CIRCULAR N° 6

PAUTAS PARA LA ELABORACION DE INFORMES DE AUDITORIA

A: Unidades de Auditoría Interna de cada Jurisdicción del Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

REF.: Pautas para la elaboración de los Informes de Auditoría para las Unidades de Auditoría Interna. Elevación de los mismos para conocimiento de la SGCBA.

En uso de las atribuciones conferidas a esta Sindicatura General de la Ciudad de Buenos Aires en virtud del artículo 133 de la Constitución de la Ciudad y las facultades conferidas por la Ley N° 70/98/GCBA, se exponen para conocimiento y aplicación las Pautas para la elaboración de Informes de Auditoría de las Unidades de Auditoría Interna.

El objetivo del mismo es unificar criterios, sistematizar y homogeneizar procedimientos a ser aplicados por cada UAI en el desarrollo del Control Interno en cada Jurisdicción.

Copia de todos los informes producidos y elevados al Secretario de la Jurisdicción, deberán ser remitidos, al mismo tiempo, por las Unidad de Auditoría Interna a esta Sindicatura General para el debido conocimiento. Del Piero - Postiglione

PAUTAS PARA ELABORAR INFORMES DE AUDITORIA PARA LAS UAI

INDICE

Introducción Pág. 1

Conceptos Teóricos Pág. 1

Aspectos Formales Pág. 3

Anexo II Disposiciones Legales Pág. 7

Anexo III Formato para carátula de Informe Pág. 8

I) INTRODUCCION:

Las presentes pautas han sido elaboradas por esta Sindicatura General, conforme a las competencias y facultades otorgadas por la Ley Gestión, Administración Financiera y Control del Sector Público, Ley N° 70/98 GCBA, a fin de unificar criterios y procedimientos y ser aplicados por las Unidades de Auditoría Interna en forma homogénea para los Informes de Auditoría que produzcan.

II) CONCEPTOS TEORICOS

a) El informe de auditoría es el producto terminado del Auditor Interno.

El informe sirve para:

- Informar: Hacer conocer a la organización los resultados de la tarea del Auditor: Tener en cuenta, a diferencia de los auditores independientes, las obligaciones del Auditor de la función pública, detallado en el Anexo ll

- Persuadir: Convencer al auditado que la observación de auditoría es un problema real y tangible, y que el mismo debe ser corregido.

- Obtener resultados. La aceptación de la observación y la regularización del problema solamente tendrán validez si permiten:

* reducir riesgos, y/o

* prevenir problemas, y/o

* corregir errores.

* propender a la modificación de Normas, si las mismas se hallaran desactualizadas.

b) Por el contrario, el informe de auditoría no fue concebido para:

* Comentar el trabajo del Auditor.

* Documentar sistemas y procedimientos.

* Educar a los lectores sobre sistemas y políticas de la organización.

No obstante si el Auditor considera que será beneficioso para el lector incorporar los temas arriba mencionados, podrá hacerlo a través de Anexos al informe. De esta manera no se hace pesada su lectura y se deja al lector tomar la decisión de leer esa información adicional.

c) Para que un informe sea efectivo debe ser:

* directo

* conciso

* apropiado

* persuasivo

* constructivo

* orientado a los resultados

* atractivo

* oportuno

d) El informe será persuasivo y atractivo si logra conseguir la atención del lector. Para ello se debe:

* escribir desde la lógica y el lenguaje del lector;

* utilizar términos que los lectores comprendan;

* seleccionar la información de mayor interés;

* elegir el tono apropiado;

* presentar la información en un estilo ameno.

* ser totalmente objetivo en la exposición de los hechos.

e) Para lograr un estilo entretenido, es decir, que despierte interés, se pueden utilizar:

* relaciones porcentuales;

* distinta tipografía para resaltar mensajes;

* tablas y gráficos;

* cuadros y anexos.

f) Finalmente un informe será efectivo únicamente si logra solucionar los problemas observados. Para ello es necesario un adecuado seguimiento del mismo.

III) ASPECTOS FORMALES

El contenido de este capítulo se refiere exclusivamente al modelo de Informe de Auditoría a utilizar por las Unidades de Auditoría Interna que deberán contener las siguientes secciones, a saber:

1) Indice

Contendrá el detalle del punto del informe con su número de página correspondiente.

2) Título

El título del informe deberá ser el de INFORME DE AUDITORIA, seguido de un número secuencial identificatorio, el año y el tema bajo tratamiento

3) Objeto

Esto implica hacer referencia al objetivo específico de la materia examinada. Es decir el fin perseguido.

4) Alcance del Trabajo

En esta parte del informe se hará referencia al programa de trabajo, al cumplimiento con las Normas de Auditoría y al período que comprende el relevamiento.

5) Limitaciones al Alcance

En caso de existir, toda limitación debe ser expuesta con indicación de su origen, naturaleza y efectos.

6) Observaciones

Se deben incluir todas las observaciones detectadas, a fin de concluir respecto del grado de control vigente en el sector o área al momento de la revisión.

Las mismas deben ser agrupadas por sector y dentro del sector por tema, cuantificándose la falencia de control, la causa y el efecto correspondiente.

En el supuesto que el auditado, al momento de la auditoría, exprese algún comentario, éste deberá ser volcado a continuación de la observación.

Tener en cuenta que la observación debe estar debidamente fundamentada, es decir, que es importante que el Auditor pueda probar, si fuera necesario, por medio de sus papeles de trabajo, la adecuada aplicación de las normas y de todos los procedimientos de auditoría, evitando así, asumir una eventual responsabilidad civil y/o penal.

7) Opinión

Este párrafo solo tendrá lugar cuando se efectúe una Auditoría sobre estados contables.

8) Recomendaciones

Cada observación deberá tener asociada una recomendación. Se entiende por recomendación la sugerencia del auditor respecto a las acciones correctivas necesarias para solucionar el problema detectado. Las mismas deberán ser factibles y poseer una apropiada relación costo-beneficio para permitir su adecuada implementación.

Asimismo deberá tenerse en cuenta la conveniencia de sugerir modificaciones a las Normas, si estas se encuentran desactualizadas.

9) Conclusión

Deberá expresarse en forma concisa el grado de control vigente en el área examinada y, de corresponder, las implicancias futuras derivadas de la no aplicación de las recomendaciones sugeridas. Es la opinión del Auditor sobre la tarea realizada.

10) Anexos sobre:

 Relevamiento:

Se trata de NO transcribir los papeles de trabajo, sino de expresar en forma sintética, clara, concisa y concreta el relevamiento, cursograma y/o circuito del sector.

 Normativa:

Se detallará la efectivamente utilizada a los fines de cada auditoría en particular.

 Tablas, gráficos, cuadros:

Los efectivamente necesarios que permitan conocer o visualizar algún problema, estructura y/u organigrama en particular.

 Flujogramas:

Diseñarlo de tal forma que permita entender la secuencia de los pasos, efectuando una breve explicación teórica a la derecha del mismo. Cabe mencionar, que éste tendrá lugar a los efectos de poder visualizar las secuencias de las tareas administrativas y circuitos de documentación, pudiendo corroborar las observaciones en el informe respecto del mismo.

11) Firma

El Titular de la UAI deberá suscribir el Informe.

ANEXO I

ANEXO II

Los funcionarios del Gobierno de la Ciudad deberán dar intervención a la Procuración General ante la toma de conocimiento de un hecho ilícito, dentro de las 24 horas de constatado a fin que esta pueda tomar la intervención de ley (Decreto N° 698/96)

Cuando durante la ejecución de una auditoría gubernamental o en relación con ella, auditores gubernamentales tengan conocimiento de actos ilícitos (fraude, delitos) o de indicios de tales actos que afecten a la entidad auditada, deberán comunicarlo de inmediato al funcionario de mayor jerarquía de la Sindicatura para que se empleen las medidas de urgencia que sean necesarias.

El Código de Procedimiento en materia Penal de la Nación dispone que toda autoridad o todo empleado público que en ejercicio de sus funciones adquiera el conocimiento de un delito que dé nacimiento a la acción pública estará obligado a denunciarlo, en caso de no hacerlo incurrirá en delito de encubrimiento.

Art. 277 del C.P.: Encubrimiento: Será reprimido con prisión de 6 meses a 3 años el que, sin promesa anterior al delito, después de la ejecución de esta, ayudara a alguien a eludir investigaciones, u omitiere denunciar el hecho estando obligado a hacerlo.

La Ley N° 70/98 SGCBA, establece en su Art. 123 Inc. 10) la atribución y responsabilidad del Síndico General de poner en conocimiento del Jefe de Gobierno los actos que hubiesen acarreado o estime puedan acarrear perjuicios para el patrimonio público.

El Art. 125 de la Ley N° 70/98 dispone que la SGCBA podrá requerir en el ámbito de su competencia, la información que le sea necesaria para el cumplimiento de sus funciones. Para ello todos los agentes y autoridades del sector público prestarán su colaboración, considerándose la conducta adversa como falta grave.

ANEXO III

ANEXOS

Anexo I Modelo de Elevación Pág. 6

Anexo II Disposiciones Legales Pág. 7

Anexo III Formato para carátula de Informe Pág. 8

I) INTRODUCCION:

Las presentes pautas han sido elaboradas por esta Sindicatura General, conforme a las competencias y facultades otorgadas por la Ley Gestión, Administración Financiera y Control del Sector Público, Ley N° 70/98 GCBA, a fin de unificar criterios y procedimientos y ser aplicados por las Unidades de Auditoría Interna en forma homogénea para los Informes de Auditoría que produzcan.

II) CONCEPTOS TEORICOS

a) El informe de auditoría es el producto terminado del Auditor Interno.

El informe sirve para:

- Informar: Hacer conocer a la organización los resultados de la tarea del Auditor: Tener en cuenta, a diferencia de los auditores independientes, las obligaciones del Auditor de la función pública, detallado en el Anexo ll

- Persuadir: Convencer al auditado que la observación de auditoría es un problema real y tangible, y que el mismo debe ser corregido.

- Obtener resultados. La aceptación de la observación y la regularización del problema solamente tendrán validez si permiten:

* reducir riesgos, y/o

* prevenir problemas, y/o

* corregir errores.

* propender a la modificación de Normas, si las mismas se hallaran desactualizadas.

b) Por el contrario, el informe de auditoría no fue concebido para:

* Comentar el trabajo del Auditor.

* Documentar sistemas y procedimientos.

* Educar a los lectores sobre sistemas y políticas de la organización.

No obstante si el Auditor considera que será beneficioso para el lector incorporar los temas arriba mencionados, podrá hacerlo a través de Anexos al informe. De esta manera no se hace pesada su lectura y se deja al lector tomar la decisión de leer esa información adicional.

c) Para que un informe sea efectivo debe ser:

* directo

* conciso

* apropiado

* persuasivo

* constructivo

* orientado a los resultados

* atractivo

* oportuno

d) El informe será persuasivo y atractivo si logra conseguir la atención del lector. Para ello se debe:

* escribir desde la lógica y el lenguaje del lector;

* utilizar términos que los lectores comprendan;

* seleccionar la información de mayor interés;

* elegir el tono apropiado;

* presentar la información en un estilo ameno.

* ser totalmente objetivo en la exposición de los hechos.

e) Para lograr un estilo entretenido, es decir, que despierte interés, se pueden utilizar:

* relaciones porcentuales;

* distinta tipografía para resaltar mensajes;

* tablas y gráficos;

* cuadros y anexos.

f) Finalmente un informe será efectivo únicamente si logra solucionar los problemas observados. Para ello es necesario un adecuado seguimiento del mismo.

III) ASPECTOS FORMALES

El contenido de este capítulo se refiere exclusivamente al modelo de Informe de Auditoría a utilizar por las Unidades de Auditoría Interna que deberán contener las siguientes secciones, a saber:

1) Indice

Contendrá el detalle del punto del informe con su número de página correspondiente.

2) Título

El título del informe deberá ser el de INFORME DE AUDITORIA, seguido de un número secuencial identificatorio, el año y el tema bajo tratamiento

3) Objeto

Esto implica hacer referencia al objetivo específico de la materia examinada. Es decir el fin perseguido.

4) Alcance del Trabajo

En esta parte del informe se hará referencia al programa de trabajo, al cumplimiento con las Normas de Auditoría y al período que comprende el relevamiento.

5) Limitaciones al Alcance

En caso de existir, toda limitación debe ser expuesta con indicación de su origen, naturaleza y efectos.

6) Observaciones

Se deben incluir todas las observaciones detectadas, a fin de concluir respecto del grado de control vigente en el sector o área al momento de la revisión.

Las mismas deben ser agrupadas por sector y dentro del sector por tema, cuantificándose la falencia de control, la causa y el efecto correspondiente.

En el supuesto que el auditado, al momento de la auditoría, exprese algún comentario, éste deberá ser volcado a continuación de la observación.

Tener en cuenta que la observación debe estar debidamente fundamentada, es decir, que es importante que el Auditor pueda probar, si fuera necesario, por medio de sus papeles de trabajo, la adecuada aplicación de las normas y de todos los procedimientos de auditoría, evitando así, asumir una eventual responsabilidad civil y/o penal.

7) Opinión

Este párrafo solo tendrá lugar cuando se efectúe una Auditoría sobre estados contables.

8) Recomendaciones

Cada observación deberá tener asociada una recomendación. Se entiende por recomendación la sugerencia del auditor respecto a las acciones correctivas necesarias para solucionar el problema detectado. Las mismas deberán ser factibles y poseer una apropiada relación costo-beneficio para permitir su adecuada implementación.

Asimismo deberá tenerse en cuenta la conveniencia de sugerir modificaciones a las Normas, si estas se encuentran desactualizadas.

9) Conclusión

Deberá expresarse en forma concisa el grado de control vigente en el área examinada y, de corresponder, las implicancias futuras derivadas de la no aplicación de las recomendaciones sugeridas. Es la opinión del Auditor sobre la tarea realizada.

10) Anexos sobre:

 Relevamiento:

Se trata de NO transcribir los papeles de trabajo, sino de expresar en forma sintética, clara, concisa y concreta el relevamiento, cursograma y/o circuito del sector.

 Normativa:

Se detallará la efectivamente utilizada a los fines de cada auditoría en particular.

 Tablas, gráficos, cuadros:

Los efectivamente necesarios que permitan conocer o visualizar algún problema, estructura y/u organigrama en particular.

 Flujogramas:

Diseñarlo de tal forma que permita entender la secuencia de los pasos, efectuando una breve explicación teórica a la derecha del mismo. Cabe mencionar, que éste tendrá lugar a los efectos de poder visualizar las secuencias de las tareas administrativas y circuitos de documentación, pudiendo corroborar las observaciones en el informe respecto del mismo.

11) Firma

El Titular de la UAI deberá suscribir el Informe.

ANEXO I

ANEXO II

Los funcionarios del Gobierno de la Ciudad deberán dar intervención a la Procuración General ante la toma de conocimiento de un hecho ilícito, dentro de las 24 horas de constatado a fin que esta pueda tomar la intervención de ley (Decreto N° 698/96)

Cuando durante la ejecución de una auditoría gubernamental o en relación con ella, auditores gubernamentales tengan conocimiento de actos ilícitos (fraude, delitos) o de indicios de tales actos que afecten a la entidad auditada, deberán comunicarlo de inmediato al funcionario de mayor jerarquía de la Sindicatura para que se empleen las medidas de urgencia que sean necesarias.

El Código de Procedimiento en materia Penal de la Nación dispone que toda autoridad o todo empleado público que en ejercicio de sus funciones adquiera el conocimiento de un delito que dé nacimiento a la acción pública estará obligado a denunciarlo, en caso de no hacerlo incurrirá en delito de encubrimiento.

Art. 277 del C.P.: Encubrimiento: Será reprimido con prisión de 6 meses a 3 años el que, sin promesa anterior al delito, después de la ejecución de esta, ayudara a alguien a eludir investigaciones, u omitiere denunciar el hecho estando obligado a hacerlo.

La Ley N° 70/98 SGCBA, establece en su Art. 123 Inc. 10) la atribución y responsabilidad del Síndico General de poner en conocimiento del Jefe de Gobierno los actos que hubiesen acarreado o estime puedan acarrear perjuicios para el patrimonio público.

El Art. 125 de la Ley N° 70/98 dispone que la SGCBA podrá requerir en el ámbito de su competencia, la información que le sea necesaria para el cumplimiento de sus funciones. Para ello todos los agentes y autoridades del sector público prestarán su colaboración, considerándose la conducta adversa como falta grave.

ANEXO III