativamente por fecha de cobro o compra respectivamente.

2.3. Los comprobantes de gastos deben estar autorizados por el tesorero de la Asociación Cooperadora y el Director de la escuela; con su firma.

2.4. En caso de extravío o pérdida de la factura original deberá dejarse constancia fehacientemente del hecho y de los resguardos adoptados para evitar la duplicidad del pago.

2.5. Los gastos bancarios e intereses bancarios deben estar registrados en el Libro diario en el mes que corresponda.

2.6. Los recibos de la Asociación Cooperadora, por toda percepción que reciba deben emitir un recibo oficial que reuna los siguientes requisitos.

2.6.1. Nombra de la Asociación, domicilio, escuela a la que pertenece y distrito.

2.6.2. Numeración correlativa preimpresa.

Se extenderán por duplicado.

Fecha de pago.

Individualización del aportante, concepto, importe y/o período abonado.

Forma de pago (cheque, efectivo).

Firma del cobrador.

La Cooperadora que contrate personal deberá cumplir con las disposiciones vigentes en leyes laborales e impositivas, como así también contar con la documentación que se exige al respecto, debiendo depositar puntualmente los aportes y contribuciones.

3. CONSERVACION DE LA DOCUMENTACION

3.1. Los libros que establece el artículo 19, Ordenanza N°35.514(B.M.N°16.208), los documentos referidos a leyes sociales y las escrituras públicas se conservarán por el tiempo que exista la Asociación Cooperadora.

La documentación restante se conservará por el tiempo que las normas legales generales establecen para la prescripción de los derechos y obligaciones que esos comprobantes respaldan.

En caso de disolución se archivará la documentación mencionada en la Dirección de la escuela.

4. CONSIDERACIONES GENERALES

4.1. Los balances que se presenten del movimiento de fondos de la Asociación Cooperadora, deben ser el reflejo de las registraciones del Libro Diario.

4.2. Deben efectuarse conciliaciones periódicas entre el Libro Banco y los resúmenes bancarios.

4.3. Por los distintos eventos que efectúe la Asociación Cooperadora para recaudar fondos debe confeccionarse un balance con los resultados del mismo deberán exponerse en un lugar visible de la escuela o en su defecto comunicar por medio de una copia a todos los asociados.

4.4. Para todo tipo de construcción y modificación edilicia debe solicitarse autorización a la Dirección de Edificios Escolares de la Secretaría de Educación y Cultura.

4.5. En el caso de compras o arreglos importantes debe verificarse el concurso de precios con tres presupuestos como mínimo y su correcta adjudicación.

4.6. Las Asociaciones Cooperadoras deben tramitar y obtener ante la DGI la Clave Única de Identificación Tributaria en cumplimiento de la Ley N°20.628 y posteriormente solicitar la exención correspondiente de acuerdo al artículo 20, inciso f), de la mencionada ley.

4.7. El cuadro demostrativo de recursos y gastos deberá ser girado a la DI.GE.CO.ES. antes del 15 de Marzo de cada año.

De acuerdo con lo establecido por el artículo 15 y 16 de la Ordenanza N°35.514 las Asambleas Ordinarias se realizarán dentro de los 90 días de cerrado el ejercicio financiero. Cumplida la normativa deberá girarse a la DI.GE.CO.ES. el Balance General, Cuadro de resultados y Memoria Anual con copia certificada por la Dirección del establecimiento del acta de la memorada Asamblea.

Buenos Aires, 31 de Enero de 1995.

Al Sr. Director/Presidente de la

Asociación Cooperadora

Escuela

Nos dirigimos a Uds. para hacerles llegar las nuevas normas contables a la que debe adaptarse la contabilidad de la Asociación Cooperadora.

Estimamos que las mismas simplificarán la tarea, facilitando la confección de libros y balances, así como la inspección y control por parte de las Comisiones Revisoras y nuestra.

Desde ya estamos a vuestra disposición para todo tipo de aclaración, asesoramiento y/o ayuda que puedan necesitar sobre este particular.

Teniendo en cuenta que estas normas rigen desde el 12 de Enero de 1995, deben ser aplicadas desde el ejercicio corriente.

Saludamos a Uds. con nuestra mayor cordialidad y estima.