VISTO:

La Ley N° 3.304; los Decretos N° 589/09 y las Resoluciones N° 96/SECLyT/2009, N° 138-SECLyT/2010 y N° 1-SECLyT/2011 y el Expediente N° 2011-18499387-MGEYA-DGTAD, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley N° 3.304 estableció el Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad de Buenos a fin de encarar un proceso de modernización administrativa;

Que en el Capitulo III, Titulo“ del Anexo de la Ley antes mencionada, denominado “Del Gobierno Electrónico y nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación“, entre las actividades a desarrollar determinó la implementación del: “Documento Electrónico: Propiciar la utilización de documentos administrativos electrónicos firmados digital o electrónicamente“.

Que en el ámbito de la Administración Central por Decreto N° 589/09 se aprobó la implementación del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos -SADE como sistema de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires;

Que a los fines de la implementación y funcionamiento del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos -SADE- se facultó a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas reglamentarias, aclaratorias y complementarías necesarias para la implementación y funcionamiento del mencionado Sistema;

Que en consecuencia, por Resolución N° 96-SECLyT-2009 y luego por Resolución N° 138-SECLYT/2010 se modificó el Reglamento para el Inicio, ordenamiento, registro y circulación de expedientes y actuaciones administrativas;

Que dichos Reglamentos definieron los tipos de documentación administrativa que utiliza la Administración en los distintos procedimientos de gestión, distinguiendo, entre expedientes y actuaciones administrativas;

Que, según la Resolución N° 138/SECLYT/10, constituye “documento: (la) entidad identificada y estructurada que comprende texto, gráficos, sonido, imágenes o cualquier clase de información inherente a los procesos administrativos“;

Que, posteriormente, por Resolución N° 1/SECLyT/11 se aprobó el Reglamento para la Generación de Documentos Electrónicos Oficiales -GEDO-;

Que, el artículo 3° estableció que “...Los Documentos Electrónicos Ofíciales generados en -GEDO- son encriptados mediante tecnología de firma digital, utilizando identificación y clave de usuario y archivados en el repositorio único de imágenes del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.“;

Que actualmente se utiliza el Generador de Documentos Electrónicos Oficiales GEDO- para la creación de informes, providencias y disposiciones;

Que por Decreto N° 196/11 se implementó el Expediente Electrónico en los términos de la Ley de Modernización;

Que en esta instancia resulta conveniente avanzar en la incorporación de nuevos documentos electrónicos que deberán utilizarse en los distintos trámites del Gobierno de la Ciudad tales como Dictamen, Acta, Convenio y Proyecto Convenio;

Que cabe recordar, que la Resolución N° 138/SECLYT/10 define al Informe como la “intervención administrativa asentada en un expediente o documento, sobre un asunto determinado, para dar a conocer su situación y permitir la formación de decisiones en cuestiones de tramites o peticiones“;

Que por su parte, el Dictamen comprende un documento que da a conocer una situación determinada y contiene una opinión o consejo técnico sobre una decisión a adoptar;

Que ambos documentos se utilizan en forma indistinta según la normativa que lo refiere o la autoridad competente que lo elabora;

Que hay supuestos en los cuales el dictamen debe ser firmado por dos o más autoridades competentes;

Que en igual sentido es necesario incorporar como nuevo documento electrónico el Acta y el Acta de firma conjunta, según se requiera la firma de una o más autoridades;

Que cabe recordar que el Acta es aquel documento que permite certificar situaciones específicas;

Que finalmente, a los documentos ya enunciados corresponde agregar el Proyecto de Convenio y el Convenio;

Que por proyecto de Convenio se entiende al documento que contiene la propuesta del acuerdo entre un organismo o ente descentralizado y un tercero y por convenio al acuerdo celebrado entre los mismos;

Que en consecuencia es preciso facultar a los distintos organismos y entes descentralizados del Gobierno de la Ciudad a utilizar el Módulo “Generador de Documentos Electrónicos Oficiales“ como medio de creación, registración y archivo de Dictámenes, Actas, Proyectos de Convenios y Convenios.

Por ello y en uso de facultades que le son propias,

Artículo 1°.- Instrúyase a todos los organismos y entes descentralizados que conforman el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires a utilizar, a partir del 1 de Noviembre del corriente, el Módulo “Generador de Documentos Electrónicos Oficiales“ como medio de creación, registración y archivo de los siguientes documentos:

1. Dictamen: Documento que da a conocer una situación determinada y contiene una opinión o consejo técnico sobre una decisión a adoptar, con una sola firma.

2. Dictamen de firma conjunta: Documento que da a conocer una situación determinada y contiene una opinión o consejo técnico sobre un asunto, que requiere dos o más firmas.

3. Acta: Documento que certifica lo acontecido, tratado o acordado respecto de un hecho, que requiere una sola firma.

4. Acta de firma conjunta: Documento que certifica lo acontecido, tratado o acordado respecto de un hecho, que requiere de dos o más firmas.

5. Proyecto de Convenio: Documento que contiene la propuesta del acuerdo entre un organismo o ente descentralizado del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires con un tercero.

6. Convenio: Documento que contiene el acuerdo celebrado entre un organismo o ente descentralizado del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires con un tercero

Artículo 2°.- Dése al Registro, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires, comuníquese a todos las Ministerios y Secretarías del Poder Ejecutivo, Entes Descentralizados y a los Organismos Fuera de Nivel, a la Sindicatura General de la Ciudad de Buenos Aires y, para su conocimiento y demás efectos, remítase a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo. Cumplido, archívese. Clusellas