Visto el Decreto N° 1.510/1997, el Decreto N° 2.780/1976 (B.M. N° 15.303), la Resolución N° 58/SSJLT/2002 y el Expediente N° 57.289/2003, y;

CONSIDERANDO:

Que el proyecto de Modernización del Archivo General del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, consagra como uno de sus objetivos fundamentales el desarrollo del cuerpo normativo necesario para la gestión intra y extra archivo;

Que dicho objetivo consiste fundamentalmente en la creación de un marco legal que contemple la competencia del Archivo General y sus funciones, la redefinición de los plazos de guarda según las tratas, y el procedimiento de archivo de los expedientes administrativos;

Que, teniendo en cuenta los reclamos de los organismos gubernamentales y la necesidad de otorgar a los habitantes de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires garantías en cuanto a la transparencia en la gestión y el acceso a la información, debe modificarse la normativa vigente en la materia;

Que para la elaboración de la presente norma se han tomado en cuenta los principios de racionalización administrativa y celeridad en la gestión;

Que en la actualidad, el procedimiento para el archivo de expedientes y los plazos de guarda según las diversas tratas, se encuentran regulados por el Decreto N° 2.780/76, el que desde su publicación no ha sufrido modificaciones sustanciales;

Que varias tratas contempladas por dicho Decreto, han perdido su eficacia, resultando obsoletas, cayendo en desuso por parte de las reparticiones administrativas, imponiéndose la exigencia de adecuarlas al nomenclador de tratas vigente, estableciendo sus respectivos plazos de guarda;

Que tomando en consideración las prescripciones legales y las necesidades concretas de la Administración, se establecen los plazos de guarda para los expedientes (dos, cinco y diez años) y asimismo, se determinan los que son considerados con vigencia administrativa;

Que a fin de agilizar el procedimiento del archivo de expedientes deben otorgarse facultades a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, respecto de la evaluación de los plazos de guarda que correspondan en cada caso, a la registración de los plazos de guarda que se asignen a tratas no contempladas, a la elaboración e implementación del procedimiento de depuración de expedientes carentes de valor administrativo, legal o histórico o su trasferencia a la Dirección Instituto Histórico de la Ciudad de Buenos Aires;

Que la puesta en práctica de la nueva normativa requiere facultar a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, por intermedio del Archivo General, a brindar asesoramiento, asistencia técnica y capacitación a los órganos administrativos obligados a cumplirla;

Por las consideraciones expuestas, y en virtud de las facultades otorgadas por los artículos 102 y 104 de la Constitución de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires,

Artículo 1° - Competencia.

El Archivo General tiene a su cargo la custodia, conservación y depuración de los expedientes que le sean remitidos por las reparticiones del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, en cumplimiento de las disposiciones del presente Decreto.

Artículo 2° - Funciones.

Son funciones del Archivo General, las siguientes:

a) Organizar y clasificar la documentación que reciba;

b) Analizar y determinar plazos de guarda en caso de imprevisión;

c) Adoptar los recaudos necesarios para la correcta custodia y conservación de los expedientes;

d) Depurar los expedientes, vencido el plazo de guarda;

e) Prestar colaboración a la Dirección Instituto Histórico de la Ciudad de Buenos Aires en la tarea de determinación del valor secundario de los documentos;

f) Facilitar la consulta de la documentación en su custodia;

g) Establecer y registrar los plazos de guarda que se asignen a las nuevas tratas que se incorporen en el nomenclador del Tratas del SUME.

Artículo 3° - Plazos de guarda.

Los plazos de guarda que se establecen, en correspondencia con las tratas de los expedientes, son de dos (2), cinco (5) y diez (10) años, y con vigencia administrativa (anteriormente denominados permanentes), conforme lo dispuesto en los Anexos I, II, III y IV adjuntos, los que a todos sus efectos forman parte de este Decreto.

Artículo 4° - Remisión de expedientes al Archivo General.

Las reparticiones una vez concluido el trámite, remiten los expedientes al Archivo General por acto administrativo o providencia, indicando que no subsisten cuestiones pendientes de solución y consignando el plazo de guarda previsto según su trata en los Anexos I, II, III y IV.

Artículo 5° - Funcionario competente.

El acto administrativo o providencia que ordene el archivo se suscribe por el funcionario con nivel jerárquico no inferior a Director de la repartición donde fueran tramitados los expedientes.

Si intervinieron varias reparticiones en la tramitación del expediente, su archivo será ordenado por el funcionario de la repartición que intervino en último término.

Artículo 6° - Requisitos para la remisión.

a) Los expedientes remitidos deben estar correctamente foliados, en caso contrario, deben subsanarse las anomalías, previo a su remisión, con expresa constancia de ello.

b) La remisión debe constar en remito por triplicado.

c) Las reparticiones integradas al Sistema Único Mesa de Entradas (SUME), y las que se incorporen en lo sucesivo, deben obligatoriamente registrar en dicho sistema el pase de los expedientes al Archivo General.

Artículo 7° - Modalidad de recepción.

Ante el incumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Decreto, la Oficina Receptora del Archivo General podrá rechazar el pase de los expedientes.

Si el incumplimiento se verifica una vez ingresado el expediente al Archivo General, éste procederá a su criterio a la devolución del mismo con informe a la repartición remitente, en el plazo de tres (3) días, o a señalar en el cuerpo del expediente las anomalías detectadas y proceder a su archivo.

Artículo 8° - Custodia en las reparticiones. Depuración. Remisión de documentación.

a) Los expedientes a los que les corresponda un plazo de guarda de dos (2) años conforme al Anexo IV, quedan en custodia de las reparticiones.

b) Vencido el plazo de guarda referido, el funcionario competente debe remitir a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, para su resguardo tecnológico, la siguiente documentación original:

1. Carátula del expediente.

2. Acto administrativo o providencia que ordena el archivo y establece el plazo de guarda.

3. Acto administrativo o providencia que certifica el vencimiento del plazo de guarda y la procedencia de su depuración.

c) Remitida la documentación, el resto de las fojas son depuradas por la repartición remitente.

Artículo 9° - Tratas no contempladas.

En caso de duda sobre el plazo de guarda de expedientes que no se encuentren comprendidos por las figuras descriptas en los anexos adjuntos, la repartición remitente, atendiendo a la naturaleza de los actuados y por principio de analogía, establece el plazo de guarda en cada supuesto, fundando su criterio en el acto administrativo o providencia que ordena el archivo y su remisión.

Artículo 10 - Aceptación del plazo de guarda por el Archivo General.

Si el Archivo General acepta el criterio establecido por la repartición en el supuesto del artículo anterior, debe registrar tal circunstancia, conforme a lo dispuesto por el artículo 14.

Artículo 11 - Rechazo del plazo de guarda por el Archivo General.

Si el Archivo General no acepta el criterio establecido por la repartición para la determinación del plazo de guarda, elabora un informe fundado sugiriendo el plazo a establecer. La Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo girará, en su caso, el expediente a la repartición remitente.

Artículo 12 - Rectificación del plazo de guarda por la repartición.

Si la repartición remitente acepta el criterio establecido por el Archivo General, reenvía el expediente con la modificación del plazo de guarda respectivo.

Artículo 13 - Ratificación del plazo de guarda por la repartición.

Si la repartición remitente ratifica su criterio, la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo eleva las actuaciones a la Subsecretaría de Justicia y Legal y Técnica, quien resuelve sobre la cuestión.

Artículo 14 - Registración de plazos asignados.

Facúltase al Archivo General a establecer y registrar los plazos de guarda que se impongan a los expedientes cuyas tratas se incorporen al Nomenclador del SUME.

Dicho registro debe ser remitido trimestralmente para su aprobación por Disposición a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, la que ordena su publicación en el Boletín Oficial. Además, debe ordenar la publicación en el Boletín Oficial, sección Comunicados y Avisos, por el plazo de tres días, de las nuevas tratas y de los plazos de guarda asignados.

Artículo 15 - Destino de los expedientes.

Facúltese a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo a arbitrar, una vez vencidos los plazos de guarda, las medidas pertinentes para proceder a la depuración de los expedientes o su transferencia a la Dirección Instituto Histórico de la Ciudad de Buenos Aires, dependiente de la Subsecretaría Patrimonio Cultural de la Secretaría de Cultura.

Artículo 16 - Asesoramiento, asistencia técnica y capacitación.

La Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo asesora, asiste técnicamente y capacita, a través del Archivo General y a requerimiento de los órganos administrativos, sobre la materia y los procedimientos regulados en el presente Decreto.

Artículo 17 - Desarchivo y resguardo tecnológico.

Las solicitudes de desarchivo de expedientes deben ser requeridas por funcionario con nivel no inferior a Director, y se realizan por nota o memorando dirigidas a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo. Previo a su remisión los expedientes deben resguardarse tecnológicamente.

Artículo 18 - Derogación.

Derógase el Decreto N° 2.780/76, y sus modificatorios, a partir de la publicación del presente.

Artículo 19 - Disposición transitoria.

A partir de la entrada en vigencia del presente Decreto, los expedientes cuyo archivo haya sido ordenado por el plazo de un (1) año de conformidad con las disposiciones del Decreto N° 2.780/76, pasan a extender dicho plazo a dos (2) años, correspondiendo cumplir el tratamiento previsto en el artículo 8° del presente Decreto.

Artículo 20 - El presente Decreto es refrendado por la señora Secretaria de Hacienda y Finanzas y por el señor Jefe de Gabinete.

Artículo 21 - Dése al Registro, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires, comuníquese a todas las Secretarías del Poder Ejecutivo y reparticiones con rango equivalente, a las Subsecretarías con dependencia directa del Jefe de Gobierno y reparticiones con rango equivalente dentro de dicha Jurisdicción, a la Sindicatura General de la Ciudad de Buenos Aires y, para su conocimiento y demás efectos, remítase a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo. Cumplido, archívese.