Visto la Ordenanza N° 35.711 (B.M. N° 16.262), por la cual se reglamenta la tramitación de los expedientes adminístrativos y que las demás actuaciones (documentos) que contienen información municipal, carecen de un encuadre normativo que defina pautas para su tratamiento en general, y

CONSIDERANDO:

Que es necesario instrumentar las medidas correctivas que correspondan, para dar solución a situaciones que afectan al control de las tramitaciones administrativas municipales;
Que tal solución debe darse en un marco normativo que tipifique y ordene la individualización de actuaciones, con el objeto de lograr un mayor grado de eficiencia en los procedimientos administrativos municipales;
Que de acuerdo con los estudios realizados por la Secretaría de Hacienda y Finanzas, Subsecretaría Administración de Recursos (Dirección General de Sistemas de Información) es aconsejable aprobar un texto ordenado, donde se incluyan las pautas legales apropiadas;

Artículo 1° Apruébase el Reglamento para el Tratamiento General de Actuaciones (documentos), excluidos los expedientes administrativos, según el texto que se adjunta como Anexo 1, el que a todo efecto forma parte integrante deí presente decreto.

Art. 2° El Reglamento que se aprueba será de aplicación obligatoria en todas las dependencias centralizadas en el Departamento Ejecutivo y en organismos descentralizados.

Art. 3° Las reparticiones involucradas en el cumplimiento de esta norma, están obligadas a devolver a la repartición remitente las actuaciones que no cumplan lo dispuesto en ella.

Art. 4° Designase a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo como Organismo Administrador del Sistema de Mesas de Entradas, atento a lo dispuesto por la Ordenanza N° 35.711 (B.M. N\' 16.262). Las competencias del Administrador se consignan en el Anexo II el que a todo efecto forma parte integrante de la presente norma, asimismo, la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, designará expresamente a los responsables de la administración del Sistema, dentro de los diez (10) días de sancionado el presente.

Art. 5° Establécese que el Organismo administrador del Sistema de Mesas de Entradas, arbitrará las medidas que sea necesario implantar, tendientes a modificar métodos, controles y formularios, con la colaboración de la Dirección General Sistemas de Información, dependiente de la Subsecretaría de Administración de Recursos Secretaría de Hacienda y Finanzas

Art. 6° Designase a las Direcciones Generales Sistemas de Información y Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo como organismos responsables de la instrucción de los sectores de Mesa de Entradas y Salidas, en la aplicación de la presente norma.

Art. 7° Determinase que toda norma modificatoria de las estructuras orgánicas, (Secretarías, Subsecretarías, Direcciones Generales y Direcciones dependientes de primeros niveles) sea puesta en conocimiento de la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archi\7o, a efectos de mantener actualizadas las tablas correspondientes a las siglas de las reparticiones que integran el sistema.

Art. 8° Las disposiciones de este decreto entrarán en vigericia a partir de la fecha de su publicación. En ese orden, se establece el Cronograma de actividades a cumplir por el Administrador del Sistema, que se agrega como Anexo 111 y que a todos sus efectos forma parte integrante del presente.

Art. 9° El presente decreto será refrendado por los señores Secretarios del Departamento Ejecutivo.

Art. 10° Dése al Registro Municipal, publíquese en el Boletín Municipal y para su conocimiento y demás efectos pase a las Secretarías y Subsecretarías dependientes del Departamento Ejecutivo. Cumplido, archívese.

DOMINGUEZ - Jorge Pereyra de Olazábal - Ronaldo Fernández Prol - Francisco Miroslav Stepanik - Ricardo J. Newbery - Raquel Kismer de Olmos - Enrique J. Martín - Marco Pasinato - Eduardo García Caffi

Esta regla esta referida específicamente a los siguientes documentos:

Nota

Memorándum

Carpeta

Registro

En adelante se les denominará genéricamente Actuaciones, las que podrán iniciarse en cualquier repartición municipal, y serán las únicas que soporten diligenciamiento de trámites.

Las actuaciones individualizan información municipal, con esta excepción:

Registro: identifica documentación extramunicipal recibida;

En Mano;

Oficialmente;

Por Vía Postal (telegramas, cartas, cartas documentos, etc.); Télex y Fax.

Esta documentación deberá numerarse como Registro de la repartición receptora, aún si contara con Identificación de Origen. La repartición receptora informará al remitente, según corresponda en cada caso, el número de Registro por el cual tramita su actuación, en forma fehaciente.

Todas las actuaciones sin excepción deberán tener un Unica Identificación, provista por el sector Mesa de Entradas y Salidas de la repartición que la inicia, identificación que se compondrá de la siguiente forma:

1.0 Con la leyenda que exprese de que tipo de actuación se trata.

2.0 Con un conjunto alfanumérico que se integrará de tres partes, a saber:

2.1 En primer término por el número correspondiente al

Cupo Numérico que le sea adjudicado a cada sector emisor, a utilizar en forma correlativa por año calendario.

Los cupos numéricos deberán utilizarse correlativamente Cualquiera Sea El Tipo de actuación que se identifique.

Los cupos serán administrados de la siguientes formas:

Nivel Secretaría: por la Dirección General Técnica Administrativa que le depende.

Nivel Subsecretaría: por el sector orgánico que le brinda apoyo administrativo.

Nivel Dirección General: por el sector orgánico que le brinda apoyo administrativo.

Nivel Dirección (dependientes directamente de Secretarías o Subsecretarías): por el sector orgánico que les brinda apoyo administrativo.

Los cupos se fijarán en forma anual, podrán ampliarse por causas no previstas y no podrán transferirse de un sector a otro.

Se reconocen las siguientes excepciones: a) Las dependencias deí área de Educación y las correspondientes a su coordinación, dadas sus especiales características, recibirán los cupos numéricos deí Sector Mesa de E ntradas y Salidas de la Dirección General Técnica Administrativa de la Secretaría correspondiente.

b) Los Hospitales tendrán su cupo individual.

2.2 En segundo término, por la sigla correspondiente a

los niveles que administren los cupos, de acuerdo a lo enunciado en el punto 2. 1, según el origen de la actuación.

Por lo expuesto no podrán circular actuaciones identificadas con siglas pertenecientes a otros niveles que los determinados en el párrafo precedente, a excepción deí área de Educación, que utilizará además siglas para identificar agrupamientos por servicios educativos (Distritos, Regiones, etc.), y de los Hospitales, que utilizarán la propia.

Las siglas a utilizarse serán provistas por el organismo administrador del sistema de Mesas de Entradas, y deberán usarse indistintamente para Registros Manuales o Computarizados.

2.3 En tercer término, se indicará el número correspon

diente a las dos últimas cifras del año en curso.

3.0 Se dejará constancia del Motivo que originó la actuación, para lo cual se sugiere redactarlo teniendo en cuenta las respuestas a estas preguntas:

Quién solicita?

Qué solicita?

Dónde y cuándo?

Esta identificación individualizará la actuación desde su nacimiento hasta su destrucción y solamente podrá alterarse:

Si la actuación se caratula Expediente.

Si la actuación se caratula Antecedente.

De acuerdo a lo expresado precedentemente, no podrán existir actuaciones sin Identificación (comúnmente llamadas "sin número") ni con Más De Una identificación.

Las hojas que integran la actuación se foliarán sellando el margen superior derecho de cada hoja con el Sello Foliador, indicando el número de orden correspondiente.

Cuando se agreguen actuaciones y corresponda refoliar, deberán testarse la foliatura anterior, con una cruz (x), sellando nuevamente con el sello foliador, en el que se escribirá el número correspondiente al refoliado.

Cuando la actuación esté integrada con material que forme un sólo cuerpo con foliatura propia (libros, revistas, libretas, etc.), cada volumen se considerará como una sola foja, aclarando entre paréntesis, debajo del sello foliador, cuantas hojas contiene. (Art. 32do. de la Ordenanza N* 33.264)

Cuando corresponda reconstruir una actuación, se procederá de acuerdo a lo pautado para el caso de reconstrucción de Expedientes en el Capítulo V, artículos 48vo. al 55to. de la Ordenanza N\' 35.711.

Estas actuaciones deberán identificarse como Notas para su posterior caratulación como expediente, y en ningún caso se las incorporará a contenedores de información (carátulas o fajas).

Los escritos obrantes en este tipo de actuaciones, que a posterior sean parte integrante de la norma, no deberán foliarse.

a) La actuación a Acumular se ubicará en primer término, ya que con sentido práctico, es útil contar con el último informe en la Foja Final del Conjunto.

b) Las actuaciones que se acumulan No Modifican su foliación original. c) A los efectos de los registros necesarios para la identificación y movimiento de las actuaciones, las acumuladas conservarán Su Número Individual Identificatorio. d) En el último folio de cada actuación que se acumule se dejará constancia de ese acto con firma y sello, o en su defecto Número de Ficha, deí agente responsable, quién además confeccionará la Lista Resumen de las actuaciones acumuladas, que se incorporará como Ultimo Folio en la Ultima actuación deí conjunto que genera la acumulación. el Corresponde Acumular actuaciones cuando éstas sirvan como elemento aclaratorio, de consulta, probatorio, u otros que sean necesarios para ilustrar e informar los temas que las mismas tratan.

PAUTAS PARA DESGLOSAR

ACTUACIONES ACUMULADAS

Las actuaciones acumuladas se podrán desglosar únicamente en los sectores Mesa de Entradas y Salidas de las reparticiones con el fin de garantizar los registros correspondientes.

Estos soportes de información deberán identificarse con un número de actuación (Nota) correspondiente al cupo numérico correlativo que para identificar actuaciones utiliza la repartición que los origina.

a) Incorporar la actuación a agregar, en primer término, ya que con sentido práctico, es útil contar con el último informe en la Foja Final deí Conjunto. b) Refoliar la actuación agregada correlativamente, con el reslo de la o las actuaciones que integren el conjunto. c) Dejar constancia en el margen izquierdo de la actuación que aparece en primer término, deí número de la actuación por el cual debe identificarse el conjunto, teniendo en cuenta que éste debe corresponder a la actuación que Originó la Necesidad de las Agregaciones, o sea la más reciente. d) En el último folio de cada actuación que se agregue, se dejará constancia de ese acto, con firma y sello, o en su defecto Número de Ficha, deí agente responsable. e) Corresponde Agregar actuaciones cuando pierdan en forma Definitiva su Individualidad, por tratar los mismos temas que merecen idéntico manejo.

No se podrá trasladar una actuación sin la expresa intervención deí sector Mesa de Entradas y Salidas de la reparfición que la impulsa, la que dejará constancia fehaciente de su participación con el sello de la misma en la última foja

El soporte que se genere cuando las actuaciones se muden de repartición (ficha de trámite, asiento en libros, registro computarizado, remito, etc.) debe contar con la identificación de la actuación (tipo, número, sigla y año), y fojas de la misma. 1

Cuando se trasladen actuaciones agregadas se indicará primero el número de aquélla por la cual se identifica el conjunto, es decir la más reciente, y a continuación, incficando que\' están agregadas, los números de las restantes.

En los casos de Acumulaciones se indicarán los números correspondientes a cada actuación, indicando que todas ellas están acumuladas.

Las actuaciones, concluido su trámite, serán archivadas en las reparticiones en que hubieran tenido origen.

SISTEMA DE MESAS DE ENTRADAS,

COMPETENCIAS DEL ADMINISTRADOR

1. Definir y actualizar las Tablas que integran el Sistema (Códigos de actuación, repartición y extracto).

2. Informar a todas las reparticiones integrantes del Sistema (utilicen sistemas manuales o computarizados), deí contenido y actualización de las Tablas.

3. Capacitar a las reparticiones integrantes del Sistema en la aplicación ¿e las normas que determinan el tratamiento de las actuaciones.

4. Entender en la capacitación de los usuarios que integren el Sistema computarizado.

5. Recibir la información necesaria para controlar el Sistema.

6. Efectuar las tareas relativas al control de funcionamiento del Sistema.