VISTO:

Las Leyes N° 2.506 y N° 3.304; los Decretos N° 589/09 y N° 196/11 y la Resolución Conjunta N° 10-MJGGC-SECLYT/11 y el Expediente N°759970/11;

CONSIDERANDO:

Que en el marco de la política de modernización de la Administración Pública, este Gobierno ha incorporado diversas tecnologías a los trámites, expedientes y procedimientos de la Administración;

Que la Ley N° 2.506 creó la Jefatura de Gabinete de Ministros, reconociéndose entre otras, la competencia de diseñar, proponer y coordinar la política de transformación y modernización del Estado, determinar los lineamientos estratégicos y proponer las normas reglamentarias en la materia;

Que desde esta gestión se han desarrollado distintas políticas de modernización de la Administración Pública, implementando proyectos orientados a la paulatina y progresiva incorporación de diversas tecnologías a los trámites, actuaciones y procedimientos de la Administración;

Que una de las medidas adoptadas en esta línea fue la aprobación, mediante el Decreto N° 589/09, del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos -SADE- como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires;

Que dicha norma facultó a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas reglamentarias, complementarias y aclaratorias necesarias para la implementación y funcionamiento del SADE y sus actuaciones;

Que, posteriormente, la Ley N° 3.304 estableció el Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad de Buenos;

Que el artículo 3° de la Ley establece que “La Jefatura de Gabinete de Ministros es la autoridad de aplicación del presente plan”;

Que en el Capítulo III, Título II del Anexo de la Ley antes mencionada, denominado “Del Gobierno Electrónico y nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación”, en su punto 6.3 “Digitalización de procesos administrativos”, menciona como objetivo “desarrollar sistemas informáticos y proponer y/o adecuar la normativa correspondiente para la digitalización de los procesos administrativos a los fines de facilitar la gestión, el acceso y la perdurabilidad de la información y la reducción de los plazos en las tramitaciones”;

Que entre las actividades a implementar se expresa la de “….desarrollar la arquitectura tecnológica para la implementación del expediente electrónico”;

Que mediante el Decreto N° 196/11 se ordenó la implementación del “Expediente Electrónico”, en los términos de la Ley de Modernización;

Que dicho decreto encomendó a la Jefatura de Gabinete de Ministros, como autoridad de aplicación de la Ley de Modernización y a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas reglamentarias, aclaratorias y complementarias que resulten necesarias a los fines de la aplicación del presente;

Que cabe señalar que el expediente electrónico goza de independencia respecto al espacio físico, lo que facilita su localización, disposición y consulta;

Que en efecto, el expediente electrónico permite vincular documentos que resulten relevantes para la comprensión de un asunto, simplificando su búsqueda y el acceso a la información, a la vez, que otorga mayor seguridad al procedimiento administrativo;

Que el expediente electrónico como contenedor de un trámite o asunto administrativo puede transitar por varios estados; a saber, Iniciación, Tramitación, Subsanación, Guarda Temporal y Archivo;

Que cabe señalar que el archivo electrónico permite identificar, salvaguardar y preservar los expedientes electrónicos y sus documentos desde la iniciación del expediente electrónico hasta su finalización con la modificación del estado a Guarda Temporal;

Que el archivo electrónico debe asegurar la estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad de los documentos contenidos en el expediente electrónicos, preservando su valor jurídico y probatorio;

Que por Resolución Conjunta N° 10 se implementó el Sistema de Archivo de los expedientes electrónicos, contemplando los distintos estados de archivo y los procedimientos para la guarda, recuperación, archivo y/o consulta de los mismos.

Que por el artículo 2° se facultó a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas necesarias para la implementación de dicho Sistema;

Por ello y en uso de las facultades que le son propias,

Artículo 1°.- Apruébase el Procedimiento de Guarda Temporal, Archivo y Recuperación de Expedientes Electrónicos que como Anexo I forma parte integrante de la presente.

Artículo 2°.- Dése al Registro, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires, comuníquese a todos los Ministerios y Secretarías del Poder Ejecutivo, Entes Descentralizados y a los Organismos Fuera de Nivel, a la Sindicatura General de la Ciudad de Buenos Aires y, para su conocimiento y demás efectos, remítase a la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo. Cumplido, archívese.

ANEXOS

El anexo de la presente norma puede ser consultado en la separata del Boletín Oficial N° 3757