Visto el Expediente N9 63.946- 91, y

CONSIDERANDO:

Que la Secretaría de Salud, requirió la integración de la Comisión creada por Resolución N° 416-SSYMA-91, destinada a redactar el Anteproyecto Reglamentario para el funcionamiento operativo de las Asociaciones Cooperadoras;

Que es de interés prioritario de esta Secretaría, apoyar la redacción de normas que facíliten la ce!eridad en cuanto al funcionamiento de las Asociaciones Cooperadoras y efectivizar un control de la actividad de las mismas;

Que de este modo se promoverá un más amplio desenvolvimiento de las Asociaciones Cooperadoras y una acción conjunta, armónica y dinámica de éstas con los Establecimientos y Centros Asistenciales, lo que redundará, finalmente, en mayores beneficios para la población que acude a los mismos,

Por ello,

Artículo 1° - Apruébase el Reglamento para el funcionamiento de las Asociaciones Cooperadoras de los Establecimientos Asistenciales dependientes de esta Secretaría que como Anexo 1, forma parte integrante de la presente.

Art. 2° - Lo dispuesto en el artículo precedente tendrá vigencia a partir del 1° de mayo de 1992.

Art. 3° - Regístrese, publíquese en el Boletín Municipal y para su conocimiento y demás efectos pase a la Dirección de Arancelamiento y Reglamentaciones para la continuidad de su trámite.

ANEXOS

ANEXO (REGLAMENTARIO)

INDICE TEMATICO

1. Ingresos

2. Egresos

3. Del Sistema Control Administrativo Contable:

a) Libros

b) Registros contables

c) Fórmula Balances

d) Documentación (Guarda)

4. De la Conservación de la Documentación.

5. Del Control

6. De las Relaciones entre la Asociación Cooperadora y las Autoridades del Establecimiento.

1. Ingresos

1.1.1 Todas las Asociaciones Cooperadoras de los Establecimientos de la Secretaría de Salud abrirán una cuenta corriente a nombre de !a Asociación Cooperadora en el Banco de la Ciudad de Buenos Aires.

a) Cada Asociación podrá constituir una "Caja Chica", para atender gastos necesarios cuyo monto no excederá la suma de pesos dos mil ($ 2.000).

Cuando reúnan comprobantes que superen el 50% del monto acordado se debe proceder a renovar el mismo.

Los ingresos deben depositarse totalmente.

1.1.2 a) Por toda contribución que perciba la Asociación Cooperadora deberá emitir un recibo oficial.

b) 1 Los recibos reunirán los siguientes requisitos:

Tendrán numeración correlativa preimpresa

Serán duplicados

Fecha de emisión

Individualización del aportante (concepto, importe y/o período que comprenda)

Forma de cobro (cheque o efectivo indicando en el primer caso N° de cheque, banco, sucursal).

1.1.3 También la Cooperadora podrá con autorización e indicación expresa de la Dirección, instalar en el establecimiento elementos tales como: buzón recolector y/o alcancía, etc. (al instalarse y cada vez que se abra lo será en presencia del Director del establecimiento o quién éste disponga, debiendo confeccionarse un recibo que documente el ingreso por dicho concepto), con la leyenda de la institución, lugar en el cual los asistentes al establecimiento podrán efectuar sus contribuciones innominadas y voluntarias.

1.1.4 De decidir efectuar depósito en Caja de Ahorro y/o plazos fijos se harán también en el Banco de la Ciudad de Buenos Aires con autorización previa del Director del Hospital a nombre de la Asociación Cooperadora.

1.2.1 Los intereses producidos por el capital proveniente de cualquiera de las fuentes de recursos que se mencionan en el artículo 11 de la Ordenanza N° 35.514, que hubieran sido depositados en el Banco de la Ciudad de Buenos Aires, serán también fuente de recurso para el logro de los fines de la Asociación Cooperadora depositante. Las personas o conjuntos que como artistas o animadores intervengan en los festivales o beneficios a que se alude en el inciso d) del artículo 11 (Ordenanza N° 35.514) lo harán en forma enteramente gratuita. Las erogaciones que tal actuación origine se reducirán a lo estrictamente necesario para la realización material del acto.

1.2.2 Cuando la Cooperadora efectúe explotaciones de permisos y/o concesiones, deberá comunicar mensualmente el monto de lo recaudado por cada uno de ellos a la Dirección del Establecimiento. Para el caso de que deba suscribir convenio para la ocupación de espacios concedidos, el modelo de Convenio será el aprobado por Decreto N° 7.35685 (B.M. N° 17.641 AD 162.19).

En los contratos que suscriba la Cooperadora con Terceros para la explotación o concesión de actividades, previo a su suscripción deberá ser avalado por la Dirección del establecimiento. En los casos que la Cooperadora suscriba Convenios con Terceros promotores para la captación de socios adherentes, recaudación de fondos por medio de display o publicidad, etc., o de productos varios, los ingresos de la Cooperadora no podrán ser inferiores al cincuenta (50%) por ciento del total del producido en las explotaciones citadas.

2. Egresos

2.1 Todos los egresos de fondos deben cumplir con los siguientes requisitos:

a) Los pedidos de adquisición de bienes y/o servicios deberán ser previamente autorizados por la Dirección del establecimiento a que pertenece la Asociación Cooperadora. Las solicitudes (conforme modelo Anexo) serán por nota firmada, fundada, cumpliendo con todos los requisitos que establecen estos reglamentos, y siempre que el organismo municipal no pueda proveer a la dependencia de los elementos solicitados;

b) Orden de compra con detalle y especificaciones técnicas precisas y firmada por responsable;

c) Remito, con el recibí conforme del responsable;

d) Factura con el "controlado" por el responsable y el sello de "pagado" y fecha de pago, en original y duplicado. Cuando el pago no sea al contado se debe requerir además el respectivo recibo emitido conforme la norma en la materia (Resolución N° 3.219DGI91);

e) Orden de trabajo o reparación conformada por el responsable.

2.2 Todas las facturas deberán ser firmadas por el Tesorero y por la Dirección del establecimiento o quién éste designe. Las facturas deben reunir los requisitos exigidos por las normas impositivas vigentes.

2.3 En caso de extravío o pérdida de la factura original, deberá dejarse constancia fehaciente del hecho y de los resguardos adoptados, para evitar la duplicación del pago.

2.4 Cumplimiento disposiciones sobre donaciones. Todos los bienes que se adquieran para ser donados al establecimiento asistencial deberán seguir el trámite establecido en el Decreto N° 2.05678 (B.M. N° 15.759).

2.5 La Cooperadora, mediante el modelo que como Anexo forma parte del presente, efectuará la adquisición de los elementos que le recabe el establecimiento conforme el mismo.

2.5.1 En base a la documentación emanada de la Dirección del establecimiento, la Cooperadora emitirá la respectiva orden de compra por duplicado, uno de los ejemplares (duplicado) deberá ser glosado el remito para la remisión del elemento, documentación que será archivada en el Sector respectivo del Hospital. El original de los ejemplares se archivará conjuntamente con la factura de pago del elemento.

De las Contrataciones

2.6 Las compras a efectuarse, así como todo contrato de Locación de Obra, suministro, etc. que signifiquen salida de fondos serán realizadas por la Asociación Cooperadora teniendo en cuenta la siguiente norma:

a) Compra directo cuando el monto no supere los pesos mil ($ 1.000).

b) Concurso de precios de tres (3) casas proveedoras cuando el monto exceda lo dispuesto en el inciso a).

Ver archivo 1

2.6.1 De la contratación de personal.

La Cooperadora que contratare personal deberá cumplir con las disposiciones de las leyes laborales vigentes, como así también con toda la documentación que se exigiere al respecto, debiendo ingresar puntualmente los aportes y contribuciones previsionales correspondientes.

La contratación de este personal se limitará en el caso que sea estrictamente necesario, para los fines propios de la entidad y con conocimiento previo de la Dirección del establecimiento.

3. Del sistema control administrativo contable

3.1. Las Asociaciones Cooperadoras llevarán un sistema de contabilidad que permita dar cuenta, en todo momento con precisión y en forma comprobable, de su gestión económicofinanciera.

3.2. Están obligadas a asentar sus operaciones en una contabilidad organizada sobre bases de uniformidad y justificación con documentación de todos los actos susceptibles de registración.

3.3. Llevarán obligatoriamente foliados y rubricados por la Dirección del Establecimiento, los siguientes libros como mínimo:

1 . De Actas

a) De la Comisión Directiva.

b) De las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias.

2. Registro de Asociados.

3. Diario.

4. Banco.

5. Inventarlo y Balance.

3.4 De la Registración.

Diariamente se confeccionará una planilla de caja que contendrá en forma circunstanciada todos los ingresos y egresos del día, saldo al comienzo y al final del día y el acumulado, respaldado con los comprobantes respectivo. Al pie se practicará un detalle equivalente a:

Saldo acumulado..........................................................................................

más ingresos del día.....................................................................................

menos egresos del día..................................................................................

Saldo acumulado al día de la fecha..............................................................

La planilla deberá ser confeccionada en los términos que prescribe el artículo 20 de la Ordenanza N° 35.514, (B.M N° 16.208) para la registración en los libros obligatorios y auxiliares.

3.5 La Cooperadora elevará mensualmente a la Dirección del Establecimiento un registro de ingresos y egresos de sus fondos, la Dirección deberá en el plazo de diez (10) días elevar ese informe a la Dirección Control de Gestión y Auditoría con las observaciones que estimara conveniente, para el caso de no formular observaciones deberá ser elevada con su aprobación en el mismo plazo.

3.6 Si la importancia y/o naturaleza de las actividades aconseja podrán llevar otros registros auxiliares y complementarios de los mencionados en el artículo anterior.

3.7 En el libro de Actas, se registrarán en forma ordenada las correspondientes a las resoluciones o decisiones de su Comisión Directiva y Asambleas. Estas actas deben ser debidamente firmadas y consignarán como mínimo: lugar, fecha y hora de celebración de la reunión, carácter de ésta, nombre y apellido de los asistentes, quórum exigible por los estatutos, orden del día de los asuntos tratados, deliberaciones producidas y resoluciones sancionadas con indicación de los votos emitidos en pro y en contra, así como todos los demás antecedentes que resulten necesarios para determinar la validez del acto con relación a las formalidades requeridas por los respectivos estatutos.

3.8 En el libro de Registro de Asociados se anotará la nómina de los mismos, categoría a que pertenecen según clasificación establecida en el Estatuto Social, domicilio, documentos de identidad y fecha de ingreso.

3.9 En el libro Diario se asentarán cronológicamente y según el orden en que se vayan efectuando, todas las operaciones y en especial cuando se recibiese o entregase, o bien centralizar mensualmente los resúmenes de operaciones registradas en los libros analíticos auxiliares.

3.10 En el libro Caja se registrarán !os ingresos y egresos de fondos que se efectúen, indicando en todos los casos el concepto que los ocasiona basados en comprobantes fehacientes.

3.11 El libro Inventario se iniciará con la descripción exacta del dinero, bienes muebles, créditos, deudas y otra cualquier especie de valores que formen el patrimonio de la Asociación Cooperadora al inicio de sus actividades y al cierre de cada ejercicio se extenderá en el mismo libro la cuenta de gastos y recursos y balance general, comprendiendo todos sus bienes como así sus deudas y obligaciones pendientes a la fecha del balance, sin reserva ni omisión alguna.

Este detalle se hará en completa concordancia con la distribución de rubros de los balances que establece el punto 3.12 y en forma tal que sea fácil la comprobación del significado exacto de cada partida, el costo de adquisición de los bienes activos, el monto total de las amortizaciones efectuadas, los nombres de los deudores y acreedores, y otros conceptos de valor.

3.12 Los balances y cuentas de gastos y recursos, tienen por objeto demostrar la situación patrimonial y el resultado de las actividades de las Asociaciones Cooperadoras en cada ejercicio. Estos estados contables deberán confeccionarse en la forma que se detalla a continuación.

Si en algún título no hubiese rubros que incluir se dejará constancia poniendo "no existe". Cabe, en cambio, el desdoblamiento de los títulos y rubros indicados o inclusión de otro más, a los efectos de una mayor información. Los balances y cuentas de gastos y recursos deberán ser elevados a la dependencia donde preste su apoyo antes del 31 de marzo de cada año.

3.13 Todas las asociaciones cooperadoras deberán elevar antes deí 15 de cada mes el resumen mensual de cuentas por original y duplicado con las firmas de los señores presidentes, tesoreros y directores de las dependencias correspondientes.

BALANCE GENERAL

ACTIVO

I. Inmuebles y muebles

1. Inmuebles (individualizados)

2. Instalaciones

3. Máquinas y herramientas

4. Rodados

S. Bibliotecas y colección científica

6. Muebles y útiles de oficina

7. Obras de arte

8. Existencias varias

9. Fondos de amortización acumulada

II. Efectivo

1. Caja.

a) Dinero

b) Cheques y giros

2. Banco.

a) Banco cuenta corriente

b) Banco caja de ahorro

c) Banco plazo fijo

III. Créditos

1. Cuotas sociales vencidas a cobrar (especificar las correspondientes a morosos)

2. Otros créditos (detallar)

3. Rentas devengadas a cobrar: alquileres e intereses

4. Donaciones y legados a cobrar

5. Subvenciones a cobrar

6. Préstamos sin intereses para adquisición de elementos

7. Anticipo a proveedores

8. Créditos varios (detallar)

IV. Cuentas varias

1 . Gastos correspondientes a ejercicio futuro

V. Cuentas de orden

1 . Depósito en garantía

2. Bienes a ingresar a patrimonio

PASIVO

I. Fondos sociales

1. Capital social

2. Reservas (clasificadas según destino)

II. Deudas

1. Préstamos a asociados

2. Rifas cobradas

3. Deudas hipotecarias

4. Deudas a proveedores

5. Deudas prendarias

6. Deudas bancarias

7. Deudas sociales

8. Deudas fiscales

9. Acreedores varios

10. Obligaciones a pagar

11. Cuentas a pagar (gastos impagos por impuestos, luz, aprovisionamiento, etcétera)

12. Otras deudas

III. Cuentas varias

1. Cuotas de asociados correspondientes a ejercicios futuros

2. Rentas correspondientes a ejercicios futuros

3. Provisiones

4. Previsiones

CUENTAS DE GASTOS Y RECURSOS

A DEBE

I. Amortizaciones (detallar por rubros de balances)

II. Gastos generales de administración

1. Sueldos y jornales

2. Viáticos y asignaciones por gastos

3. Remuneraciones e incentivos auxiliares, administrativos, personal de maestranza

4. Aportes patronales (aportes jubilatorios), maternidad, Caja Nacional de Ahorro y Seguro

(seguro), etcétera

5. Comisiones por cobranza

6. Conservaciones, reparaciones (muebles e inmuebles)

7. Alquileres

8. Otros gastos (enunciar los principales conceptos, electricidad, teléfono, estampillas fiscales, anuncios, combustibles, etcétera)

III. Gastos específicos de la asociación cooperadora

IV. Otros gastos

1. Intereses, descuentos, comisiones (se excluyen las comisiones por cobro de asociados)

2. Egresos por festivales, conferencias, etcétera

3. Egresos por publicaciones

4. Quebrantos

5. Constancias y transferencias a previsiones, provisiones, reservas, etcétera

6. Varios

B HABER

1. Cuotas de asociados

2. Legados, donaciones y herencias

3. Ingresos por festivales, conferencias, beneficios, colectas, rifas

4. Ventas de bienes muebles e inmuebles

5. Contribuciones voluntarias

6. Alquileres (especificar origen).

7. Intereses y rentas varias

8. Comisiones y descuentos

9. Ingresos por publicaciones

10. Transferencias por previsiones y reserva

11. Varios

4. De la conservación de la documentación

4.1 Los libros que establece el artículo 19, Ordenanza N° 35.514 (B.M. N° 16.208), los documentos referidos a leyes sociales y las escrituras públicas se conservarán por el tiempo que exista la asociación cooperadora.

La documentación restante se conservará por el tiempo que las normas legales generales establecen para la prescripción de los derechos y obligaciones que esos comprobantes respaldan. En caso de disolución se archivará la documentación mencionada en la Dirección de Control de Gestión y Auditoría.

5. Del Control

5.1 Las asociaciones cooperadoras serán supervisadas en base a las presentes normas, para posibilitar la evaluación de la eficiencia de su gestión y cumplimentar las disposiciones vigentes en materia de rendición de cuenta.

Para lograr este propósito los controles consistirán en:

a) Fiscalizar la correcta recaudación de los fondos recibidos y su aplicación en forma adecuada y oportuna, así como todo el movimiento administrativo contable

b) Verificar los rubros de contabilidad mediante la revisión de las registraciones efectuadas en los libros

c) Revisar la documentación que respalda las órdenes de pago

d) Controlar el funcionamiento de la explotación de locales

e) Controlar los balances de cuenta de gastos y recursos y el movimiento diario de caja y banco

f) Comprobar el correcto archivo de los diferentes comprobantes de acuerdo a lo establecido en las presentes disposiciones

g) El actuante elevará a la superioridad su informe que contendrá como mínimo el resultado de su labor en cada uno de los puntos anteriores y terminará con un juicio sintético que trasunte el grado de eficiencia, si responde o no a la financiación de su creación.

6. De las relaciones entre la asociación y las autoridades del establecimiento

6.1 La relación entre la asociación cooperadora y el establecimiento con el cual colabora se establecerá a través de su presidente y el director del establecimiento, o quien éste designe, el cual concurrirá a las reuniones de la comisión directiva y asambleas, pudiendo intervenir con voz en las cuestiones que se consideran.

6.2 La responsabilidad de indicar los requerimientos del establecimiento a la asociación cooperadora como así también la determinación de las especificaciones técnicas que correspondan, en caso de adquisiciones, es de exclusiva ingerencia de la dirección de la dependencia y deben responder al plan de necesidades del establecimiento.

6.3 La autoridad municipal donde funcione la asociación cooperadora proporcionará el local dentro del establecimiento para sede de la misma, donde se guardará todo lo exigido en esta reglamentación.

6.4 El organismo de control mantendrá permanentemente actualizada una nómina de asociaciones cooperadoras existentes, cada una de las cuales deberá llevar denominación.

6.5 En caso de duda respecto a la interpretación de las órdenes emanadas por la dirección del establecimiento, la cooperadora por intermedio de su comisión directiva recurrirá a !a superioridad a sus efectos.

6.6 Cuando la superioridad comprobare a través de los controles que establecen el artículo 22 la existencia de irregularidades en alguna asociación cooperadora o la desnaturalización de sus finalidades o cuando la normalidad de su funcionamiento se viera alterada por disenciones internas, procederá a intervenir de inmediato por medio de un funcionario que designará al efecto, todo ello sin perjuicio de lo establecido por la Ordenanza N° 35.514.

6.6.1 La intervención de las asociaciones cooperadoras consistirá en formar suscintamente sobre el estado de la entidad intervenida y convocar a asamblea, con autoridad superior, a fin de que en el ejercicio de su soberanía la misma fije nuevas pautas de acción a seguir y elija nuevas autoridades, cuyo mandato recaerá en socios que no fuesen los cesantes por causa de la intervención.

Los miembros de la comisión directiva que por su conducta hubiesen dado lugar a aquélla, quedarán inhabilitados por un lapso mínimo de tres (3) años para integrarla nuevamente.

6.7 El período del ejercicio económicofinanciero para todas las asociaciones cooperadoras será del 19 de enero al 31 de diciembre de cada año.