Visto el Expediente N° 2.190/03, y

CONSIDERANDO:

Que las Ordenanzas Nros. 35.514 (AD. 162.1/10; B.M. N° 16.208) y 36.572 (AD. 123.17), resultan la normativa específica que regula los derechos y obligaciones de las Asociaciones Cooperadoras que solicitan su reconocimiento al Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires;

Que tales cooperadoras, como así también otras entidades participativas de características semejantes nominadas genéricamente como Organismos No Gubernamentales, los cuales no se encuentran contemplados normativamente, están constituidas jurídicamente bajo distintas configuraciones, ya sea en la forma de personas jurídicas, simples asociaciones civiles, fundaciones, etc.;

Que, como consecuencia de ello, y teniendo en cuenta que, en virtud de lo establecido en la Ordenanza N° 36.572 y en el Art. 21, Inc. c), de la Ordenanza N° 35.514, corresponde al Departamento Ejecutivo reglamentar esta última Ordenanza, como así también determinarse el criterio a seguir respecto a la relación con los Organismos No Gubernamentales que requieran el reconocimiento de esta Administración, delegando la implementación de las medidas de ejecución y fiscalización en los organismos correspondientes de cada Secretaría;

Que existen entidades de la índole que nos ocupan que, de acuerdo al fundamento de su constitución, colaboran con distintas áreas dependientes de esta Secretaría, haciendo participe a la comunidad, de manera que esta coadyuve al logro de las metas perseguidas por el respectivo instituto y por el Estado;

Que, atento a que la actividad de las Asociaciones Cooperadoras y de los Organismos No Gubernamentales está orientada a suplir carencias, satisfacer exigencias operativas propias de las distintas áreas o de los espacios públicos bajo su administración, se hace necesario el dictado de una reglamentación a efectos de una correcta ejecución, gestión y control de las normas señaladas;

Que, en consecuencia, resulta necesaria asimismo la creación de un Registro Único de Asociaciones Cooperadoras, Fundaciones, Asociaciones Civiles y Organismos No Gubernamentales en el ámbito de la Secretaría de Medio Ambiente y Planeamiento Urbano, agrupándolas según su actividad y tipo de personería;

Por ello, y en ejercicio de las facultades legales que le son propias,

Artículo 1° - Apruébase la reglamentación para el funcionamiento de las Asociaciones Cooperadoras, Fundaciones, Asociaciones Civiles y Organismos No Gubernamentales, que colaboran con organismos dependientes de la Secretaría de Medio Ambiente y Planeamiento Urbano, que obra como Anexo I, que a todos sus efectos forma parte integrante de la presente Resolución.

Artículo 2° - Créase en el ámbito de la Secretaría de Medio Ambiente y Planeamiento Urbano el Registro de Asociaciones Cooperadoras, Fundaciones, Asociaciones Civiles y Organismos No Gubernamentales, en el cual, a efectos de su reconocimiento, se inscribirán la totalidad de las entidades de esa índole, constituidas o que se constituyan en el futuro con fines de ayuda social y de colaboración con la labor que desarrollan los distintos organismos dependientes de aquélla.

Artículo 3° - Créase en el ámbito de la Secretaría de Medio Ambiente y Planeamiento Urbano la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora de Asociaciones Cooperadoras, Fundaciones, Asociaciones Civiles y Organismos No Gubernamentales la que, en su primera conformación, estará integrada de la siguiente forma:

Coordinadora:

Artículo 4° - Las funciones de la Comisión creada por el Art. 3° son aquellas consignadas en la Reglamentación que se aprueba por el Art. 1° de la presente Resolución, en función de cuyo ejercicio deberá elevar al suscripto, para su aprobación, las fiscalizaciones realizadas, los reconocimientos de nuevas entidades y los controles financieros efectuados.

Artículo 5° - Regístrese, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires, y posteriormente, para su conocimiento y demás efectos, pase a las Direcciones Generales Técnica Administrativa y Legal y de Gestión del Espacio Público. Cumplido, archívese. Epszteyn

ANEXO

ANEXO I

A - REQUISITOS

Las entidades que soliciten su inscripción en el Registro Único de asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales, deberán poseer personería jurídica otorgada por la Inspección General de Justicia y acreditar encontrarse al día con sus obligaciones fiscales.

B - NORMAS DE FUNCIONAMIENTO

1. De los ingresos:

1.1 Todas las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales que funcionen en colaboración con las distintas áreas dependientes de la Secretaría de Medio Ambiente y Planeamiento Urbano, deberán obtener una cuenta corriente en el Banco Ciudad de Buenos Aires a fin de depositar todos sus ingresos, dentro de las 48 hs. de recibidos. Los mismos deberán ser exclusivamente receptados por la entidad bajo su responsabilidad.

1.1.2 Para toda contribución que perciban las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales, deberán emitir un recibo oficial habilitado por la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora.

1.1.3 Los recibos reunirán los siguientes requisitos mínimos:

a) Serán por duplicado;

b) Deberán tener numeración correlativa preimpresa;

c) Fecha de emisión;

d) Individualización del aporte (concepto, importe y/o período que comprenda);

e) Forma de pago (cheque o efectivo, indicando en el primer caso número de cheque, banco, sucursal);

f) Constancia de intervención de la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora.

1.2 Para el supuesto de efectuarse depósitos en caja de ahorros y/o plazo fijo, los mismos se efectuarán en el Banco Ciudad de Buenos Aires, previa solicitud y autorización por escrito de la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora.

1.2.1 Los intereses producidos por el capital proveniente de cualquiera de las fuentes de recursos que se mencionan en el Art. 11 de la Ordenanza N° 35.514, que hubieran sido depositados en el Banco Ciudad de Buenos Aires, serán también fuentes de recursos para el logro de los fines de la entidad depositante.

Las personas o conjuntos que, como artistas o animadores, intervengan en los festivales o beneficios a que se alude en el Inc. d) del artículo 11 de la Ordenanza N° 35.514 lo harán en forma enteramente gratuita. Las erogaciones que tal actuación origine se reducirán a lo estrictamente necesario para la realización material del acto.

1.3 Cuando las entidades contempladas en la presente reglamentación efectúen explotaciones de permisos y/o concesiones, deberán comunicar mensualmente el monto de lo recaudado por cada uno de ellos a la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora. Para el caso en que deban suscribir convenio para la ocupación de espacios concedidos, el modelo deberá ser canalizado por el organismo de control.

2. De los egresos:

2.1 Todos los egresos de fondos deben cumplir con los siguientes requisitos:

a) Todos los pedidos de los organismos con que contribuyan las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales y que diesen lugar al egreso de fondos, se harán por nota firmada y fundada cumpliendo con todos los requisitos que establecen estos reglamentos.

b) Orden de compra con detalles y especificaciones técnicas precisas firmada por responsable;

c) Remito, con el recibí conforme del responsable;

d) Factura con el controlada por el responsable y sello de pagado y fecha de pago en original y duplicado;

e) Orden de trabajo o reparación conformada por el responsable.

2.2 Todas las facturas deberán ser firmadas por el Tesorero de la entidad y por el director de la repartición o quien éste designe. Las facturas deberán reunir los requisitos exigidos por las normas impositivas vigentes.

2.3 En caso de extravío o pérdida de la factura original, deberá dejarse constancia fehaciente del hecho y de los resguardos adoptados para evitar la duplicación del pago.

2.4 Los pagos superiores a la suma que determine mes a mes el Organismo de Contralor deberán realizarse con cheques a la orden.

2.5 Las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales efectuarán la adquisición de los elementos que le recabe el establecimiento emitiendo la respectiva orden de compra por duplicado, uno de los ejemplares (duplicado) deberá ser glosado al remito para la remisión del elemento, documentación que será archivada por ese órgano de control. El original de los ejemplares se archivará juntamente con la factura de pago del elemento.

3. De la constitución de caja chica:

3.1 Con el fin de atender el pago de gastos menores la entidad podrá crear una caja chica de dinero cuyo monto será establecido por escrito y deberá contar con la aprobación del ente fiscalizador de acuerdo a las necesidades a satisfacer, las que quedarán demostradas en las respectivas actuaciones. El monto total de caja chica emanará de fondos propios recaudados por la entidad, sin perjuicio de la respectiva rendición ante el ente fiscalizador en tiempo y forma según quede convenido entre las partes.

4. Cumplimiento de disposiciones sobre donaciones:

Todos los bienes que se adquieran para ser donados al Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires deberán seguir el trámite establecido en el Decreto N° 2.056/78 (B.M. N° 15.759).

5. De las contrataciones:

Las compras, adquisiciones, como así también todo contrato de locación, de obras, de servicios o suministros, que signifiquen salidas de fondos, serán realizadas por las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales, teniéndose en cuenta las siguientes normas:

a) Compra directa: cuando el monto no supere la suma establecida en el punto 2.4, multiplicada por diez (10);

b) Concurso de precios de tres casas proveedoras cuando el monto exceda la suma prevista en el Inc. a);

6. De la contratación del personal:

El personal que preste servicios en las entidades deberá cumplir con las disposiciones de las leyes laborales vigentes, como así también con toda la documentación que se exigiere al respecto, debiendo ingresar puntualmente los aportes y contribuciones previsionales correspondientes e inscribirse en una Aseguradora de Riesgos del Trabajo. La entidad deberá dar cumplimiento a las retenciones y aportes que establezcan las leyes en vigencia.

La contratación de este personal se limitará en el caso que sea estrictamente necesario, a los fines propios de la entidad.

7. Del sistema de control administrativo contable.

7.1 Las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales llevarán un sistema de contabilidad que permita dar cuenta en todo momento con precisión y en forma comprobable, de su gestión económico-financiera.

7.2 Están obligadas a asentar sus operaciones en una contabilidad organizada sobre bases de uniformidad y justificación con documentación de todos los actos susceptibles de registración. Llevarán obligatoriamente foliados y rubricados por la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora los siguientes libros como mínimo:

1. De Actas.

a) De la Comisión Directiva;

b) De las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias.

2. Registro de Asociados

3. Diario.

4. Banco.

5. Inventario y Balance

7.3 De la Registración:

Diariamente se confeccionará una planilla de caja que contendrá en forma circunstanciada todos los ingresos y egresos del día, saldo al comienzo y al final del día y el acumulado, respaldado con los comprobantes respectivos. Al pie se practicará un detalle equivalente a:

Saldo acumulado.............................................................................

más ingresos del día.......................................................................

menos egresos del día....................................................................

Saldo acumulado al día de la fecha.................................................

La planilla deberá ser confeccionada en los términos que prescribe el Art. 20 de la Ordenanza N° 35.514 para la registración en los libros obligatorios y auxiliares.

Las entidades elevarán mensualmente a la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora, un registro de ingresos y egresos de sus fondos. Dicha Comisión deberá en el plazo de diez (10) días elevar el informe a la Unidad de Auditoría Interna con las observaciones que estimara conveniente, para el caso de no formular dicha Unidad objeciones, deberá ser devuelta con su aprobación en el mismo plazo.

7.4 Si la importancia y/o naturaleza de las actividades lo aconsejan, podrán llevar otros registros auxiliares y complementarios de los mencionados en el artículo anterior.

7.5 En el libro de actas se registrarán en forma ordenada las correspondientes resoluciones o decisiones de la comisión directiva, consejos fundacionales y/o asambleas. Estas actas deben ser debidamente firmadas y consignarán como mínimo: lugar, fecha y hora de celebración de la reunión, carácter de ésta, nombre y apellido de los asistentes, quórum exigible por los estatutos, orden del día de los asuntos tratados, deliberaciones producidas y resoluciones sancionadas con indicación de los votos emitidos en pro y en contra, así como todos los demás antecedentes que resulten necesarios para determinar la validez del acto con relación a las formalidades requeridas por los respectivos estatutos.

7.6 En el libro de Registro de Asociados se anotará la nómina de los mismos, categoría a que pertenecen según clasificación establecida en el Estatuto Social, domicilio, documentos de identidad y fecha de ingreso.

7.7 En el Libro Diario se asentarán cronológicamente y según el orden en que se vayan efectuando, todas las operaciones y en especial cuando se recibiese o entregase, o bien centralizar mensualmente los resúmenes de operaciones registradas en los libros analíticos auxiliares.

7.8 En el Libro de Caja se registrarán los ingresos y egresos de fondos que se efectúen, indicando en todos los casos el concepto que los ocasiona, basados en comprobantes fehacientes.

7.9 El Libro Inventario se iniciará con la descripción exacta del dinero, bienes muebles, créditos, deudas y cualquier especie de valores que formen el patrimonio de la entidad al inicio de sus actividades y al cierre de cada ejercicio se extenderá en el mismo libro la cuenta de gastos y recursos y balance general, comprendiendo todos sus bienes como así también sus deudas y obligaciones pendientes a la fecha del balance, sin reserva ni omisión alguna.

Este detalle se hará en completa concordancia con la distribución de Rubros de los balances y en forma tal que sea fácil la comprobación del significado exacto de cada partida, el costo de adquisición de los bienes activos, el monto total de las amortizaciones efectuadas, los nombres de los deudores y acreedores, y otros conceptos de valor.

7.10 Los balances y cuentas de gastos y recursos, tienen por objeto demostrar la situación patrimonial y el resultado de las actividades de las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales, en cada ejercicio. Estos estados contables deberán confeccionarse en la forma reglamentada por el Colegio Profesional de Ciencias Económicas de la Capital Federal.

Si en algún título no hubiese rubros que incluir se dejará constancia poniendo no existe. Cabe en cambio el desdoblamiento de los títulos y rubros indicados o inclusión de otros más, a los efectos de una mayor información. Los balances y cuentas de gastos y recursos, deberán ser elevados a la dependencia donde preste su apoyo antes del 31 de marzo de cada año.

7.11 Todas las entidades deberán elevar antes del 15 de cada mes el resumen mensual de cuentas por original y duplicado con las firmas de los señores Presidentes, Presidentes de Consejos Fundacionales, Tesoreros y Directores de las dependencias correspondientes.

8. De la conservación de la documentación

8.1 Los libros que establece el Art. 19 de la Ordenanza N° 35.514, los documentos referidos a leyes sociales y las escrituras públicas, se conservarán por el tiempo que exista la entidad.

La documentación restante se conservará por el tiempo que las normas legales generales establecen para la prescripción de los derechos y obligaciones que esos comprobantes respaldan. En caso de disolución, se archivará la documentación mencionada en el organismo de contralor y fiscalización.

9. Del Control

9.1 Las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales serán supervisadas en base a las presentes normas, por la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora o por el organismo que posteriormente se disponga, para posibilitar la evaluación de la eficiencia de su gestión y cumplimentar las disposiciones vigentes en materia de rendición de cuentas.

Para lograr este propósito los controles consistirán en:

a) Fiscalizar la correcta recaudación de los fondos recibidos y su aplicación en forma adecuada y oportuna así como todo el movimiento administrativo contable;

b) Verificar los rubros de contabilidad mediante la revisión de las registraciones efectuadas en los libros;

c) Revisar la documentación que respalda las órdenes de pago;

d) Controlar los balances de cuentas de gastos y recursos y el movimiento de caja y banco;

e) Controlar el funcionamiento de la explotación de locales;

f) Comprobar el correcto archivo de los diferentes comprobantes de acuerdo a lo establecido en las presentes disposiciones;

g) El actuante elevará a la Superioridad su informe que contendrá como mínimo el resultado de su labor en cada uno de los puntos anteriores y terminará con un juicio sintético que trasunte el grado de eficiencia, si responde o no a la finalidad de su creación.

9.2 Se exigirá también la contratación por parte de la persona jurídica de un profesional de ciencias económicas a los efectos que la misma presente un informe anual respecto de los rubros expuestos en forma precedente.

10. De las relaciones entre las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales y las autoridades del organismo

10.1 La relación entre las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales y la repartición con la que colaboren, como así también con los organismos que de ella dependan, se establecerá a través de su Presidente y las autoridades del organismo oficial, o quien éstas designaren, quien concurrirá a las reuniones de la Comisión Directiva y Asambleas, pudiendo intervenir con voz en las cuestiones que se consideran.

10.2 La responsabilidad de indicar los requerimientos del organismo oficial o sus dependientes ante la entidad colaboradora, como así también la determinación de las especificaciones técnicas que correspondan a adquisiciones, es de exclusiva injerencia de la dirección de la dependencia y deben responder al plan de necesidades de la misma.

10.3 La Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora, ejercerá los controles establecidos en el artículo 22 de la Ordenanza N° 35.514, de comprobar la existencia de irregularidades en alguna de las entidades reguladas o la desnaturalización de sus finalidades o cuando la calidad de su funcionamiento se viera alterada por disensiones internas, procederá a efectuar la correspondiente denuncia ante la Inspección General de Justicia y anular su inscripción en el registro, sin perjuicio de la promoción de las acciones civiles y penales que se estimen corresponder contra sus autoridades, cuando aquellas irregularidades hubieran de alguna manera afectado el patrimonio de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

10.4 El período de ejercicio económico-financiero para todas las entidades será del 1° de enero al 31 de diciembre de cada año.

10.5 También podrá disponerse la revocación del reconocimiento oficial, declarar irregulares e ineficaces los actos de las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales, cuando sean contrarios a la normativa de aplicación vigente y a la presente reglamentación.

11. De la Comisión Directiva

En ningún caso podrán formar parte de la comisión directiva o consejo fundacional agentes del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires (conforme texto Art. 1° de la Resolución S.G. N° 455/87, B.M. N° 18.124).

11.1 El Director o responsable del establecimiento es el asesor permanente de la entidad colaboradora (conforme texto Art.1° de la Resolución S.G. N° 455/87, B.M. N° 18.124).

11.2. La Comisión Directiva no podrá tener relación de empleo con los agentes del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.

11.3. Es privativo de las entidades cobrar entradas para los actos que realicen, salvo que para su efectivización se empleen lugares o equipos de propiedad del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, en cuyo caso la percepción de las mismas deberá ser previamente autorizada por la Secretaría de Hacienda y Finanzas, a través de sus organismos competentes. En cuanto a las contribuciones especiales, deberá quedar a criterio de los usuarios su participación o contribución (conforme texto Art.1° de la Resolución S.G. N° 455/87, B.M. N° 18.124).

- Dra. María Cristina Otero, DNI 4.868.829.

- Dra. Cecilia Penzo, DNI 12.760.916.

- Dra. Claudia Inés Caraballo Ferreiro, DNI 20.185.109.

- Srita. Verónica Andrea Antún, DNI 29.655.450.

ANEXOS

ANEXO

ANEXO I

A - REQUISITOS

Las entidades que soliciten su inscripción en el Registro Único de asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales, deberán poseer personería jurídica otorgada por la Inspección General de Justicia y acreditar encontrarse al día con sus obligaciones fiscales.

B - NORMAS DE FUNCIONAMIENTO

1. De los ingresos:

1.1 Todas las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales que funcionen en colaboración con las distintas áreas dependientes de la Secretaría de Medio Ambiente y Planeamiento Urbano, deberán obtener una cuenta corriente en el Banco Ciudad de Buenos Aires a fin de depositar todos sus ingresos, dentro de las 48 hs. de recibidos. Los mismos deberán ser exclusivamente receptados por la entidad bajo su responsabilidad.

1.1.2 Para toda contribución que perciban las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales, deberán emitir un recibo oficial habilitado por la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora.

1.1.3 Los recibos reunirán los siguientes requisitos mínimos:

a) Serán por duplicado;

b) Deberán tener numeración correlativa preimpresa;

c) Fecha de emisión;

d) Individualización del aporte (concepto, importe y/o período que comprenda);

e) Forma de pago (cheque o efectivo, indicando en el primer caso número de cheque, banco, sucursal);

f) Constancia de intervención de la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora.

1.2 Para el supuesto de efectuarse depósitos en caja de ahorros y/o plazo fijo, los mismos se efectuarán en el Banco Ciudad de Buenos Aires, previa solicitud y autorización por escrito de la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora.

1.2.1 Los intereses producidos por el capital proveniente de cualquiera de las fuentes de recursos que se mencionan en el Art. 11 de la Ordenanza N° 35.514, que hubieran sido depositados en el Banco Ciudad de Buenos Aires, serán también fuentes de recursos para el logro de los fines de la entidad depositante.

Las personas o conjuntos que, como artistas o animadores, intervengan en los festivales o beneficios a que se alude en el Inc. d) del artículo 11 de la Ordenanza N° 35.514 lo harán en forma enteramente gratuita. Las erogaciones que tal actuación origine se reducirán a lo estrictamente necesario para la realización material del acto.

1.3 Cuando las entidades contempladas en la presente reglamentación efectúen explotaciones de permisos y/o concesiones, deberán comunicar mensualmente el monto de lo recaudado por cada uno de ellos a la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora. Para el caso en que deban suscribir convenio para la ocupación de espacios concedidos, el modelo deberá ser canalizado por el organismo de control.

2. De los egresos:

2.1 Todos los egresos de fondos deben cumplir con los siguientes requisitos:

a) Todos los pedidos de los organismos con que contribuyan las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales y que diesen lugar al egreso de fondos, se harán por nota firmada y fundada cumpliendo con todos los requisitos que establecen estos reglamentos.

b) Orden de compra con detalles y especificaciones técnicas precisas firmada por responsable;

c) Remito, con el recibí conforme del responsable;

d) Factura con el controlada por el responsable y sello de pagado y fecha de pago en original y duplicado;

e) Orden de trabajo o reparación conformada por el responsable.

2.2 Todas las facturas deberán ser firmadas por el Tesorero de la entidad y por el director de la repartición o quien éste designe. Las facturas deberán reunir los requisitos exigidos por las normas impositivas vigentes.

2.3 En caso de extravío o pérdida de la factura original, deberá dejarse constancia fehaciente del hecho y de los resguardos adoptados para evitar la duplicación del pago.

2.4 Los pagos superiores a la suma que determine mes a mes el Organismo de Contralor deberán realizarse con cheques a la orden.

2.5 Las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales efectuarán la adquisición de los elementos que le recabe el establecimiento emitiendo la respectiva orden de compra por duplicado, uno de los ejemplares (duplicado) deberá ser glosado al remito para la remisión del elemento, documentación que será archivada por ese órgano de control. El original de los ejemplares se archivará juntamente con la factura de pago del elemento.

3. De la constitución de caja chica:

3.1 Con el fin de atender el pago de gastos menores la entidad podrá crear una caja chica de dinero cuyo monto será establecido por escrito y deberá contar con la aprobación del ente fiscalizador de acuerdo a las necesidades a satisfacer, las que quedarán demostradas en las respectivas actuaciones. El monto total de caja chica emanará de fondos propios recaudados por la entidad, sin perjuicio de la respectiva rendición ante el ente fiscalizador en tiempo y forma según quede convenido entre las partes.

4. Cumplimiento de disposiciones sobre donaciones:

Todos los bienes que se adquieran para ser donados al Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires deberán seguir el trámite establecido en el Decreto N° 2.056/78 (B.M. N° 15.759).

5. De las contrataciones:

Las compras, adquisiciones, como así también todo contrato de locación, de obras, de servicios o suministros, que signifiquen salidas de fondos, serán realizadas por las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales, teniéndose en cuenta las siguientes normas:

a) Compra directa: cuando el monto no supere la suma establecida en el punto 2.4, multiplicada por diez (10);

b) Concurso de precios de tres casas proveedoras cuando el monto exceda la suma prevista en el Inc. a);

6. De la contratación del personal:

El personal que preste servicios en las entidades deberá cumplir con las disposiciones de las leyes laborales vigentes, como así también con toda la documentación que se exigiere al respecto, debiendo ingresar puntualmente los aportes y contribuciones previsionales correspondientes e inscribirse en una Aseguradora de Riesgos del Trabajo. La entidad deberá dar cumplimiento a las retenciones y aportes que establezcan las leyes en vigencia.

La contratación de este personal se limitará en el caso que sea estrictamente necesario, a los fines propios de la entidad.

7. Del sistema de control administrativo contable.

7.1 Las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales llevarán un sistema de contabilidad que permita dar cuenta en todo momento con precisión y en forma comprobable, de su gestión económico-financiera.

7.2 Están obligadas a asentar sus operaciones en una contabilidad organizada sobre bases de uniformidad y justificación con documentación de todos los actos susceptibles de registración. Llevarán obligatoriamente foliados y rubricados por la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora los siguientes libros como mínimo:

1. De Actas.

a) De la Comisión Directiva;

b) De las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias.

2. Registro de Asociados

3. Diario.

4. Banco.

5. Inventario y Balance

7.3 De la Registración:

Diariamente se confeccionará una planilla de caja que contendrá en forma circunstanciada todos los ingresos y egresos del día, saldo al comienzo y al final del día y el acumulado, respaldado con los comprobantes respectivos. Al pie se practicará un detalle equivalente a:

Saldo acumulado.............................................................................

más ingresos del día.......................................................................

menos egresos del día....................................................................

Saldo acumulado al día de la fecha.................................................

La planilla deberá ser confeccionada en los términos que prescribe el Art. 20 de la Ordenanza N° 35.514 para la registración en los libros obligatorios y auxiliares.

Las entidades elevarán mensualmente a la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora, un registro de ingresos y egresos de sus fondos. Dicha Comisión deberá en el plazo de diez (10) días elevar el informe a la Unidad de Auditoría Interna con las observaciones que estimara conveniente, para el caso de no formular dicha Unidad objeciones, deberá ser devuelta con su aprobación en el mismo plazo.

7.4 Si la importancia y/o naturaleza de las actividades lo aconsejan, podrán llevar otros registros auxiliares y complementarios de los mencionados en el artículo anterior.

7.5 En el libro de actas se registrarán en forma ordenada las correspondientes resoluciones o decisiones de la comisión directiva, consejos fundacionales y/o asambleas. Estas actas deben ser debidamente firmadas y consignarán como mínimo: lugar, fecha y hora de celebración de la reunión, carácter de ésta, nombre y apellido de los asistentes, quórum exigible por los estatutos, orden del día de los asuntos tratados, deliberaciones producidas y resoluciones sancionadas con indicación de los votos emitidos en pro y en contra, así como todos los demás antecedentes que resulten necesarios para determinar la validez del acto con relación a las formalidades requeridas por los respectivos estatutos.

7.6 En el libro de Registro de Asociados se anotará la nómina de los mismos, categoría a que pertenecen según clasificación establecida en el Estatuto Social, domicilio, documentos de identidad y fecha de ingreso.

7.7 En el Libro Diario se asentarán cronológicamente y según el orden en que se vayan efectuando, todas las operaciones y en especial cuando se recibiese o entregase, o bien centralizar mensualmente los resúmenes de operaciones registradas en los libros analíticos auxiliares.

7.8 En el Libro de Caja se registrarán los ingresos y egresos de fondos que se efectúen, indicando en todos los casos el concepto que los ocasiona, basados en comprobantes fehacientes.

7.9 El Libro Inventario se iniciará con la descripción exacta del dinero, bienes muebles, créditos, deudas y cualquier especie de valores que formen el patrimonio de la entidad al inicio de sus actividades y al cierre de cada ejercicio se extenderá en el mismo libro la cuenta de gastos y recursos y balance general, comprendiendo todos sus bienes como así también sus deudas y obligaciones pendientes a la fecha del balance, sin reserva ni omisión alguna.

Este detalle se hará en completa concordancia con la distribución de Rubros de los balances y en forma tal que sea fácil la comprobación del significado exacto de cada partida, el costo de adquisición de los bienes activos, el monto total de las amortizaciones efectuadas, los nombres de los deudores y acreedores, y otros conceptos de valor.

7.10 Los balances y cuentas de gastos y recursos, tienen por objeto demostrar la situación patrimonial y el resultado de las actividades de las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales, en cada ejercicio. Estos estados contables deberán confeccionarse en la forma reglamentada por el Colegio Profesional de Ciencias Económicas de la Capital Federal.

Si en algún título no hubiese rubros que incluir se dejará constancia poniendo no existe. Cabe en cambio el desdoblamiento de los títulos y rubros indicados o inclusión de otros más, a los efectos de una mayor información. Los balances y cuentas de gastos y recursos, deberán ser elevados a la dependencia donde preste su apoyo antes del 31 de marzo de cada año.

7.11 Todas las entidades deberán elevar antes del 15 de cada mes el resumen mensual de cuentas por original y duplicado con las firmas de los señores Presidentes, Presidentes de Consejos Fundacionales, Tesoreros y Directores de las dependencias correspondientes.

8. De la conservación de la documentación

8.1 Los libros que establece el Art. 19 de la Ordenanza N° 35.514, los documentos referidos a leyes sociales y las escrituras públicas, se conservarán por el tiempo que exista la entidad.

La documentación restante se conservará por el tiempo que las normas legales generales establecen para la prescripción de los derechos y obligaciones que esos comprobantes respaldan. En caso de disolución, se archivará la documentación mencionada en el organismo de contralor y fiscalización.

9. Del Control

9.1 Las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales serán supervisadas en base a las presentes normas, por la Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora o por el organismo que posteriormente se disponga, para posibilitar la evaluación de la eficiencia de su gestión y cumplimentar las disposiciones vigentes en materia de rendición de cuentas.

Para lograr este propósito los controles consistirán en:

a) Fiscalizar la correcta recaudación de los fondos recibidos y su aplicación en forma adecuada y oportuna así como todo el movimiento administrativo contable;

b) Verificar los rubros de contabilidad mediante la revisión de las registraciones efectuadas en los libros;

c) Revisar la documentación que respalda las órdenes de pago;

d) Controlar los balances de cuentas de gastos y recursos y el movimiento de caja y banco;

e) Controlar el funcionamiento de la explotación de locales;

f) Comprobar el correcto archivo de los diferentes comprobantes de acuerdo a lo establecido en las presentes disposiciones;

g) El actuante elevará a la Superioridad su informe que contendrá como mínimo el resultado de su labor en cada uno de los puntos anteriores y terminará con un juicio sintético que trasunte el grado de eficiencia, si responde o no a la finalidad de su creación.

9.2 Se exigirá también la contratación por parte de la persona jurídica de un profesional de ciencias económicas a los efectos que la misma presente un informe anual respecto de los rubros expuestos en forma precedente.

10. De las relaciones entre las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales y las autoridades del organismo

10.1 La relación entre las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales y la repartición con la que colaboren, como así también con los organismos que de ella dependan, se establecerá a través de su Presidente y las autoridades del organismo oficial, o quien éstas designaren, quien concurrirá a las reuniones de la Comisión Directiva y Asambleas, pudiendo intervenir con voz en las cuestiones que se consideran.

10.2 La responsabilidad de indicar los requerimientos del organismo oficial o sus dependientes ante la entidad colaboradora, como así también la determinación de las especificaciones técnicas que correspondan a adquisiciones, es de exclusiva injerencia de la dirección de la dependencia y deben responder al plan de necesidades de la misma.

10.3 La Comisión Permanente Asesora y Fiscalizadora, ejercerá los controles establecidos en el artículo 22 de la Ordenanza N° 35.514, de comprobar la existencia de irregularidades en alguna de las entidades reguladas o la desnaturalización de sus finalidades o cuando la calidad de su funcionamiento se viera alterada por disensiones internas, procederá a efectuar la correspondiente denuncia ante la Inspección General de Justicia y anular su inscripción en el registro, sin perjuicio de la promoción de las acciones civiles y penales que se estimen corresponder contra sus autoridades, cuando aquellas irregularidades hubieran de alguna manera afectado el patrimonio de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

10.4 El período de ejercicio económico-financiero para todas las entidades será del 1° de enero al 31 de diciembre de cada año.

10.5 También podrá disponerse la revocación del reconocimiento oficial, declarar irregulares e ineficaces los actos de las asociaciones cooperadoras, fundaciones, asociaciones civiles y organismos no gubernamentales, cuando sean contrarios a la normativa de aplicación vigente y a la presente reglamentación.

11. De la Comisión Directiva

En ningún caso podrán formar parte de la comisión directiva o consejo fundacional agentes del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires (conforme texto Art. 1° de la Resolución S.G. N° 455/87, B.M. N° 18.124).

11.1 El Director o responsable del establecimiento es el asesor permanente de la entidad colaboradora (conforme texto Art.1° de la Resolución S.G. N° 455/87, B.M. N° 18.124).

11.2. La Comisión Directiva no podrá tener relación de empleo con los agentes del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.

11.3. Es privativo de las entidades cobrar entradas para los actos que realicen, salvo que para su efectivización se empleen lugares o equipos de propiedad del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires, en cuyo caso la percepción de las mismas deberá ser previamente autorizada por la Secretaría de Hacienda y Finanzas, a través de sus organismos competentes. En cuanto a las contribuciones especiales, deberá quedar a criterio de los usuarios su participación o contribución (conforme texto Art.1° de la Resolución S.G. N° 455/87, B.M. N° 18.124).