Buenos Aires, 11 de diciembre de 2013

A: Titulares de Unidades de Auditoría Interna de Organismos y Jurisdicciones del

GCBA, Gerentes Generales, Gerentes y Subgerentes de la Sindicatura General de la

Ciudad de Buenos Aires.

REF: Procedimiento de cierre de ejercicio.

En uso de las atribuciones conferidas por los artículos 133 de la Constitución de la

Ciudad de Buenos Aires, 123 y 130 de la Ley N° 70; visto la Ley N° 3.304, los

Decretos N° 589/09, N° 287/10, N° 765/10, Y la Resolución N° 105-SGCBA/11, se

emite la presente.

Que, por el artículo 123, inciso 2) de la Ley N° 70, la Sindicatura General tiene la

función de "dictar las Normas de Auditoria Interna y supervisar su aplicación por parte

de las jurisdicciones y entidades que se encuentran bajo su órbita de control".

Que, por el artículo 130, inciso 7) de la Ley N° 70, el Síndico General tiene la

atribución y responsabilidad de "aprobar los planes anuales de trabajo de las unidades

de auditoría interna, orientar y supervisar su ejecución y resultados".

Que, por Ley N° 3.304, se creó el Plan de Modernización de la Administración Pública

del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.

Que la Ley mencionada en el párrafo precedente propone como actividades a

desarrollar, entre otras, "... establecer mecanismos electrónicos de recepción y

remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a través de una sede electrónica u

otros medios, de forma de facilitar la comunicación y debida constancia de los trámites

y actuaciones";

Que, por Decreto N° 589/09, se aprobó la implementación del Sistema de

Administración de Documentos Electrónicos (SADE) como sistema de caratulación,

numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas [as actuaciones y

expedientes del Gobierno de la Ciudad.

Que, por Decreto N° 287/10, se instruyó a todos los organismos del Poder Ejecutivo de

la Ciudad Autónoma de Buenos Aires a utilizar, del Sistema de Administración de

Documentos Electrónicos (SADE), el módulo Comunicaciones Oficiales (CCOO), como

medio de creación, comunicación y archivo de notas y memorandos.

Que, por Decreto N° 765/10, se instruyó a todos los organismos del Poder Ejecutivo de

la Ciudad Autónoma de Buenos Aires a utilizar, del Sistema de Administración de

Documentos Electrónicos (SADE), el módulo "GENERADOR DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS OFICIALES -GEDO-", como medio de creación, registro y archivo de

informes y providencias.

Que constantemente se incorporan nuevos Documentos Electrónicos al Sistema de

Administración de Documentos Electrónicos (SADE).

Que, por Resolución N° 105-SGCBA/11, se aprobó el procedimiento de cierre de

ejercicio, estableciéndose que el cierre de ejercicio debe tramitar por Expediente

Electrónico.

Que el artículo 6°, última parte, de la Resolución N° 105-SGCBA/11, dispuso que los

titulares de las distintas unidades funcionales del Gobierno de la Ciudad deben, en el

término de QUINCE (15) días hábiles posteriores al cierre ejercicio, remitir a las

Unidades de Auditoria Interna de su Jurisdicción la documentación respaldatoria

correspondiente en papel.

Que la mencionada Resolución procura entre sus objetivos la verificación del empleo

de los Módulos Comunicaciones Oficiales (CCOO) y Generador de Documentos

Electrónicos Oficiales (GEDO) del Sistema de Administración de Documentos

Electrónicos (SADE), a fin de determinar la oportunidad y grado de actualización de los

Sistemas de Información.

Que otro de los objetivos de la Resolución N° 105-SGCBA/11 es la verificación del

cumplimiento de la registración e información a la Dirección General de Contaduría del

inventario de los bienes muebles afectados al organismo (bienes muebles de uso

permanente y bienes muebles de consumo y transformación).

Que, en aras de agilizar y racionalizar el proceso en cuestión, es menester adoptar el

uso de herramientas electrónicas y medios informáticos que permitan una mejor

realización del procedimiento de cierre de ejercicio para el año 2013.

Que, asimismo, es necesario contemplar la incorporación de nuevos documentos

electrónicos al Generador de Documentos Electrónicos Oficiales (GEDO) del Sistema

de Administración de Documentos Electrónicos (SADE).

Que, en razón de lo expuesto, y con miras a lograr una mayor eficacia, eficiencia y

economia, se instruye a las Unidades de Auditoría Interna a:

Solicitar, en aquellas Jurisdicciones en las que se hubiera instrumentado el Sistema de

Administración de Documentos Electrónicos (SADE), que la información respaldatoria

mencionada en el artículo 6° de la Resolución N° 105-SGCBA/11, se remita en formato

digital por el módulo Comunicaciones Oficiales (CCOO), reservándose la Unidad de

Auditoría Interna de cada Jurisdicción, para el caso que lo considere necesario, la

posibilidad de solicitarla en formato papel;

Incorporar, de ser necesario, en el apartado "Observaciones" de la planilla X.2,

"CORTE DE SADE: CCOO, GEDO y EE", del Anexo I, de la Resolución N° 105-

SGCBA/11, los nuevos documentos electrónicos incorporados al Sistema de

Administración de Documento Electrónicos (SADE); y

Consignar en el apartado "PARTE MENSUAL DE ALTAS Y BAJAS", de la Planilla XII

"Inventario Fisico de Bienes Muebles de Uso Permanente y Bienes Muebles de

Consumo y Transformación", del Anexo I, de la Resolución N° 105-SGCBA/11, el

último periodo informado. Rial