Vistos los estudios realizados por la Comisión creada por Decreto N° 1.881/76, encargada de proyectar la Reglamentación del Archivo, de todas las actuaciones municipales, y

CONSIDERANDO:

Que las normas que actualmente reglan la actividad de archivo no se ajustan a las necesidades de una administración moderna, donde la agilidad de procedimiento es factor de vital importancia para su desenvolvimiento;

Que es necesario unificar un sistema de aplicación, considerando la enorme cantidad de documentación acumulada en los distintos locales de archivo, sea en la Dirección Mesa General de Entradas y Archivo o en las Reparticiones, que posibilite con permanentes depuraciones, una reducción real del espacio físico y termine con el mantenimiento de todas aquellas que a la fecha han perdido vigencia;

Que corresponde por lo tanto derogar toda disposición que no haga a la tarea práctica que las exigencias del presente indican, en busca de la mayor eficiencia en el manejo, conservación, guarda y archivo de actuaciones;

Que asimismo se deberá tener en cuenta la microfilmación de toda aquella documentación que por su importancia no deba ser depurada, sin dejar el elemento correspondiente que pueda evacuar futuras consultas, manteniendo a través de este sistema la permanencia de las mismas;

Que por lo tanto, corresponde dotar a la Dirección Mesa General de Entradas y Archivo y a las Reparticiones que archivan actuaciones de carácter interno, de un instrumento normativo, que posibilite a las mismas la conservación, guarda y depuración permanente de la documentación puesta bajo su custodia, y que tienda a preveer las futuras necesidades y la introducción de nuevas y más modernas técnicas de archivo;

Que el mencionado documento normativo surge ge de lo aconsejado por la Comisión creada por Decreto N° 1881/76;

Por ello,

Artículo 1° - La Dirección Mesa General de Entradas y Archivo tendrá a su cargo el archivo de las actuaciones cuyo trámite ante las Reparticiones Municipales haya concluido.

Art. 2° - El archivo de las actuaciones a que se refiere el artículo precedente, se mantendrá durante los plazos indicados en el listado anexo el cual forma parte integrante del presente decreto, quedando facultada la Secretaría General para la inclusión de nuevas materias, a propuesta de las restantes Secretarías.

Art. 3° - Las actuaciones internas que no sean caratuladas como expedientes por la Dirección Mesa General de Entradas y Archivo, serán archivadas en la Repartición en la que hubieren tenido origen, por el término que fije la misma, de acuerdo con la naturaleza o importancia de su tema.

Art. 4° - En los casos de materias no incluidas en el listado anexo, las Secretarías intervinientes dispondrán, al ordenar el archivo, el Plazo durante el cual las actuaciones deberán permanecer en el referido carácter.

Art. 5° - Si existieren intereses jurídicos comprometidos, los plazos a que se refieren los artículos 2° y 3°, no podrán ser inferiores al de prescripción legal de los derechos invocados o ejercidos en cada caso.

Art. 6° - Vencidos los plazos instituidos para su custodia, la Dirección Mesa General de Entradas y Archivo o las Reparticiones con archivo interno, en su caso, podrán proceder a la microfilmación, destrucción o venta de las actuaciones depuradas, con arreglo a las disposiciones específicas que regulen dichos actos.

Art. 7° - Las actuaciones archivadas sólo podrán ser facilitadas, bajo recibo, a los señores Secretarios, Subsecretarios y Directores de Despacho de las Secretarías del Departamento Ejecutivo por un término no mayor de cinco días, renovable por otro período similar.

Art. 8° - Encomiéndase a la Secretaría General de la Intendencia la realización de los estudios conducentes al establecimiento del sistema de microfilmación en el ámbito de la Administración Municipal.

Art. 9° - Derógase todo ordenamiento o disposición que se oponga al presente.

Art. 10 - El presente Decreto será refrendado por todos los señores Secretarios del Departamento Ejecutivo.

Art. 11 - Dése al Registro Municipal, publíquese en el Boletín Municipal, cumplido archívese.

ANEXOS

- Arreglos de cercas y aceras

- Autorización para colocación de gas

- Autorización para reuniones sociales

- Ampliaciones crediticias en partidas de distintas Reparticiones

- Actividades culturales

- Bajas de mesas en la acera

- Certificados de servicios prestados

- Certificados de exigencia de locales

- Comunicación de fiestas privadas en salón social

- Cesión salas teatrales

- Conferencias y simposios

- Denuncias sobre contravenciones a ordenanzas municipales

- Duplicado certificado final de obra

- Duplicado de historia clínica

- Duplicado certificados de propiedad horizontal

- Designaciones (sin certificados de estudios)

- Inscripción de profesionales y empresas (sin depósito de garantía)

- Inconvenientes sistema de recolección de residuos

- Licencias de personal

- Ornamentaciones

- Oficios judiciales (copia) sin remisión de expedientes

- Pedidos de Traslado

- Pedidos de colocación de lámparas de alumbrado

- Pedidos de ascensos

- Pedidos de reparación de alumbrado público

- Pedidos de víveres

- Permisos de mesas en la acera

- Permiso de corso

- Permiso para realizar bailes de carnaval

- Permisos de filmación en la vía pública

- Plazo mejoras (varios)

- Pronto despacho subsistencias (sin expediente de obra)

- Procedimientos de mejoras en locales inscriptos

- Provisión de vestuario para personal

- Provisión de elementos tareas

- Provisión de materiales en general

- Reclamos de haberes

- Reconsideraciones sobre otorgamiento licencias de conductores

- Reincorporación personal municipal

- Realización de servicios especiales (Dirección de Limpieza)

- Retiro de escombros

- Sanciones disciplinarias menores

- Solicitudes para ocupar cargos, agentes fallecidos

- Reparación de baches

- Trabajos efectuados en dependencias y/o bienes afectados al patrimonio de las Reparticiones

- Traslados y/o internación de ferias

- Aprobación de planos de transporte escoIar

- Aceptación de donaciones

- Actuaciones relacionadas con la actualización de los códigos de la publicidad y la edificación

- Canje de animales

- Compra de animales

- Conexión a red cloacal en cementerios

- Contratación de servicios por terceros

- Devolución de impuestos

- Demoliciones

- Facturas de servicios públicos

- Fijación de ancho oficial de calles

- Fijación de líneas municipales

- Fijación de ochavas

- Fijación de nivel cero

- Habilitación de anuncios publicitarios

- Liquidaciones a terceros

- Reclamo de haberes de agentes fallecidos

- Sumarios (sobreseidos y suspensiones menores)

- Trámite de pólizas de seguros de servicios prestados por terceros

- Trámite relacionado con servicios (y modificaciones de tratos, infracciones, penalidades, etc.) de la Dirección General de Limpieza

- Accidentes del trabajo (internos y externos)

- Asignaciones adicionales para obras en diversas reparticiones

- Actividades lucrativas o derecho de patente, incluyendo a contribuyentes inscriptos o no

- Contratos artísticos

- Daños al patrimonio municipal

- Denuncias sobre deficiencias en propiedades

- Exoneración de impuestos generales

- Licitación, adjudicación, contratación y ejecución de obras (pavimentación, repavimentación, señalización luminosa, señalamiento vertical y horizontal y alumbrado) y a la recepción definitiva de las mismas

- Reclamo de impuestos generales

- Reclamo de valuaciones (Dirección General de Rentas)

- Solicitud de bajas de impuestos

- Antecedentes relacionados con choques

- Aprobación de proyectos de trazados de calles en general (ensanches, aperturas y/o modificaciones)

- Aprobación de ajustes tipográficos

- Aprobación de líneas municipales

- Caducidad de concesiones de bóvedas

- Comunicaciones de actividades

- Convenios o reglamentaciones inherentes a las empresas de servicios públicos

- Disposiciones y/o antecedentes referentes a expropiaciones de inmuebles o predios

- Documentación referente a normas o disposiciones que hacen a la ejecución de trabajos en la vía pública

- Habilitación de locales

- Habilitación térmica

- Habilitación electromecánica

- Instalación de cámaras subterráneas y proyectos de bocas de tormenta

- Instalaciones de particulares ejecutadas por cuenta de terceros

- Las relacionadas con contratación ejecu tada en parques municipales

- Obras civiles

- Obras en cementerios privados (Británico, Alemán, etc.)

- Permiso de trabajo en horario nocturno

- Permiso otorgado de uso, cesión concesión, donación, etc. en el Parque Almirante Brown

- Propuestas y/o estudios vinculados al área del Parque Almirante Brown

- Sumarios (cesantías y exoneraciones)

- Transferencias de habilitaciones

- Transferencias de instalaciones

- Transferencias de bóvedas

- Ubicación de instalación de servicios públicos

- Actuaciones que contengan o constituyan elementos de valoración histórica

Reglamentación del Archivo de Actuaciones:

1°) La Dirección Mesa General de Entradas. y Archivo, procederá por intermedio del Departamento Archivo General, a cumplimentar lo establecido en el Artículo 1° del Decreto N° 2.780/76.

2°) Las actuaciones archivadas se clasificarán simplificada y cronológicamente para facilitar su posterior ubicación.

El personal destinado a tal efecto procederá de la siguiente manera:

a) Recibirá con el correspondiente "Libro de Recibo" el despacho proveniente del Departamento Trámite y revisará todas las actuaciones destinadas al archivo a efectos de ratificar el correcto destino de las mismas.

b) Clasificará por año y numeración correlativa para formar los correspondientes legajos, teniendo en cuenta para ello el tiempo de permanencia en el Archivo, establecida en el Artículo 2° del Decreto N° 2.780/76.

c) Al proceder a encarpetar, se asentará en el lomo del legajo que se inicia, el año de caratulación de las actuaciones, la fecha de entrada al archivo, día, mes y año y al cierre del mismo se indicará, el número de expediente menor y mayor que contiene. En caso de tener que habilitarse varios legajos en un día, se fijará el orden correlativo en cada uno de ellos.

3°) Llevará un "Libro Registro" que servirá para control de los expedientes retirados de sus legajos, a efectos de la consulta de les mismos por contribuyentes personal delegado por Reparticiones Municipales y prestados a las distintas Secretarías del Departamento Ejecutivo.

4°) Se facilitarán expedientes con arreglo a lo dispuesto en el Artículo 7° del Decreto N° 2.780/ 76 actuando de la siguiente forma:

a) EL DEPARTAMENTO ARCHIVO GENERAL registrará en un libro habilitado para tal fin, Secretaria y funcionario solicitante, número de expediente y cantidad de fojas, fecha del préstamo y de la devolución, nombre y apellido del agente que retira la actuación, su número de ficha y documento de identidad.

b) Previa entrega de la actuación solicitada, en la última foja útil asentará el sello "PRESTADO" y fecha de entrega de la misma.

c) Contra entrega de la actuación facilitada, el Archivo General devolverá el correspondiente recibo.

d) Producido el vencimiento del plazo acordado por el Artículo 7° del Decreto N° 2.780/76 y no devuelta la actuación, se remitirá al funcionario solicitante del préstamo un recordatorio de dicha situación, destacando la necesidad de la renovación del pedido, de acuerdo al Artículo indicado precedentemente o bien la devolución de la actuación facilitada. De no procederse a lo dispuesto, la Dirección Mesa General de Entradas y Archivo comunicará la situación a la Secretaría General, a los fines del cumplimiento de las normas establecidas.

5°) El Departamento Archivo General recibirá de su similar Registro y Trámite el despacho de aquellas actuaciones que soliciten agregaciones de expedientes archivados, procediendo posteriormente a su agregación, con sellos o mecanografiado, de acuerdo al destino que se imprima al mismo y confeccionará el "Libro Recibo" para su envío al Departamento mencionado en segundo término.

6°) Depurará en forma permanente aquellas actuaciones puestas a su custodia, conforme a los plazos que se estipulan en el listado anexo que menciona el Artículo 2° del Decreto N° 2.780/76.

Los términos de guarda serán señalados en forma visible, colocando el sello correspondiente de duración en la carátula de la actuación.

En los casos a que se refiere el Artículo 5° del Decreto N° 2.780/76, la Secretaría de Gobierno será la que determinará el plazo de permanencia.

7°) Las actuaciones que por su naturaleza pudiesen contener o constituir elementos de valoración histórica, serán analizadas por los organismos de la Secretaría de Cultura competentes en la materia, para determinar su guarda, depuración o archivo definitivo en el Instituto Histórico de la Ciudad de Buenos Aires.