DISPOSICIÓN 9 2002 DIRECCIÓN GENERAL MESA DE ENTRADAS, SALIDAS Y ARCHIVO
Síntesis:
PROGRAMA PARA LA REAPERTURA DEL ARCHIVO GENERAL E INSTRUCTIVO PARA EL ENVIO DE EXPEDIENTES DEPURADOS
Publicación:
02/09/2002
Sanción:
29/08/2002
Organismo:
DIRECCIÓN GENERAL MESA DE ENTRADAS, SALIDAS Y ARCHIVO
Visto la Resolución N° 58/SSJLT/2002, y;
CONSIDERANDO:
Que, el artículo 1° de la Resolución N° 58/SSJLT/2002, encomienda a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo un programa destinado a la reapertura paulatina del Archivo General;
Que, conforme a estimaciones realizadas y ponderando el tiempo transcurrido desde el cese de la recepción de expedientes en el Archivo General, el caudal de expedientes amerita implementar criterios de recepción que garanticen, en el corto plazo, a todas las reparticiones del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires una disminución sustantiva en la cantidad de expedientes que tienen en custodia;
Que, asimismo, a efectos de evitar un colapso en la Unidad de Servicio Archivo General es imprescindible programar el ingreso de los expedientes;
Por ello,
Artículo 1° Programación: La reapertura del Archivo General del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires se efectuará en las siguientes etapas:
Primera etapa: Se inicia el día 3 de setiembre de 2002 y permitirá la recepción de expedientes con plazo de guarda: 5 años y expedientes depurados conforme artículo 3° Resolución N° 58/SSJLT/2002.
Segunda etapa: permitirá la recepción de expedientes con plazo de guarda: 10 años y dará comienzo cuando se haya recepcionado el 75% de los expedientes que correspondan a la primera etapa.
Tercera etapa: permitirá la recepción de expedientes con plazo de guarda: permanente y dará comienzo cuando se haya recepcionado el 80% de los expedientes que correspondan a la segunda etapa.
La fecha de inicio de la segunda y tercera etapas se comunicará a las reparticiones a través del Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires.
Artículo 2° Requisito excluyente: Sólo las reparticiones que hayan dado cumplimiento al artículo 2° de la Resolución N° 58/SSJLT/2002, están habilitadas para remitir los expedientes que tienen en custodia, conforme la programación establecida en el artículo 1° de la presente Disposición.
Artículo 3° Expedientes de guarda un año depurados en las reparticiones: La remisión de la documentación a resguardar tecnológicamente que establece el artículo 3° de la Resolución N° 58/SSJLT/2002, se efectúa conforme se determina en el Anexo I que forma parte integrante de la presente Disposición.
Artículo 4° Lugar y horario de recepción: Habilítase la Oficina Receptora de expedientes para el Archivo, en Rivadavia 524, entre piso, la que funcionará los días lunes, miércoles y viernes en el horario de 9 a 12.
Artículo 5° Cantidad de expedientes a remitir: Las reparticiones remitirán por día habilitado para la recepción, hasta un máximo de 25 expedientes.
Artículo 6° Condiciones para la recepción:
1.- Los expedientes deben estar correctamente foliados. En caso contrario, las reparticiones remitentes deben subsanar las anomalías y faltantes, dejando expresa constancia de ello.
2.- El pase de cada uno de los expedientes a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, para su archivo, debe ser registrado en el Sistema Unico de Mesa de Entradas -SUME-.
3.- La remisión debe constar en remito en triplicado.
Artículo 7° Devolución de expedientes: La Oficina Receptora de expedientes de la Unidad de Servicio Archivo General, recepciona los expedientes bajo la condición de a revisar, procediendo a la devolución de aquellos en los que se detecten anomalías no subsanadas, con el correspondiente informe, a las reparticiones remitentes.
Artículo 8° Informes: Para todas las consultas sobre el procedimiento de remisión y plazos de guarda que establece el Decreto N° 2.780/76, la Unidad de Servicio Archivo General, a través de su Oficina Receptora, presta asesoramiento en forma personalizada y/o telefónica. Para ello habilítase el interno N° 2058 en el horario de 12,30 a 17.
Artículo 9° Regístrese, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires y archívese. Ballesteros
INSTRUCTIVO PARA EL ENVIO DE EXPEDIENTES DEPURADOS
Cuando concluye la tramitación de un expediente, la autoridad competente debe ordenar su archivo y consignar el plazo de guarda estipulado, según su trata, en el Decreto N° 2.780/76.
En virtud del artículo 3° de la Resolución N° 58/SSJLT/2002, las reparticiones depuran aquellos expedientes cuya guarda corresponda a un año, remitiendo a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo la documentación que dicho artículo estipula:
1.- Carátula.
2.- Acto administrativo o providencia donde se ha ordenado el archivo de la actuación y establecido el plazo de guarda.
3.- Acto administrativo o providencia donde conste la certificación que el plazo de guarda se encuentra vencido, que, en consecuencia se ha procedido a su depuración y se ordena la remisión a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, para dar cumplimiento con el artículo 3° de la Resolución N° 58/SSJLT/2002.
Dicha remisión deberá realizarse cumpliendo las siguientes condiciones:
1. Acto administrativo o providencia o descripta en el punto 3 del presente instructivo, suscripta por funcionario de nivel no inferior a Director General debe estar correctamente foliada.
2. Se desglosan del expediente todas las fojas, salvo la del acto administrativo o providencia donde fuera ordenado el archivo y la foja descripta en el punto anterior.
3. Destrucción de las fojas desglosadas.
4. Carga en el SUME del pase a MGEYA de cada uno de los expedientes a remitir.
5. Emisión del remito por triplicado. Ballesteros