VISTO:

Las Leyes N° 2.506 y N° 3.304; los Decretos N° 2.007/03, N° 589/09 y N° 196/11 y las Resoluciones N° 119-SECLyT/09, N° 12-SECLyT/10, N° 133-SECLyT/10 y N° 164-SECLyT/10, y el Expediente N° 759970/11;

CONSIDERANDO:

Que el Decreto N° 2007/03 y la Disposición N° 5-MGEYA/09 regularon el procedimiento para el archivo de expedientes en soporte papel;

Que el artículo 4° del mencionado Decreto expresa que “Las reparticiones una vez concluido el trámite, remiten los expedientes al Archivo General por acto administrativo o providencia, indicando que no subsisten cuestiones pendientes de solución y consignando el plazo de guarda previsto... “;

Que el artículo 5° establece que el archivo debe ser suscripto por el funcionario con nivel jerárquico no inferior a Director, mediante acto administrativo o providencia que lo ordene;

Que, por su parte, el artículo 15 de dicha norma faculta a la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo a arbitrar, una vez vencidos los plazos de guarda, las medidas pertinentes para proceder a la depuración de los expedientes o su transferencia a la Dirección General de Patrimonio e Instituto Histórico de la Ciudad de Buenos Aires;

Que en relación al desarchivo y resguardo tecnológico, el artículo 17 establece que la solicitud debe ser requerida por funcionario con nivel no inferior a Director, mediante nota o memorando dirigida a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo quien, previo a su remisión, deberá resguardar los expedientes tecnológicamente;

Que, por otro lado, la Resolución N° 119-SECLyT/09, modificada por las Resoluciones N° 12-SECLyT/10, N° 133-SECLyT/10 y N° 164/SECLyT/10, regulan los plazos de guarda de los expedientes en soporte papel;

Que en el marco de la política de modernización de la Administración Pública, este Gobierno ha incorporado diversas tecnologías a los trámites, expedientes y procedimientos de la Administración;

Que la Ley N° 2.506 creó la Jefatura de Gabinete de Ministros, reconociéndose entre otras, la competencia de diseñar, proponer y coordinar la política de transformación y modernización del Estado, determinar los lineamientos estratégicos y, proponer las normas reglamentarias en la materia;

Que desde esta gestión se han desarrollado distintas políticas de modernización de la Administración Pública, implementando proyectos orientados a la paulatina y progresiva incorporación de diversas tecnologías a los trámites, actuaciones y procedimientos de la Administración;

Que una de las medidas adoptadas en esta línea fue la aprobación, mediante el Decreto N° 589/09, del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos -SADE­ como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires;

Que dicha norma facultó a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas reglamentarias, complementarias y aclaratorias necesarias para la implementación y funcionamiento del SADE y sus actuaciones;

Que, posteriormente, la Ley N° 3.304 estableció el Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad de Buenos;

Que el artículo 3° de la Ley establece que “La Jefatura de Gabinete de Ministros es la autoridad de aplicación del presente plan“;

Que en el Capítulo III, Título II del Anexo de la Ley antes mencionada, denominado “Del Gobierno Electrónico y nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación“, en su punto 6.3 “Digitalización de procesos administrativos“, menciona como objetivo “desarrollar sistemas informáticos y proponer y/o adecuar la normativa correspondiente para la digitalización de los procesos administrativos a los fines de facilitar la gestión, el acceso y la perdurabilidad de la información y la reducción de los plazos en las tramitaciones“;

Que entre las actividades a implementar se expresa la de “.... desarrollar la arquitectura tecnológica para la implementación del expediente electrónico“;

Que mediante el Decreto N° 196/11 se ordenó la implementación del “Expediente Electrónico“, en los términos de la Ley de Modernización;

Que dicho decreto encomendó a la Jefatura de Gabinete de Ministros, como autoridad de aplicación de la Ley de Modernización y a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas reglamentarias, aclaratorias y complementarias que resulten necesarias a los fines de la aplicación del presente;

Que cabe señalar que el expediente electrónico goza de independencia respecto al espacio físico, lo que facilita su localización-disposición, permitiendo su consulta simultánea por varios interesados;

Que el expediente electrónico permite vincular documentos que resulten relevantes para la comprensión de un asunto, simplificando su búsqueda y el acceso a la información, a la vez, que otorga mayor seguridad al procedimiento administrativo;

Que en efecto el expediente electrónico como contenedor de un trámite o asunto administrativo puede transitar por varios estados; a saber, Iniciación, Tramitación, Comunicación, Subsanación, Guarda Temporal y Archivo;

Que el archivo electrónico permite identificar, salvaguardar y preservar los expedientes electrónicos y sus documentos desde la iniciación del expediente electrónico hasta su finalización con la modificación del estado a Guarda Temporal;

Que el archivo electrónico debe asegurar la estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad de los documentos contenidos en el expediente electrónico, preservando su valor jurídico y probatorio;

Que atento el grado de implementación del Expediente Electrónico en los Trámites llevados ante el Gobierno de la Ciudad, resulta necesario regular el procedimiento relativo a la Guarda y Recuperación de los Expedientes Electrónicos;

Que a fin de asegurar la eficiencia y eficacia del procedimiento que se regule al respecto, es preciso facultar a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas relativas a dicho Procedimiento

Por ello y en uso de las facultades que le son propias,

Artículo 1°.- Impleméntase el Sistema de Archivo de los expedientes electrónicos que contemplará los distintos estados de archivo y los procedimientos a seguir para guardar, recuperar, archivar y/o consultar los mismos.

Artículo 2°.- Facúltase a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas relativas a lo previsto en el artículo 1°.

 Artículo 3°.- Dése al Registro. Publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires. Comuníquese a todos los Ministerios y Secretarías del Poder Ejecutivo, a todas las reparticiones con rango o nivel equivalente, a los Entes Descentralizados, a la Sindicatura General de Ciudad de Buenos Aires y, para su conocimiento y demás efectos, remítase a la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo. Cumplido. Archívese.