VISTO:

la Ley 70 de Sistemas de Gestión, Administración Financiera y Control del Sector Público de la Ciudad de Buenos Aires y el Decreto N° 696/10, y

CONSIDERANDO:

Que, la Ley 70 en su art. 110° dispone que "Todos los actos u operaciones comprendidos en la presente Ley deben hallarse respaldados por medio de documentos y registrarse contablemente de modo que permitan la confección de cuentas, estados demostrativos y balances que hagan factible su medición y juzgamiento;

Que todos los gastos que se liquiden en el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires deben observar el requisito de "rendición de cuentas";

Que la referida ley en su art. 115° establece las competencias de la Dirección General de Contaduría, estipulando en su inc. i) que entre las mismas se encuentra la de "mantener el archivo general de documentación financiera del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires";

Que el Artículo 4° del Decreto N° 696/10 dispone que "Los Expedientes referentes a trámites que contengan documentación financiera serán archivados y eventualmente depurados en el Departamento Mesa de Entradas, Salidas y Archivo de la Dirección General de Contaduría, quedando modificado en tal sentido el artículo 4° del Decreto N° 2.007/03".

Por ello,

PARTE GENERAL

Art. 1°.- La documentación respaldatoria de la emisión de Órdenes de Pago y de las rendiciones de entregas de Fondos a Rendir como así también de otros registros presupuestarios y contables, será remitida por el sector responsable directamente al Archivo General de Documentación Financiera dependiente del Departamento Mesa de Entradas de la Contaduría General.

Art. 2°.- A tales efectos se considera responsable de la remisión de la documentación al Área o Departamento que emita la Orden de Pago, al que realice el registro presupuestario o contable y al que apruebe la rendición de los fondos.

Art. 3°.- En el caso de documentación de respaldo de Órdenes de Pago, la actuación deberá incluir el duplicado de la misma suscripto por el responsable del sector emisor y el director del área.

El original de la Orden de Pago se remitirá a la Dirección General de Tesorería firmada por el Contador General, Contador General Adjunto, los Delegados Contables y los titulares de Representaciones. La Dirección General de Tesorería será responsable del archivo de dicho original conjuntamente con la documentación que avale el pago.

En el caso de documentación que avale registros presupuestarios y contables deberá incluir copia de los mismos.

En el caso de las aprobaciones de rendiciones deberá cumplir con los requisitos prescriptos en las normas propias del Régimen de Fondos a Rendir.

Art. 4°.- En los casos de las Órdenes de Pago que por utilizar una cuenta compensación, carezcan de movimiento financiero y el registro del "pagado presupuestario" se genere automáticamente con la aprobación de las mismas, la Orden de Pago original se enviará al Archivo, junto con el actuado que incluya el duplicado.

Art. 5°. - Los remitos por los que se acompañe documentación financiera al archivo de la Contaduría General no deberán incluir documentación correspondiente a diferentes ejercicios.

Art. 6°.- En los casos de actuaciones que cuenten con información no requerida por las normas pertinentes o copias en exceso que no puedan desglosarse, deberán remitirse con un informe en donde se indique tal situación a fin de evitar el escaneo innecesario de documentación.

Art. 7°.- La documentación deberá contener n° de folio y sello en todas las hojas, debiendo refoliarse el expediente en caso de ser necesario y de acuerdo con las normas en la materia, dejando constancia de la situación.

En caso de ser inevitable el desglose se deberá proceder de acuerdo con las normas en la materia.

Art. 8° - No se dará trámite al archivo de Órdenes de Pago u Órdenes de Pago Global como actuado en el Sistema de Expedientes en uso, sólo se agregarán como dato en "cuerpos y anexos" al momento de dar el pase.

Dicha agregación deberá registrar el número y año de la Orden de Pago.

En el caso de las Órdenes de Pago Global se deberán registrar también los números y año de las distintas Órdenes de Pago individual que la componen en el caso de no coincidir el ejercicio.

Art. 9°.- Las órdenes de pago anuladas que hubieren sido impresas y firmadas cuya documentación no se hubiere enviado al archivo, se adjuntarán a la documentación respaldatoria agregando la leyenda "Anulada".

Si la anulación se produjere con posterioridad al envío de la documentación al archivo, los sectores responsables remitirán por actuación que se registrará en el Sistema de Expedientes en uso, el original de la orden de pago con la leyenda "Anulada" y el duplicado de la orden de pago que la reemplaza convenientemente foliados.

El sector deberá dejar constancia en el Sistema de Expedientes y en la documentación respaldatoria original que la orden de pago fue anulada y si correspondiere el nuevo número de orden de pago.

Art. 10.- Establécese que el archivo no entregará documentación a los sectores por la anulación de una orden de pago salvo que indique expresamente que no va a ser reemplazada en forma inmediata por una nueva orden de pago y/o deba ser remitida a otra repartición.

El sector archivo procederá a reubicar la documentación original de acuerdo al nuevo número de orden de pago asignado y registrará en el Sistema de Expedientes en uso la incorporación del actuado enviado por el sector a la oportunamente registrada de la documentación original.

Art. 11.- La documentación financiera ingresada al archivo de la Contaduría General no podrá retirarse del mismo hasta el momento de su depuración salvo expresa autorización del Contador General o del Contador General Adjunto.

REMISIÓN DE CASOS PARTICULARES

Servicios Básicos

Art. 12.- Las facturas de servicios básicos por carga automática no serán foliadas y se incorporarán como anexo al duplicado de la orden de pago. El área de Servicios Básicos mantendrá en soporte magnético las facturas liquidadas en cada orden de pago. En los servicios de telefonía celular se foliará la factura resumen agregándose en anexo las facturas individuales sin foliar.

Responsables

Art. 13.- Para el caso de reposiciones de fondos y de entregas parciales, se caratulará la actuación correspondiente la que contendrá el duplicado de la Orden de Pago correspondiente y que se enviará al archivo como actuado respaldatorio.

Las actuaciones respaldatorias de la emisión de órdenes de Pago se enviarán al sector local "Archivo de Órdenes de Pago" y las actuaciones que contengan rendiciones de fondos se enviarán al sector local "Archivo Rendiciones de Cuentas".

En caso de una entrega de fondos sin reposición que pudiera contener tanto la Orden de Pago como la respectiva rendición se enviará al sector local "Archivo de Órdenes de Pago".

Las rendiciones que deban ser aprobadas y convalidadas por una repartición diferente de la Contaduría General, serán remitidas al archivo por las mismas una vez finalizado su trámite, indicando la orden de pago que dio lugar a la entrega de los fondos.

El área de archivo ordenará y archivará las actuaciones en el Sector local Archivo de Rendiciones de Cuentas.

DIGITALIZACIÓN

Art. 14.- A partir de la puesta en marcha del Centro de Digitalización del Departamento Mesa de Entradas, Salidas y Archivo de la Contaduría General, el área procederá a la digitalización de la documentación incorporada en los legajos de Órdenes de Pago antes de su archivo definitivo, hasta tanto ello ocurra, se digitalizará la documentación después de proceder al archivo físico.

La documentación escaneada será indizada de forma de facilitar su búsqueda en el sistema SIGAF según tipo, número y ejercicio de Orden de Pago, comprobante de regularización y Actuado.

GUARDA

Art. 15.- El Archivo de Documentación Financiera recibirá en guarda la documentación procedente de las áreas de Patrimonio y Fiscalización.

Dichas áreas enviarán Cajas cerradas y rotuladas con fecha de vencimiento de guarda con el contenido de la documentación pertinente, no siendo el Archivo el responsable del control del contenido de las mismas.

DEPURACIÓN

Art. 16.- La depuración será llevada a cabo por la "Comisión de Depuración", integrada por personal de las áreas de Archivo y Mesa de Entradas de la Contaduría General y de Patrimonio y/o Fiscalización en caso de corresponder.

Se labrará acta identificando la documentación a depurar.

En el caso del Departamento Patrimonio deberá separarse la documentación correspondiente a las reparticiones que no hubieran presentado inventarios posteriores al que se analiza para su depuración.

Habiéndose procedido a la destrucción de la documentación, el acta de la "Comisión de Depuración", el remito del transportista, ticket de balanza, "Acta de Destrucción", recibo del beneficiario del producido y demás documentación pertinente será archivada previo escaneo.

Art. 17.- Deróganse las Disposiciones N° 1-DGCG/2005, N° 152-DGCG/2005 y N° 175-DGCG/2008.-

Art. 18.- Regístrese, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, comuníquese a través del Departamento Administrativo a todas las Direcciones, Subdirecciones y Áreas Departamentos de la Dirección General. Cumplido, archívese en el Área Departamento Técnico Normativo de la Dirección Operativa Legal de esta Dirección General de Contaduría. Messineo