Visto los Decretos Nros. 1.510/97, 1.889/01, 301/96, 2.028/79 y la Ordenanza N° 35.711, y el Expediente N° 54.958/03 y;

CONSIDERANDO:

Que la Ordenanza N° 35.711 (B.M. N° 16.262), sancionada el 24 de abril de 1980, aprobó el Reglamento para el Registro y Circulación de los Expedientes Administrativos;

Que, por otra parte, el Decreto N° 2.028/MCBA/79 estableció el Procedimiento para la confección de la documentación administrativa, mientras que el Decreto N° 301/MCBA/96 aprobó el Reglamento para el Tratamiento General de Actuaciones Administrativas;

Que, teniendo en cuenta la modernización en la práctica administrativa, el avance de la tecnología y la aplicación de los sistemas computarizados a los registros y seguimiento de expedientes y actuaciones, la mayoría de las previsiones contenidas en dichas normas han perdido aplicación, o bien requieren una adecuación para conformar un ordenamiento integral e integrado, a los efectos de facilitar la tramitación y circulación de expedientes y actuaciones administrativas en todo el ámbito del Poder Ejecutivo;

Que la Constitución de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires prevé en el artículo 102 que el Jefe de Gobierno tiene a su cargo la administración de la Ciudad, siendo competente en consecuencia para la aprobación del Reglamento para el inicio, ordenamiento, registro y circulación de expedientes y de actuaciones administrativas;

Que, para la elaboración de la presente normativa se han tenido en cuenta los principios de racionalización administrativa y celeridad en la gestión, parámetros fundamentales para la optimización de la gestión de la Administración;

Por ello, y en uso de las atribuciones conferidas por los artículos 102 y 104 de la Constitución de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires,

Artículo 1° - Apruébase el Reglamento para el inicio, ordenamiento, registro y circulación de expedientes y de actuaciones administrativas, el que como Anexo forma parte integrante del presente Decreto.

Artículo 2° - La Subsecretaría de Justicia y Legal y Técnica, es el organismo competente para actualizar el Reglamento para el inicio, ordenamiento, registro y circulación de expedientes y actuaciones administrativas, quedando facultada para efectuarle las modificaciones que fueren menester.

Artículo 3° - La Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo dependiente de la Subsecretaría de Justicia y Legal y Técnica es la Unidad Ejecutora del presente Reglamento, encontrándose facultada expresamente para promover la modificación de procedimientos, circuitos y sistemas que estime correctivos, asesorar, capacitar y brindar asistencia técnica a las áreas de Mesas de Entradas y Salidas de las reparticiones alcanzadas por el presente reglamento, y controlar su cumplimiento.

Artículo 4° - Modifícase el Decreto N° 2.028/MCBA/79 de conformidad con lo dispuesto en el presente Decreto.

Artículo 5° - Derógase el Decreto N° 301/MCBA/96.

Artículo 6° - El presente Decreto es refrendado por la señora Secretaria de Hacienda y Finanzas y por el señor Jefe de Gabinete.

Artículo 7° - Dese al Registro, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires, comuníquese a todas las Secretarías del Poder Ejecutivo y reparticiones con rango equivalente, a las Subsecretarías con dependencia directa del Jefe de Gobierno y reparticiones con rango equivalente dentro de dicha Jurisdicción, a la Sindicatura General de la Ciudad de Buenos Aires y, para su conocimiento y demás efectos, remítase a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo. Cumplido, archívese. IBARRA - Albamonte - Fernández

ANEXOS

Artículo 1° - Tipo de documentación: La documentación administrativa que regula el presente reglamento, se clasifica en Expedientes y Actuaciones.

Artículo 2° - Expedientes: Su inicio es competencia de la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, y su origen está determinado por las solicitudes realizadas por las reparticiones del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires -GCBA- y por los particulares, para los trámites administrativos que expresamente así lo requieran.

Artículo 3° - Actuaciones: Su inicio es competencia de las reparticiones del GCBA.

3.1.- Carpeta: Conjunto de documentos ordenados cronológicamente que proporcionan información sobre un mismo asunto cuya resolución se procura, caratuladas en forma interna por una repartición determinada.

3.2.- Registro: Identifica a la documentación externa al Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, recibida en mano, oficialmente y/o por vía postal.

3.3.- Nota: Comunicación escrita referente a asuntos de gestión.

3.4.- Memorando: Comunicación escrita de uso interno que se cursa a una autoridad determinada para solicitar informes, impartir instrucciones, comunicar decisiones y para que los elementos de juicio que en él se exponen constituyan un ayuda memoria para la solución de un asunto.

3.5.- Oficio Judicial: Documentación correspondiente a la sustanciación de un proceso judicial, suscripta por letrado o funcionario, dirigida al Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, sin distinción de la forma de recepción.

Artículo 4° - Identificación: Toda la documentación se identifica en forma alfanumérica.

4.1.- Los expedientes se identifican con los datos que provee en forma automática el Sistema Único de Mesa de Entradas (SUME):

4.1.1.- Código: EX.

4.1.2.- Número: 000.000 (seis dígitos) consecutivos. Renovación anual.

4.1.3.- Año: 0000 (cuatro dígitos).

4.1.4.- Código de Trata: alfanumérico.

4.1.5.- Trata: alfabético.

4.2.- Las actuaciones deben identificarse con Código de Actuación, Número, Sigla de la Repartición y Año. También debe identificarse el Motivo.

4.2.1.- Código de actuación: La tabla de Códigos de actuaciones que regula el presente Reglamento es la siguiente:

4.2.2.- Numeración: Es correlativa y se renueva anualmente. Su administración es competencia de cada unidad de organización, quien establece la forma y sistema de asignación. No pueden existir actuaciones sin identificación (comúnmente llamadas sin número) ni con más de una identificación.

4.2.3.-Sigla de Repartición: Es provista por la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, y debe usarse indistintamente para registros manuales o computarizados.

4.2.4.- Año: Debe establecerse en cuatro dígitos.

4.2.5.- Motivo: Breve descripción del tema.

Artículo 5° - Registración: Las reparticiones del GCBA y organismos descentralizados de la Administración Pública de la Ciudad, integradas al Sistema Único de Mesa de Entradas (SUME), deben registrar las altas, pases, incorporaciones, agregaciones y desgloses de los expedientes y actuaciones.

Las reparticiones no integradas al SUME: deben registrar las altas de las actuaciones que generen y los movimientos de las mismas a través de la Dirección General Técnica Administrativa y Legal o área equivalente de su jurisdicción.

Artículo 6° - Caratulación de Expedientes: La Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo da el alta de un expediente en el Sistema Único de Mesa de Entradas (SUME), de acuerdo al siguiente procedimiento:

a) Controla los requisitos exigidos en la Ley de Procedimientos Administrativos.

b) Emite la etiqueta correspondiente.

c) Arma y folia el expediente, y

d) Remite el expediente a la dependencia competente para su tratamiento, dentro del plazo de 48 horas.

6.1.- Expedientes iniciados a solicitud de los particulares: A los particulares se les entrega como constancia de inicio del trámite, copia de la etiqueta de caratulación y se sella copia de la presentación a requerimiento del mismo.

6.2.- Expedientes iniciados a solicitud de las reparticiones: Se caratulan como expedientes las siguientes actuaciones: Notas, Registros y Carpetas. En todos los casos la petición debe realizarse a través del formulario Solicita caratulación procediendo a su foliado, requisitos excluyentes para proceder a la caratulación.

6.2.1.- Carpetas y Registros: Cuando una repartición solicite caratulación de varias Carpetas y/o Registros, deberán estar agregadas/os, para dar curso a la solicitud.

6.2.2.- Trámite Urgente: Para que proceda la caratulación urgente, la solicitud debe estar suscripta por autoridad de rango no inferior a Director General.

6.3.- Queda prohibido asentar en el expediente otro número o sistema de identificación que no sea el asignado por la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo.

Artículo 7° - Presentaciones a agregar en Expedientes.

Los escritos o presentaciones que tengan relación con un expediente ya iniciado, y que se presenten ante la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, se caratulan con una faja de cartulina que llevará impresa la frase Presentación a Agregar N°, colocándose debajo de la misma el número de expediente al que corresponda su agregación y la fecha de su recepción.

7.1.- Las presentaciones a agregar se registran en el SUME y se remiten a la repartición donde se encuentre el expediente original, al que serán agregadas, dentro del plazo de 72 horas.

7.2.- Al presentante se le hace entrega de una tarjeta que lleva impresa la frase Presentación a Agregar N°…, la que acreditará la fecha de presentación y en caso de que el presentante lo solicite, debe sellarse en el acto la copia de lo presentado con identificación de fecha y agente receptor.

Artículo 8° - Reposición de Carátulas de Expedientes: Cuando alguna repartición considere necesario rehacer la carátula de un expediente, por hallarse afectada su integridad y/o legibilidad, a punto tal que se haga dudosa su identificación, debe peticionarlo ante la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo. Tal petición debe estar suscripta por funcionario con nivel no inferior a Director General.

Artículo 9° - Caratulación de Actuaciones: Registros, Carpetas y Oficios Judiciales:

9.1.- Registros: Las reparticiones del GCBA deben caratular como Registro la siguiente documentación que reciban para su tramitación:

a) Expedientes o actuaciones de la Administración Pública Nacional y Administraciones Públicas Provinciales;

b) Expedientes o actuaciones de los Poderes Legislativos y Judiciales, nacionales, provinciales y de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires;

c) Actuaciones de los organismos extrapoder nacionales y provinciales y de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires;

d) Toda documentación externa al Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, recibida personalmente o por vía postal.

9.2.- Carpetas: Las mesas de entradas de las reparticiones del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, podrán caratular como carpetas aquellas actuaciones que por su identidad y tramitación interna consideren pertinentes, y expresamente en su reglamentación de funcionamiento interno lo contemplen.

9.3.- Oficios Judiciales: Las reparticiones del GCBA deben caratular como Oficios Judiciales la siguiente documentación que reciban, por cualquier medio, para su tramitación:

a) Las rogatorias judiciales y del Ministerio Público, del Poder Judicial Nacional, o de Poderes Judiciales de otras jurisdicciones suscriptas por funcionarios o letrados.

b) Las rogatorias judiciales y del Ministerio Público de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, suscriptas por funcionarios o letrados.

c) Las cédulas de notificaciones y de citación dirigidas al Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, a sus distintas reparticiones, funcionarios o agentes.

Artículo 10 - Armado de Expedientes y Actuaciones:

10.1.- La forma de armado de expedientes es competencia de la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, quien establecerá los medios más idóneos para una segura tramitación de los mismos.

10.2.- Cuando se acompañen en la iniciación de expedientes de permisos de obra y/o instalaciones y otros, planos, planillas, estudios o documentos, que por su volumen no puedan ser sujetados por los broches, se reciben en carpeta de tapa y contratapa duras, donde se asentará el número y año asignado, armando la carátula sólo con el escrito principal y los certificados que correspondan.

10.3.- Las presentaciones que den origen a actuaciones, se arman conforme a lo que cada repartición considere más conveniente, cumpliendo con los requisitos de identificación a que hace mención el punto 4.2. del presente Reglamento.

Artículo 11 - Foliatura: El foliado de las actuaciones y expedientes, debe realizarse en el margen superior derecho, con el sello foliador que identifique a la repartición. En consecuencia queda prohibido el uso del sello mudo.

11.1.- En todo expediente o actuación, una vez verificado el contenido de la documentación, la repartición que la agrega procede a numerar cada folio en forma correlativa.

11.2.- La Presentación a agregar, se folia en el margen superior izquierdo. La repartición que agrega una Presentación a agregar debe foliarla en el margen superior derecho, continuando con la numeración del expediente, no testando la foliatura original.

11.3.- Los libros, libretas, revistas o material similar, que por estar abrochados, encuadernados o anillados forman un solo cuerpo, se considera cada volumen como una sola foja aclarando entre paréntesis, debajo del sello foliador, cuántas hojas contiene.

11.4.- Los expedientes serán compaginados en cuerpos foliados que no excedan de 200 fojas, salvo los casos en que tal límite obligara a dividir escritos o documentos que constituyan un solo texto. Los cuerpos continuarán con la foliatura correlativa y en cada uno de ellos se indicará su número de orden (2° cuerpo, 3° cuerpo, etc.). El armado de los cuerpos es responsabilidad de cada repartición.

11.5.- Cuando los expedientes se inicien con antecedentes que por su volumen no puedan ser agregados se confeccionarán Anexos, los que serán enumerados y foliados en forma independiente.

11.6.- La foliatura de los folios transparentes debe realizarse colocando un papel autoadhesivo en margen superior derecho, o papel abrochado del lado interno del mismo, donde conste el número de foja que corresponda y entre paréntesis la cantidad de fojas que hay dentro.

11.7.- Los sobres por los cuales se reciben presentaciones postales deben ser foliados.

11.8.- Las copias de notas, informes o disposiciones que se adjunten a su original, no se folian, debiéndose dejar constancia fehaciente de este acto en el cuerpo del actuado original.

11.9.- La agregación impone el deber de refoliar, el que se realiza testando en forma de cruz la foliatura anterior, sellando nuevamente con el sello foliador en el que se escribe el número correspondiente.

11.10.- Las reparticiones deben subsanar los errores de foliatura que adviertan dejando constancia en la ultima foja donde actúan.

Artículo 12 - Agregación:

12.1.- Las Notas y los Memos se agregan a los expedientes, perdiendo en consecuencia su identidad y foliatura original, correspondiéndole la foliatura del expediente. Corresponde la agregación cuando traten del mismo tema que el expediente al que se agregan por el que merecen idéntico manejo.

12.2.- Previo a la agregación, en la última foja del expediente deberá asentarse los datos de la actuación que se agrega (Número, sigla de repartición, año y cantidad de fojas), la fecha de agregación y la identificación del agente que la realiza (Nombre, apellido, ficha censal o documento de identidad).

12.3.- Cuando una Repartición reciba una Presentación a Agregar correspondiente a un expediente que se encuentre en su órbita, previo a todo trámite o informe procederá a su agregación, conforme lo establecido en el punto anterior.

12.4.- Excepción: Un conjunto de Carpetas o un conjunto de Registros deben agregarse previamente por la repartición remitente, cuando solicite su caratulación como expediente ante la Dirección General Mesa de Entradas, Salidas y Archivo.

Artículo 13 - Incorporación: Sólo son objeto de incorporación los Expedientes, Carpetas, Registros y Oficios Judiciales.

13.1.- Las distintas reparticiones están autorizadas a solicitar en estos actuados la incorporación de otros, sólo en los casos que ello sea indispensable, debiendo en este caso, citar en sus informes en forma precisa y clara la numeración, sigla y año que corresponde al actuado cuya incorporación se solicita.

13.2.- En la incorporación los expedientes, Carpetas, Registros y Oficios Judiciales no pierden su identidad y mantienen su foliatura.

13.3.- En ambos actuados se deja constancia de la incorporación, identificando fecha, tipo de actuado, fojas, e individualización del agente que realiza la tarea.

13.4.- Al proceder a la incorporación de una actuación a otra o a un conjunto de ellas, se tendrá en cuenta en primer lugar cuál es el documento más importante (EX; CA; RE; OJ) y en segundo lugar la actuación mayor en año y número, que será usado como referencia (cabeza) en el SUME.

13.5.- Físicamente el expediente incorporado se coloca adelante, fijándolos con un solo broche a la parte superior izquierda de la carátula, debiendo proseguir el trámite en el expediente que solicitó la incorporación, facilitando de esta manera la continuidad del trámite que requirió la incorporación.

Artículo 14 - Desglose: Toda vez que se realice un desglose debe dejarse constancia a través del Formulario de desglose, en el cual debe identificarse las fojas desglosadas, el objeto del desglose, la fecha del mismo, firma del responsable y aclaración de la firma, sello de la oficina actuante y el destino de las fojas desglosadas. Dicho formulario no debe ser foliado. La foja que continúe al desglose debe foliarse con el número consecutivo, considerando las desglosadas.

Artículo 15 - Pases: Todos los expedientes y presentaciones a agregar que se inician en la Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, deben ser remitidos a las reparticiones u oficinas que deben intervenir en su tratamiento, dentro de las 48 horas de su recepción de la documentación pertinente; sin informe, bastando el sello de recepción, el que da fe de la fecha de ingreso.

15.1.- Todas las unidades de organización remitirán directamente los expedientes a las reparticiones que deban intervenir en su trámite, sin necesidad de que la providencia emane de la Secretaría correspondiente.

15.2.- A fin de evitar pases innecesarios de expedientes y actuaciones, se debe verificar, con carácter previo dónde se encuentra la actuación buscada.

15.3.- Registración: Los pases deben registrarse conforme lo establece el artículo 5° del presente Reglamento.

Las reparticiones descentralizadas que no se encuentren integradas al SUME, deben cumplimentar lo establecido en el presente punto, únicamente en los casos que reciban o tramiten expedientes.

15.4.- Pases utilizando el Correo en Tránsito: En aquellos casos en que la remisión se efectúe con intervención de la Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, los remitos se confeccionarán por cuadruplicado.

Artículo 16 - Archivo de Expedientes y Actuaciones:

16.1.- Expedientes: se archivan en el Archivo General del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, dando cumplimiento a los requisitos y plazos de guarda vigentes.

16.2.- Actuaciones: se archivan en las reparticiones en que se originan y por los plazos de archivo que cada Secretaría o Subsecretaría les asignen, de conformidad a la naturaleza de cada actuación, debiendo tener en consideración los plazos de prescripción que las leyes impongan expresamente.

Artículo 17 - Reconstrucción: Son objeto de reconstrucción: los Expedientes, las Carpetas, los Registros y los Oficios Judiciales.

17.1.- Comprobada la pérdida o extravío de un actuado se ordenará dentro de los cinco días su reconstrucción por Resolución emanada de funcionario con nivel no inferior a Subsecretario.

17.2.- Para la reconstrucción de Expedientes, La Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, utilizará como cubierta del expediente una carátula, a la que colocará la inscripción de: Reconstruido.

17.3.- La copia certificada del acto administrativo que ordene la reconstrucción será la primera foja del expediente o actuación, debiendo agregarse a continuación las piezas certificadas que obraren en su poder, bajo manifestación de ser fieles de los originales que integraban el expediente o actuación primitiva.

17.4.- En este estado, la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo, indicará cuáles son las reparticiones que intervinieron en su trámite, según sus registros, y girará el expediente o la actuación reconstruida a la primera que lo recibió, quien a su vez lo hará con la siguiente y así sucesivamente.

17.5.- Cada instancia deberá agregar copia, trascripción o resumen del informe que hubiera producido, o copia del acto administrativo, si así correspondiera, todo ello certificado.

17.6.- Finalizada la reconstrucción del expediente o de la actuación a través de la información que produzca la repartición última interviniente, el expediente y/o actuación, será girado por dicha repartición al organismo que ordenó la reconstrucción, el cual, previa vista de las partes interesadas, si correspondiere, procederá a dar por cerrado el proceso de reconstrucción y a legitimar la actuación o el expediente reconstruido con el que proseguirá el trámite hasta su finalización.

17.7.- Si fuera hallado el expediente o la actuación original, se tendrá por paralizado el trámite de reconstrucción, en el estado en el que el mismo se encuentre; la repartición que lo halle debe remitirlo al organismo que ordenó la reconstrucción. Éste requerirá la remisión de la actuación o el expediente reconstruido a la repartición donde esté tramitando, a efectos de agregar este último al original, previa destrucción de la carátula, dejándose constancia de que la actuación o expediente original fue hallado. Cumplido se proseguirá con el trámite sustantivo de las actuaciones.

Artículo 18 - Mesa de Entradas y Salidas en las Reparticiones:

18.1.- En las reparticiones del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires pertenecientes a la Administración Central y en los organismos descentralizados, se contará con un servicio destinado a registrar y tramitar la documentación que se reciba y remita, que se denomine Mesa de Entradas y Salidas.

18.2.- Los responsables de las Mesas de Entradas y Salidas a las que por disposición especial se autorizó a recibir presentaciones que no deban ser caratuladas como expedientes, tienen a su cargo verificar que el estricto cumplimiento de la Ley de Procedimientos Administrativos, el Código Fiscal y la Ley Tarifaria o la normativa que resulte de aplicación.