Visto el Art. 7° de la Ley N° 70/GCBA/98 (B.O.G.C.B.A. N° 539), la Resolución N° 2.857-DHYF-96; y,

CONSIDERANDO:

Que, la mencionada Ley fija como objetivo en su Art. 7° inciso c) la implantación y mantenimiento de los procedimientos adecuados que aseguren la conducción económica y eficiente de las actividades institucionales.

Que, asimismo, el Artículo 28° Inc. d) de la Ley N° 70/GCBA/98 (B.O.G.C.B.A. N° 539), de Sistemas de Gestión, Administración Financiera y Control del Sector Público de la Ciudad, establece que en cada jurisdicción y entidad funciona un servicio administrativo financiero, el que deberá conservar ordenadamente la documentación respaldatoria de la gestión de la jurisdicción o entidad;

Que, el Articulo 15 del Decreto N° 1.000/99 (B.O.G.C.B.A. N° 704) reglamentario del articulo 28 antes mencionado establece: que en los distintos aspectos de la administración financiera, las OGESE deben ajustarse a las normas, procedimientos y plazos que determinen, según corresponda, la OGEPU, la Dirección General de Contaduría, la Dirección General de Tesorería y la Dirección General de Crédito Publico;

Que, en el mismo sentido el Artículo 113 de la Ley en análisis instituye a la Contaduría General como el órgano rector del Sistema de Contabilidad Gubernamental y responsable de dictar normas, poner en funcionamiento y mantener dicho sistema en todo el ámbito del Sector Público;

Que, el artículo 115 dispone en su inciso i) que: la Dirección General de Contaduría General tiene competencia para mantener el archivo general de la documentación financiera del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires;

Que, en este marco resulta necesario establecer un procedimiento de solicitud de reposición común de Caja Chica adecuado a una administración eficiente;

Que es facultad de los Sistemas de controles internos y externos el control de las Cajas Chicas;

Por ello y en uso de las facultades conferidas por la Ley N° 70/GCBA/98 (BOGCBA 539).

EL DIRECTOR GENERAL ADJUNTO DE

LA CONTADURÍA GENERAL

DISPONE:

Artículo 1°- Establécese el Procedimiento General para Cajas Chicas comunes, el que se regirá por los Anexos l, ll, lll y lV, los que a todos los efectos forman parte integrante de la presente disposición.

Artículo 2°- La presente disposición tendrá vigencia a partir del 1° de agosto de 2001.

Artículo 3°- Aquellas jurisdicciones que presenten dificultades administrativas para instrumentar el nuevo procedimiento, podrán continuar efectuando las rendiciones de acuerdo al sistema anterior hasta tanto efectuara las adecuaciones necesarias al nuevo circuito.

Artículo 4°- El plazo máximo por el cual se podrá utilizar el procedimiento previsto en el Art. 3° es de 60 días corridos contados a partir de la vigencia de la presente.

Artículo 5°- Regístrese, publíquese en el Boletín Oficial del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y para su conocimiento y demás efectos remítase a todas las Secretarías de Organo Ejecutivo de Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires y a las Subsecretarías que no tengan dependencia del citado nivel y a Organismos descentralizados dependientes del área Jefe de Gobierno las que deberán informar a las Dependencias competentes. Cumplido, archívese en el Departamento Administrativo de la Dirección General de Contaduría. Vladisauskas

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ANEXOS

ANEXO l

PROCEDIMIENTO PARA LA REPOSICIÓN DE FONDOS

REPARTICIÓN

1. La repartición debe presentar la cuenta rendida debidamente foliada en la Dirección General Técnica Administrativa y Legal (u órgano administrativo equivalente) de cada jurisdicción.
DIRECCIÓN GENERAL TÉCNICA ADMINISTRATIVA Y LEGAL
2. Una vez ingresada la rendición se procede a efectuar el control legal, los cálculos aritméticos y topes por comprobante, como así también que los comprobantes estén debidamente firmados por el responsable de los fondos y el Director General de la repartición.
3. Se confecciona la planilla de afectación del compromiso preventivo y definitivo.
4. Se procede a emitir el Certificado de Entrega de Fondos por cuadruplicado, El original y dos copias más la constancia de compromiso Definitivo y Preventivo pasan a la Dirección General de Contaduría General, debidamente firmados.
5. El certificado deberá ser firmado por el Director General, obrando el mismo como constancia de aprobación de la Rendición de Cuentas
6. En caso de merecer observaciones a las Cuentas Rendidas, las mismas deberán ser evacuadas en un plazo de 10 días y en caso de ser insuficientes la Dirección General Técnica Administrativa y Legal (u órgano administrativo equivalente) elevará la actuación con opinión fundada a la Secretaría de Hacienda y Finanzas, a fin de que disponga las medidas correspondientes. Sin perjuicio de ello la D.G.T.A y L. podrá formular el cargo respectivo al responsable, y en caso de que el mismo no fuere satisfecho dentro de las 48 horas, transferirá la constancia de deuda a la Procuración General, la que debe iniciar las acciones pertinentes para su cobro por vía de apremio, sin perjuicio de las medidas administrativas emergentes.
7. Las rendiciones con los comprobantes que la integran, previamente caratuladas con el mismo número que el certificado que le dio origen, deberán remitirse para su archivo definitivo a la Dirección General de Contaduría General.
Esta documentación debe ser remitida como máximo hasta el 31 de Enero del año siguiente al período en que se hubiera devengado.
DIRECCIÓN GENERAL DE CONTADURÍA GENERAL
8. La Dirección General de Contaduría emite la Orden de pago y la remite a la Dirección General de Tesorería, reservándose la facultad en caso de considerarlo necesario de requerir la remisión de los comprobantes que integran la Cuenta Rendida

ANEXO ll

PROCEDIMIENTO PARA LOS FONDOS NO INVERTIDOS
AL CIERRE DEL EJERCICIO.


1. Los responsables de fondos que tengan gastos pendientes de rendición al 31 de diciembre de cada año, deberán presentar la pertinente rendición de cuentas hasta el 5° día hábil administrativo del mes de Enero del año siguiente.
En tales rendiciones solo podrán incluirse comprobantes cuya fecha de emisión no supere la fecha antes señalada (31 de diciembre de cada año)
2. Las disponibilidades mencionadas en el punto 1 podrán ser utilizadas en el año siguiente una vez que haya sido aprobado o prorrogado el presupuesto para ese ejercicio.
En el caso que en el ejercicio siguiente los responsables de fondos comprendidos en el punto 1, no se le hubiera asignado presupuesto que les permita realizar erogaciones a través de estos regímenes, deberán reintegrar los fondos dentro de los 7 días de publicada en el Boletín Oficial de Gobierno de la Cuidad de Buenos Aires, el acto administrativo que disponga la distribución del presupuesto correspondiente, previa intervención de la D.G.T.A.Y L.
De producirse la eliminación de un organismo de la estructura organizativa del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, los responsables de fondos entregados con cargo a los mismos, deberán reintegrarlos siguiendo el procedimiento enunciado en este punto.

ANEXO lll

PROCEDIMIENTO PARA LA DESIGNACIÓN DE LOS
RESPONSABLES DE FONDOS:

- Confeccionar nota firmada por el Director de la Repartición en la cual se designan los responsables por el concepto de Caja Chica Común, conteniendo
1. Apellido y Nombre de los mismos
2. N° de ficha
- Pueden ser responsables de fondos todo el personal en relación de dependencia del Sector Público de la Ciudad Autónoma de la Ciudad de Buenos Aires, y que tengan asignado su respectivo número de ficha.
- Debe elevar a la Secretaría del área a la que pertenezca para que el Secretario, Subsecretario del área Jefe de gobierno o máximo responsable del Ente Autárquico preste la conformidad a la designación.
- Comunicar dicha designación a la Dirección General de Contaduría General DEPARTAMENTO RESPONSABLES
En caso de cesar alguno de los agentes designados, deberá elevarse para su aprobación a la Secretaría respectiva el o los nuevos responsables y comunicarlo a la Contaduría General dentro de las 24 horas de producido.

ANEXO IV

DEFINICIONES Y ACLARACIONES

a) CAJA CHICA: con la misma se atenderán los pagos de gastos menores o urgentes, hasta los importes que se fijan en el Anexo I de la Resolución N° 2857-SHYF-96 publicada en el Boletín Oficial del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires N° 78, siendo los topes los fijados por el artículo 4° de la citada Resolución, en el cual dispone que se establece como valores tope la suma de pesos quinientos ($ 500.-) y pesos mil ($1000.-) para los gastos menores y de urgencia respectivamente, correspondientes a las erogaciones que se efectúen bajo el Régimen General de Caja Chica.
El reintegro de fondos se efectuará previa presentación de las Rendiciones de Cuentas de las sumas invertidas. En el régimen de Caja Chica podrá solicitarse reintegro de fondos cuando la inversión alcance como mínimo el 50 % de la asignación.
b) CONTENIDO DE UNA RENDICIÓN DE CUENTAS:
1. Nota de Elevación que deberá estar firmada por el responsable de fondos y el Director de la Repartición y en la cual deberá indicar la suma que se rinde como asimismo toda aclaración que corresponda hacer sobre los gastos efectuados, por ejemplo justificar un comprobante que excede del tope de $ 500.-
2. Planilla Balance con el resumen de los comprobantes y su total.
2.1 Total recibido con cargo al rubro objeto de la rendición.
2.2 Saldo no invertido de la rendición anterior.
2.3 Importe total entregado.
2.4 Importe de cada comprobante del gasto.
2.5 Suma total de los comprobantes que se rinden.
2.6 Saldo no invertido de la actual rendición (2.3-2.5)
3. Planilla Relación de Comprobantes agrupados por partida según la naturaleza del gasto y de acuerdo con el nomenclador.
3.1 N° de orden del comprobante.
3.2 Acreedor.
3.3 Concepto.
3.4 Parcial p/imputación y documento.
3.5 Importe invertido p/imputación.
c) REQUISITOS QUE DEBE CONTENER UN COMPROBANTE
Este punto se rige por las normas, emitidas por la AFIP, en la actualidad y de conformidad con las normas vigentes de la Administración Federal de Ingresos Públicos los comprobantes deben contener los siguientes requisitos:
- Nombre y apellido o razón social
- Domicilio comercial
- CUIT
- N° Ingresos Brutos o exento.
- Leyenda categorización en el IVA. Por ejemplo: IVA responsable inscripto, responsable monotributo, exento, no responsable, responsable no inscripto.
- La numeración debe ser preimpresa, excepto que se trate de sistemas de facturación computarizados.
- Las facturas "B" deberán poseer C.A.I. y no deben estar vencidas.
- La condición de venta debe ser contado.
- El Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires reviste el carácter de EXENTO ante el IVA y tiene como número de CUIT : 34-99903208-9
- Debe contener claramente la cantidad, descripción de lo adquirido, importe unitario e importe total.
- Colocar importe en letras.
- El comprobante debe estar a nombre de la Repartición que rinde los fondos.
- En el reverso de cada comprobante colocar Sello Pagado Por (B.M. 16.668*7/12/81)
PAGADO POR .
.......................................... .
FIRMA .
APELLILDO Y NOMBRE .
FICHA MUNICIPAL N° .
FECHA .
- De coincidir el agente pagador con el responsable de fondos, la aclaración de firma y número de ficha se considerará cumplimentada con la inclusión del sello aclaratorio de firma.
- En caso de tener enmiendas y/o tachaduras deberán ser salvadas por el agente pagador.
d) ACLARACIONES GENERALES
- Se debe adquirir los elementos por el régimen de Caja Chica dentro del ámbito de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires en caso de que no fuera factible, se puede realizar el gasto justificándolo en la nota de elevación.
- No se puede hacer erogaciones hasta tanto tengan en su poder el monto asignado por primera vez. Si así lo hicieran deberán excluirse de la Cuenta Rendida y tramitarse como un reintegro de comprobante por medio de la Dirección Técnica Legal y de Control, de la Contaduría General.
- El saldo no invertido se reintegrará en caso de que la Repartición no estuviera mas en la estructura de Unidades de Organización.
- Aquellas Unidades de Organización que al fin del ejercicio tengan pendientes la rendición fondos por el Sistema de Caja Chica no se le efectuará la primer entrega para el siguiente ejercicio, sin perjuicio de iniciar las acciones que corresponden.
- No se repondrán fondos cuando existan errores de cálculo en los comprobantes o en los anexos, como así también cuando superen el monto máximo permitido por el régimen. En este último caso se girarán los actuados a la Dirección Técnica Administrativa de la Secretaría de Hacienda y Finanzas para su consideración, sin efectuar la reposición de fondos hasta tanto se expida la citada Secretaría.
- Cuando un responsable de fondos no rinda los fondos al finalizar el año se le efectuará la intimación correspondiente mediante cédula de notificación.
e) CONSULTAS SOBRE EL ESTADO DE LA LIQUIDACIÓN
1. Entrar al SUME y verificar que la actuación que da origen a la Cuenta Rendida a reponer se encuentra en el sector N° l00 de la D.G.C.G. (Departamento Responsables)
2. A las 48 hs. en promedio ingresar al SISER a efectos de visualizar si se confeccionó la respectiva Orden de Pago de acuerdo a los siguientes pasos:
- Ingresar al MENU PRINCIPAL (ver modelo)
- Consulta de Comprobante por Proveedor.
Tipo: 16 Orden de Pago. Estado: 2
Colocar siempre la fecha: desde.../.../... hasta .../.../... De esta forma se puede observar las Ordenes de Pago emitidas con su fecha de imputación y monto. (modelo)
Consultando el comprobante Tipo 40 se puede saber el depósito de Tesorería General con fecha y monto.(ver modelo)
- La puesta en marcha de la presente metodología regirá a partir de la presentación de la primer Rendición de Cuentas que efectúen las Unidades de Organización, una vez en vigencia la disposición.
Cajas Chicas: Los campos del formulario de Cajas Chicas son los siguientes:
Campos de Encabezado:
Jurisdicción: En este campo se carga la jurisdicción afectada a este comprobante de Caja Chica. Presionando la tecla se obtiene ayuda en línea de las jurisdicciones correspondientes.
Número de Comprobante de Rendición de Caja Chica: En este campo se carga el número de Caja Chica que se quiere consultar. Presionando la tecla se obtiene ayuda en línea de todos los Caja Chica cargados precedentemente, y en dicha ayuda se muestra el número de comprobante, fecha de registración, el estado del comprobante y el concepto del mismo. En caso de que se quiera realizar un nuevo comprobante de Caja Chica, en este campo se ingresa un 0 (cero) y el sistema le asignará un número correlativo relacionado a la jurisdicción cargada cuando se realice la actualización a la base de datos.
Número de Comprobante GCBA: Este campo, a diferencia del número de Caja Chica es un número correlativo de comprobante, independientemente de la jurisdicción y del tipo de comprobante en el cual se esté trabajando. Este número será ingresado por el Sistema una vez dado de alta el Comprobante.
Beneficiario/Responsable: En este campo se ingresa el número código del beneficiario, una vez ingresado este se presiona la tecla y automáticamente el sistema cargara el nombre del beneficiario en el campo siguiente. Y el cursor se ubicara en el siguiente campo. Presionando la tecla se obtiene Ayuda de este dato.
Modificaciones (Mod.): Este dato no lo carga el usuario. Es una Historia de las modificaciones del dato. Si se desea ver esta historia hay que posicionar el cursor en este campo y presionar la tecla ó y aparecerá en pantalla la historia del dato que corresponda. Una vez consultados éstos, para salir de la pantalla de historias de modificaciones presione la tecla ó y automáticamente el Sistema regresa al formulario principal.
Datos del Comprobante de Caja Chica:
1/Estado (Dato Obligatorio): Este campo tendrá 3 estados posibles (pendiente, aprobado, anulado). El estado pendiente es el estado por defecto y no afectará ninguna etapa del gasto. Al cambiar de estado pendiente a aprobado, es en esta etapa en que el comprobante afectará el compromiso Definitivo. De la misma manera, al cambiar el estado del comprobante de aprobado a anulado, se produce una desafectación presupuestaria del mismo.
2/Fecha de Registración (Dato Obligatorio): Por defecto la fecha de registración es la fecha actual, es la fecha en que se carga el Comprobante. Algunos usuarios(autorizados) podrán cambiar esta fecha.
3/Fecha de Imputación (Dato Obligatorio): Esta fecha ingresa el sistema cuando se aprueba el comprobante. A partir de ese momento es un dato obligatorio. Algunos usuarios(autorizados) podrán cambiar esta fecha.
4/Fecha de Anulación(Dato Obligatorio): Este campo el sistema lo carga cuando el estado del comprobante cambia a anulado. A partir de ese momento es un dato obligatorio. Una vez anulado no se podrá modificar ningún dato del comprobante.
14/Tipo de Actuación (Dato Obligatorio): Es la norma legal respaldatoria del comprobante que se carga. En este campo se ingresa la actuación por la que se tramita. Presionando la tecla se obtiene ayuda en línea de los tipos de actuación autorizante.
15/Nro. De Actuación (Dato Obligatorio): En este campo se ingresa el número de actuación autorizante.
16/Año de Actuación (Dato Obligatorio): es el año de la actuación autorizante.
17/ Repartición (Dato No Obligatorio):
20/Concepto (Dato Obligatorio): En este campo se ingresa el concepto correspondiente al comprobante en cuestión.
21/ Responsable I (Dato Obligatorio): Se ingresa el número código del Responsable correspondiente. Presionando la tecla de Función se obtiene un Listado de Ayuda con los Responsables existentes y sus correspondientes números códigos.
22/ Responsable II (Dato Obligatorio): Se ingresa el número código del Responsable correspondiente. Presionando la tecla de Función se obtiene un Listado de Ayuda con los Responsables existentes y sus correspondientes números códigos.
23/ Certificado (Dato Obligatorio): Se ingresa el número de certificado.
50/ Tipo de Norma Aprobatoria (Dato Obligatorio): En este campo se ingresa el número código del Tipo de Norma Aprobatoria que corresponda al comprobante. Presionando la tecla de función
51/Nro. de Norma Aprobatoria (Dato Obligatorio): Se ingresa el número de la Norma Aprobatoria que Aprueba al comprobante.
52/Repartición de Norma Aprobatoria (Dato Obligatorio): En este campo se ingresa el número código de la Repartición responsable de la Aprobación. Presionando la tecla de función se obtiene un Listado de Ayuda con Las Reparticiones existentes y sus respectivos números códigos.
53/Año de Norma Aprobatoria (Dato Obligatorio): Se ingresa el año de la Norma Aprobatoria.
Imputaciones:
En este multirenglón se cargarán las cuentas correspondientes. Las mismas serán las cuentas relacionadas a la jurisdicción cargada en el encabezado del Comprobante de Rendición de Fondo Permanente. Es en esta instancia en que se realiza un control sobre la cuenta para saber si la misma tiene saldo.
Modificaciones (Mod.): Este dato no lo carga el usuario. Es una Historia de las modificaciones del dato. Si se desea ver esta historia hay que posicionar el cursor en este campo y presionar la tecla ó y aparecerá en pantalla la historia del dato que corresponda. Una vez consultados éstos, para salir de la pantalla de historias de modificaciones presione la tecla ó y automáticamente el Sistema regresa al formulario principal.