VISTO:

la Ley 70 de Sistemas de Gestión, Administración Financiera y Control del Sector

Público de la Ciudad de Buenos Aires y el Decreto N° 696/10, y

CONSIDERANDO:

Que, la Ley 70 en su art. 110° dispone que "Todos los actos u operaciones

comprendidos en la presente Ley deben hallarse respaldados por medio de

documentos y registrarse contablemente de modo que permitan la confección de

cuentas, estados demostrativos y balances que hagan factible su medición y

juzgamiento;

Que todos los gastos que se liquiden en el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires

deben observar el requisito de "rendición de cuentas";

Que la referida ley en su art. 115° establece las competencias de la Dirección General

de Contaduría, estipulando en su inc. i) que entre las mismas se encuentra la de

"mantener el archivo general de documentación financiera del Gobierno de la Ciudad

de Buenos Aires";

Que el Artículo 4° del Decreto N° 696/10 dispone que "Los Expedientes referentes a

trámites que contengan documentación financiera serán archivados y eventualmente

depurados en el Departamento Mesa de Entradas, Salidas y Archivo de la Dirección

General de Contaduría, quedando modificado en tal sentido el artículo 4° del Decreto

N° 2.007/03";

Que resulta propicio adecuar determinados procedimientos administrativos al nuevo

sistema informático;

Que a partir de la implementación del nuevo "sistema de administración de

documentos electrónicos" se han incorporado nuevas herramientas tecnológicas,

modificando el circuito de la documentación respaldatoria y financiera al archivo de

esta Dirección General;

Que, en este nuevo contexto y por lo expuesto, se torna necesario modificar el

procedimiento aplicable, lo que amerita el dictado de un acto administrativo;

Por ello,

PARTE GENERAL

Art. 1°.- La documentación respaldatoria de la emisión de Órdenes de Pago y de las

rendiciones de entregas de Fondos a Rendir como así también de otros registros

presupuestarios y contables, será remitido por el sector responsable directamente al

Archivo General de Documentación Financiera dependiente del Departamento Mesa

de Entradas de la Contaduría General.

En los casos de Expedientes que requiera tramitaciones y generaciones de una Orden

de Pago mes a mes; se remiten para su guarda una vez finalizado el contrato o la

gestión que dio origen al actuado.

Art. 2°.- A tales efectos se considera responsable de la remisión de la documentación

al Área o Departamento que emita la Orden de Pago, al que realice el registro

presupuestario o contable y al que apruebe la rendición de los fondos.

Art. 3°.-Todo actuado electrónico que se remita al Archivo de esta DG debe consignar

en la providencia de pase numero/s de Orden de Pago y ejercicio, no así es necesario

vincular el formulario.-

En los casos de actuaciones en soporte papel, que haya generado Orden de Pago con

firma Digital, se debe dejar constancia en el dorso de la ultima foja, sello rojo indicando

numero de Orden de Pago y Ejercicio.

En el momento de generar el pase del actuado, en el sistema vigente, deben

completarse en el campo "Cuerpos/Anexos", identificando la misma con las siglas

OPD (Orden de Pago Digital).

En los casos de actuaciones en soporte papel que haya generado Orden de Pago con

firma escrita, el Duplicado de la Orden de Pago debe incluirse en el actuado y al

momento de generar el pase en el sistema vigente, debe identificarse en el campo

"Cuerpos/Anexos" el numero y año de la/s Orden/es de Pago.

En el caso de las aprobaciones de rendiciones deberá cumplir con los requisitos

prescriptos en las normas propias del Régimen de Fondos a Rendir. Cabe aclarar que

según Anexo I de la Resolución N° 187/SECLYT/2015, toda actuación que tramite

entrega o rendición de fondos será depurada cumplido el plazo estipulado en anexo

según la trata que corresponda. Todo Expediente Electrónico que no posea en su

tramitación Orden de Pago, se remite al Departamento Mesa de Entradas (Buzón

Grupal- 92) y en informe especificar la finalización del trámite y su guarda temporal.

Cabe aclarar que el mismo debe estar firmado por la autoridad Superior o Subgerencia

Operativa tal lo especifica la Resolución N° 130/SECLYT/2014 con elevación a la

Secretaria Legal y Técnica.-

Art. 4°. - Los remitos por los que se acompañe documentación financiera al archivo de

la Contaduría General no deberán incluir documentación correspondiente a diferentes

ejercicios.

Art. 5°.- En los casos de actuaciones que cuenten con información no requerida por las

normas pertinentes o copias en exceso que no puedan desglosarse, deberán remitirse

con un informe en donde se indique tal situación a fin de evitar el escaneo innecesario

de documentación.

Art. 6°.- La documentación en soporte papel deberá contener n° de folio y sello en

todas las hojas, debiendo refoliarse el expediente en caso de ser necesario y de

acuerdo con las normas en la materia, dejando constancia de la situación.

En caso de ser inevitable el desglose se deberá proceder de acuerdo con las normas

vigentes.

Art. 7° - No se dará trámite al archivo de Órdenes de Pago u Órdenes de Pago Global

como actuado en el Sistema de Expedientes en uso, sólo se agregarán como dato en

"Cuerpos y Anexos" al momento de dar el pase. Dicha agregación deberá registrar el

número y año de la Orden de Pago, según lo indicado en articulo 3°.-

En el caso de las Órdenes de Pago Global se deberán registrar también los números y

año de las distintas Órdenes de Pago individuales que la componen .

Art. 8°.- Las órdenes de pago anuladas que hubieren sido impresas y firmadas cuya

documentación no se hubiere enviado al archivo, se adjuntarán a la documentación

respaldatoria agregando la leyenda "Anulada". Si la anulación se produjere con

posterioridad al envío de la documentación al archivo, los sectores responsables

remitirán por actuación que se registrará en el Sistema de Expedientes en uso, el

original de la orden de pago con la leyenda "Anulada" y el duplicado de la orden de

pago que la reemplaza convenientemente foliados.

El sector deberá dejar constancia en el Sistema de Expedientes y en la documentación

respaldatoria original que la orden de pago fue anulada y si correspondiere el nuevo

número de orden de pago.

Art. 9.- Establécese que el archivo no entregará documentación a los sectores por la

anulación de una orden de pago salvo que indique expresamente que no va a ser

reemplazada en forma inmediata por una nueva orden de pago y/o deba ser remitida a

otra repartición.

El sector archivo procederá a reubicar la documentación original de acuerdo al nuevo

número de orden de pago asignado y registrará en el Sistema de Expedientes en uso

la incorporación del actuado enviado por el sector a la oportunamente registrada de la

documentación original.

Art. 10.- La documentación financiera ingresada al archivo de la Contaduría General

no podrá retirarse del mismo hasta el momento de su depuración salvo expresa

autorización del Contador General o del Contador General Adjunto.

REMISIÓN DE CASOS PARTICULARES.

Servicios Básicos

Art. 11.- Las facturas de servicios básicos por carga automática no serán foliadas y

constituirán el anexo de la orden de pago digital y serán enviadas al Archivo de

Documentación Financiera para la guarda de la misma. El área de Servicios Básicos

mantendrá en soporte magnético las facturas liquidadas en cada orden de pago.

Las actuaciones que se generen para liquidar las facturas detalladas en el presente,

deberán contener el detalle de las órdenes de pago generadas y de las facturas

conformadas

Las actuaciones generadas para la liquidación de deudas de servicios básicos que no

contengan documentación financiera tendrán un detalle de las órdenes de pago

generadas, obrando la misma en el anexo señalado precedentemente.-

Responsables

Art. 12.- Para el caso de los Expedientes Electrónicos correspondientes a rendiciones

de Caja Chica Común y Caja Chica Especial, se enviarán al Archivo de

Documentación Financiera durante el mes de Enero del año siguiente al cierre el

ejercicio, conjuntamente con las cajas azules a que hace mención la Disp. N° 36-

DGCG-15, en su ANEXO III mediante un giro documental. Los fondos referidos

deberán estar en estado "Aprobado" en SIGAF WEB y con los C55 correspondientes

en estado Confirmado.

En caso de una entrega de fondos sin reposición que pudiera contener tanto la Orden

de Pago como la respectiva rendición se enviará al sector local "Archivo Rendiciones

de Cuentas".

El área de archivo ordenará y archivará las actuaciones en el Sector local Archivo de

Rendiciones de Cuentas.

DIGITALIZACIÓN.

Art. 13.- A partir de la puesta en marcha del Centro de Digitalización del Departamento

Mesa de Entradas, Salidas y Archivo de la Contaduría General, el área procederá a la

digitalización de la documentación incorporada en los legajos de Órdenes de Pago

antes de su archivo definitivo, hasta tanto ello ocurra, se digitalizará la documentación

después de proceder al archivo físico. La documentación escaneada será indizada de

forma de facilitar su búsqueda en el sistema SIGAF según tipo, número y ejercicio de

Orden de Pago, comprobante de regularización y Actuado.

GUARDA.

Art. 14.- El Archivo de Documentación Financiera recibirá en guarda la documentación

procedente de las áreas de Patrimonio, Fiscalización y Servicios Básicos. Dichas

áreas enviarán Cajas cerradas y rotuladas con fecha de vencimiento de guarda con el

contenido de la documentación pertinente, no siendo el Archivo el responsable del

control del contenido de las mismas.

DEPURACIÓN.

Art 15.- Vencido el plazo de guarda del actuado (10 años), y efectuado el control

previo de la cancelación de la/s obligación/es de pago únicamente en Sistema

Integrado de Gestion y Administración Financiera, se podrá proceder a la depuración

del mismo y de toda la documentación financiera que lo integre, conforme el

procedimiento vigente. La depuración será llevada a cabo por la "Comisión de

Depuración", integrada por personal de las áreas de Archivo y Mesa de Entradas de la

Contaduría General y de Patrimonio y/o Fiscalización y/o Servicios Básicos en caso de

corresponder. Se labrará acta identificando la documentación a depurar.

En el caso del Área de Patrimonio de Contaduría General deberá separarse la

documentación correspondiente a los inventarios anuales de los Organismos que no

han migrado sus bienes al SIGAF WEB, como así también los inventarios enunciados

en el Decreto N° 1635/88 y ampliatorio Decreto N° 372/89, previa verificación con el

citado Departamento. Habiéndose procedido a la destrucción de la documentación, el

acta de la "Comisión de Depuración", el remito del transportista, ticket de balanza,

"Acta de Destrucción", recibo del beneficiario del producido y demás documentación

pertinente será archivada previo escaneo.

Art. 16.- Derogase la Disposición N° 506-DGCG/2011.-

Art. 17.- Regístrese, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad Autónoma de

Buenos Aires, comuníquese a través del Departamento Administrativo a todas las

Gerencias y Subgerencias y Áreas Departamentos de la Dirección General. Cumplido,

archívese en el Área Departamento Técnico Normativo de esta Dirección General de

Contaduría. Gabelli