VISTO:

La Ley N° 3304, los Decretos N° 589/09 y N° 196/11 y las Resoluciones N° 96-SECLyT/09 y N° 138-SECLyT/10, y

CONSIDERANDO:

Que por Decreto N° 589/09, se aprobó la implementación del Sistema de Administración de Documentos Electrónicos -SADE- como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires;

Que dicho Decreto designó a la Secretaría Legal y Técnica como su administradora con competencia para: a) administrar en forma integral el Sistema; b) habilitar a los administradores locales; c) actualizar el nomenclador de actuaciones y de tratas; d) actualizar las tablas referenciales; e) asignar usuarios y permisos; f) auditar y controlar el funcionamiento, los usuarios y el ingreso de datos al sistema; g) capacitar y prestar asistencia a los administradores locales del sistema;

Que asimismo y a los fines de la implementación y funcionamiento del SADE, se facultó a la mencionada Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas reglamentarias, complementarias y aclaratorias necesarias;

Que por Resolución N° 96-SECLyT/09 se modificó el “Reglamento para el Inicio, Ordenamiento, Registro y Circulación de Expedientes y Actuaciones Administrativas”;

Que posteriormente, la Ley N° 3.304 estableció el Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires a fin de encarar un proceso de modernización administrativa;

Que en ese marco se han ido incorporando nuevas herramientas tecnológicas para la generación de documentos y la tramitación de expedientes;

Que en este nuevo contexto fue necesario modificar el “Reglamento para el Inicio, Ordenamiento, Registro y Circulación de Expedientes y Actuaciones Administrativas” previendo entre otras medidas, la descentralización de la caratulación de expedientes, la incorporación de las Comunicaciones Oficiales a través del Módulo del SADE, etc.;

Que en consecuencia de ello, se dictó la Resolución N° 138-SECLyT/10, previendo estas nuevas medidas, en cuyo anexo se encuentra el nuevo Reglamento para la Administración de Expedientes y Documentos Administrativos;

Que en relación al expediente electrónico, en el Capítulo III, Título II del Anexo de la Ley antes mencionada, denominado “Del Gobierno Electrónico y Nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación”, en el punto 6.3 “Digitalización de Procesos Administrativos”, se dispuso entre las actividades a implementar “….desarrollar la arquitectura tecnológica para la implementación del expediente electrónico”;

Que en este sentido, la implementación del expediente electrónico contribuye a dotar a los procesos de mayores niveles de eficiencia, transparencia y accesibilidad para su control ya que por su naturaleza digital, permite realizar aplicaciones mucho más complejas en relación al expediente confeccionado en soporte papel;

Que en efecto, el expediente electrónico permite vincular documentos que resulten relevantes para la comprensión de un asunto, de modo de acceder a toda la información que directa e inmediatamente están relacionados con aquel, independientemente de su localización;

Que, en relación a los documentos administrativos, el Reglamento aprobado por Resolución N° 138-SECLyT/10 los define como “entidad identificada y estructurada que comprende texto, gráficos, sonido, imágenes o cualquier clase de información inherente a los procesos administrativos”;

Que la utilización de las nuevas herramientas tecnológicas en la generación de documentos electrónicos ha significado mayor nivel de seguridad jurídica en el procedimiento administrativo;

Que en atención a ello, por Decreto N° 196/11 se ordenó la implementación del “Expediente Electrónico”, en los términos del apartado 4 del punto 6.3. “Digitalización de Procesos Administrativos”, contenido en el Capítulo III, Título II del Anexo de la Ley N° 3.304, referido al “Gobierno Electrónico y nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación”;

Que, asimismo, por dicho Decreto se encomendó a la Jefatura de Gabinete de Ministros, como autoridad de aplicación de la Ley de Modernización y a la Secretaría Legal y Técnica a dictar las normas reglamentarias, aclaratorias y complementarias que resulten necesarias a los fines de su aplicación;

Que, finalmente, en el artículo 3 se estableció que “…las normas que se dicten en consecuencia….deberán prever los trámites que utilizarán el expediente electrónico como herramienta de gestión administrativa, como así también los documentos electrónicos que deban vincularse al mismo, en qué etapa del proceso y qué autoridades administrativas deberán suscribirlos;

Que determinados documentos que se vinculan al Expediente Electrónico, no permiten su digitalización, en consecuencia, para su tramitación es preciso prever un nuevo contenedor denominado “Giro de Documentación”;

Que dicho contenedor permite remitir aquella documentación que por su naturaleza o por su normativa, no pueda ser incorporada a un Expediente Electrónico o Comunicación Oficial y deba ser girada a una repartición o sector para su tramitación o guarda.

Por ello, en uso de las facultades que le son propias,

Artículo 1°.- Modifícase el “Reglamento para el Inicio, Ordenamiento, Registro y Circulación de Expedientes y Actuaciones Administrativas”, aprobado por Resolución N° 138-SECLyT/10.

Artículo 2°.- Creáse el contenedor “Giro de Documentación -GD-” a los fines de la remisión de aquella documentación que por su naturaleza o por su normativa, no pueda ser incorporada a un Expediente Electrónico o Comunicación Oficial y deba ser girada a una repartición o sector para su tramitación o guarda.

Artículo 3°.- Apruébase el “Procedimiento para el Inicio y Seguimiento para el Giro de Documentación” que como Anexo I forma parte integrante de la presente.

 Artículo 4°.- Dése al Registro, publíquese en el Boletín Oficial de la Ciudad de Buenos Aires, comuníquese a todos las Ministerios y Secretarías del Poder Ejecutivo, Entes Descentralizados y a los Organismos Fuera de Nivel, a la Sindicatura General de la Ciudad de Buenos Aires y, para su conocimiento y demás efectos, remítase a la Dirección General Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo. Cumplido, archívese.

ANEXOS

El anexo de la presente norma puede ser consultado en la separata del Boletín Oficial N° 3704