Visto la Ordenanza N° 35.514/80 (B.M. N° 16.208) y sus modificatorias por las que se aprueban las normas sobre Asociaciones Cooperadoras de Establecimientos Municipales, y

CONSIDERANDO:

Que se hace necesario reglamentar el funcionamiento de las Asociaciones Cooperadoras que colaboran con establecimientos dependientes de la Secretaría de Gobierno;

Que el artículo 21, inciso c) de la Ordenanza N° 35.514/80, hace referencia al dictado de normas sobre administración, fiscalización, documentación, contabilidad y régimen de contrataciones a que deberán ajustarse las entidades;

Por ello, y de acuerdo a las facultades acordadas por Ordenanza N° 36.572/81 (B.M. N° 16.504),

Artículo 1° - Déjase sin efecto la Resolución N° 213/SG/81 (B.M. N° 16.678).

Art. 2° - Apruébase la reglamentación de las Asociaciones Cooperadoras que colaboran con establecimientos dependientes de la Secretaria de Gobierno, conforme el Anexo I, que a todos sus efectos forma parte integrante de la presente resolución.

Art. 3° - Regístrese, publíquese en el Boletín Municipal y para su conocimiento y demás efectos, pase a las Subsecretarías de Inspección General, de Abastecimiento, Consumo y Aprovisionamiento, Técnica Jurídica, Relaciones con la Comunidad, Acción Social y Procuración General. Cumplido, archívese.

ANEXOS

ANEXO

1. De los ingresos:

1.1.1 Todas las Asociaciones Cooperadoras de los establecimientos de la Secretaría de Gobierno deberán tener una cuenta corriente en el Banco de la Ciudad de Buenos Aires, a fin de depositar todos los ingresos dentro de las 48 horas de producidos. Los mismos deberán ser exclusivamente receptados por la cooperadora bajo su responsabilidad.

1.1.2 Para toda contribución que perciba la Asociación Cooperadora deberá contarse con recibos oficiales de la misma, habilitados por el organismo de fiscalización de la respectiva Secretaría.

1.1.3 Los recibos reunirán los siguientes requisitos mínimos:

a) Serán por duplicado;

b) Numeración correlativa preimpresa;

c) Fecha;

d) Individualización de contribuyente, concepto, Importe y/o período que comprenda;

e) Forma de pago (cheque o efectivo, indicando en el primer caso número de cheque, banco, sucursal).

1.2 De decidir efectuar depósitos en Caja de Ahorro y/o plazo fijo, se hará en el Banco de la Ciudad de Buenos Aires, previa solicitud y autorización por escrito del ente fiscalizador.

1.2.1 Los intereses producidos por el capital proveniente de cualquiera de las fuentes de recursos que se mencionan en el artículo 11 de la Ordenanza N° 35.514, que hubieran sido depositados en el Banco de la Ciudad de Buenos Aires o en su defecto en el Banco de la Nación Argentina, serán también fuente de recurso para el logro de los fines de la Asociación Cooperadora depositante. Las personas o conjuntos que como artistas o animadores Intervengan en los festivales o beneficios a que se alude en el inciso d) del artículo 11 (Ordenanza N° 35.514) lo harán en forma enteramente gratuita. Las erogaciones que tal actuación origine se reducirán a lo estrictamente necesario para la realización material del acto.

1.3 Los aranceles que fijen las Asociaciones Cooperadoras deberán ser aprobados por el órgano de contralor.

2. De los egresos:

2.1 Todos los egresos de fondos deben cumplir con los siguientes requisitos:

a) Todos los pedidos de la Dirección del establecimiento a que pertenece la Asociación Cooperadora que diese lugar a egreso de fondos, se harán por nota firmada, fundada, cumpliendo con todos los requisitos que establecen estos reglamentos. Siempre que el organismo municipal no pueda proveer a esa dependencia de los elementos solicitados;

b) Orden de compra con detalles y especificaciones técnicas precisas;

c) Remito, con el "recibí conforme" del responsable;

d) Factura con el "controlada" por el responsable y sello de "pagado" y fecha de pago;

e) Orden de trabajo o reparación conformada por el responsable.

2.2 Todas las facturas deberán ser firmadas por el Tesorero y por el Director del establecimiento.

2.3 En caso de extravío o pérdida de la factura original, deberá dejarse constancia fehaciente del hecho y de los resguardos adoptados para evitar la duplicación del pago.

2.4 Los pagos superiores a AU$ 100.- deberán realizarse en cheques a la orden.

3. De la constitución de caja chica.

3.1 Con el fin de atender el pago de gastos menores podrá crearse una caja chica de dinero cuyo monto será establecido por escrito y aprobación del ente fiscalizador de acuerdo a las necesidades a satisfacer, las que quedarán demostradas en las respectivas actuaciones.

El reintegro de fondos se dispondrá cuando las salidas superen el 70 % de la cantidad asignada, mediante cheque caja chica, previa rendición de cuentas del importe invertido.

4. Cumplimiento disposiciones sobre donaciones.

Todos los bienes que se adquieran para ser donados al Instituto Municipal deberán seguir el trámite establecido en el Decreto N° 2.056/78 (B.M. N° 15.759).

5. De las contrataciones:

Las compras, adquisiciones, así como todo contrato de locación de obras, servicios o suministros que signifiquen salidas de fondos, serán realizados por la Asociación Cooperadora teniéndose en cuenta las siguientes normas:

a) Compra directa: cuando el monto no supere los AU$ 350.-;

b) Concurso de precios de tres casas proveedoras cuando el monto excede los AU$ 350.-;

c) Los montos mencionados en este artículo variarán automáticamente al variar el índice de precios minoristas según el INDEC.

6. De la contratación de personal:

El personal que preste servicios en las cooperadoras, deberá registrarse conforme las disposiciones de la Ley N° 20.744 con sus actualizaciones y se dará cumplimiento a las retenciones y aportes que establezcan las leyes en vigencia.

7. Del sistema de control administrativo contable.

7.1 Las Asociaciones Cooperadoras llevarán un sistema de contabilidad que permita dar cuenta, en todo momento con precisión y en forma comprobable, de su gestión económico-financiera.

7.2 Están obligadas a asentar sus operaciones en una contabilidad organizada sobre bases de uniformidad y justificación con documentación de todos los actos susceptibles de registración.

7.3 Llevarán obligatoriamente foliados y rubricados por la Subsecretaría de Acción Social, los siguientes libros como mínimo:

1 . De Actas.

a) De la Comisión Directiva;

b) De las Asambleas Ordinarias y Extraordinarias.

2. Registro de Asociados.

3. Diario.

4. Banco.

5. Inventario y Balance.

7.4 De la Registración:

Diariamente se confeccionará una planilla de caja que contendrá en forma circunstanciada todos los ingresos y egresos del día, saldo al comienzo y al final del día y el acumulado, respaldado con los comprobantes respectivos. Al pie se practicará un detalle equivalente a:

Saldo acumulado ....................................

más Ingresos del día .....................................

menos Egresos del día ................................

Saldo acumulado al día de la fecha ........

La planilla deberá ser confeccionada en los términos que prescribe el artículo 20 de la Ordenanza N° 35.514/80 para la registración en los libros obligatorios y auxiliares.

7.5 Si la importancia y/o naturaleza de las actividades aconseja, podrán llevar otros registros auxiliares y complementarios de los mencionados en el artículo anterior.

7.6 En el Libro de Actas, se registrarán en forma ordenada las correspondientes a las sanciones de su Comisión Directiva y asambleas. Estas actas deben ser debidamente firmadas y consignarán como mínimo: lugar, fecha y hora de celebración de la reunión, carácter de ésta, nombre y apellido de los asistentes, quórum exigible por los estatutos, orden del día de los asuntos tratados, deliberaciones producidas y resoluciones sancionadas con indicación de los votos emitidos en pro y en contra, así como todos los demás antecedentes que resulten necesarios para determinar la validez del acto con relación a las formalidades requeridas por los respectivos estatutos.

7.7 En el Libro de Registro de Asociados se anotará la nómina de los mismos, categoría a que pertenecen según clasificación establecida en el Estatuto Social, domicilio, documentos de identidad y fecha de ingreso.

7.8 En el Libro Diario se asentarán cronológicamente y según el orden en que se vayan efectuando, todas las operaciones y en especial cuando se recibiese o entregase, o bien centralizar mensualmente los resúmenes de operaciones registradas en los libros analíticos auxiliares.

7.9 En el Libro Caja se registrarán los ingresos y egresos de fondos que se efectúen, indicando en todos los casos el concepto que los ocasiona, basados en comprobantes fehacientes.

7.10 El Libro Inventario se iniciará con la descripción exacta del dinero, bienes muebles, créditos, deudas y otra cualquier especie de valores que formen el patrimonio de la Asociación Cooperadora al inicio de sus actividades y al cierre de cada ejercicio se extenderá en el mismo libro la cuenta de gastos y recursos y balance general, comprendiendo todos sus bienes como así sus deudas y obligaciones pendientes a la fecha del balance, sin reserva ni omisión alguna.

Este detalle se hará en completa concordancia con la distribución de rubros de los balances que establece el punto 7.11 y en forma tal que sea fácil la comprobación del significado exacto de cada partida, el costo de adquisición de los bienes activos, el monto total de las amortizaciones efectuadas, los nombres de los deudores y acreedores, y otros conceptos de valor.

7.11 Los balances y cuentas de gastos y recursos, tienen por objeto demostrar la situación patrimonial y el resultado de las actividades de las Asociaciones Cooperadoras en cada ejercicio. Estos estados contables deberán confeccionarse en la forma que se detalla a continuación.

Si en algún título no hubiese rubros que incluir se dejará constancia poniendo "no existe". Cabe en cambio el desdoblamiento de los títulos y rubros indicados o inclusión de otros más, a los efectos de una mayor información. Los balances y Cuentas de Gastos y Recursos, deberán ser elevados a la dependencia donde preste su apoyo antes del 31 de marzo de cada año.

1.12 Todas las Asociaciones Cooperadoras deberán elevar antes del 15 de cada mes el resumen mensual de cuentas por original y duplicado con las firmas de los señores Presidentes, Tesoreros y Directores de las dependencias correspondientes.

BALANCE GENERAL

I Inmuebles y muebles.

1. Inmuebles (individualizados)

2. Instalaciones

3. Máquinas y herramientas

4. Rodados

5. Bibliotecas y Colección Científica

6. Muebles y Utiles de Oficina

7. Obras de Arte

8. Existencias Varias

9. Fondos de Amortización Acumulada

II. Efectivo.

1. Caja

a) Dinero

b) Cheques y giros

2. Banco

III. Créditos.

1. Cuotas sociales vencidas a cobrar (especificar las correspondientes a morosos)

2. Otros créditos varios (detallar)

3. Rentas devengadas a cobrar: Alquileres e Intereses

4. Donaciones y legados a cobrar

5. Subvenciones a cobrar

6. Préstamos sin intereses para adquisición de elementos deportivos

7. Anticipo a proveedores

8. Créditos varios (detallar)

IV. Cuentas varias.

1 . Gastos correspondientes a ejercicios futuros

2. Depósito en garantía

3. Bienes a pasar a patrimonio

V. Cuentas de orden.

PASIVO

I Fondos sociales.

1. Capital social

2. Reservas (clasificadas según destino)

II. Deudas.

1. Préstamos a asociados

2. Rifas cobradas

3. Deudas a hipotecarias

4. Deudas a proveedores

5. Deudas prendarias

6. Acreedores varios

7. Obligaciones a pagar

8. Cuentas a pagar (gastos impagos por impuestos, luz, aprovisionamiento, etc.)

9. Otras deudas

III Cuentas varias.

1. Cuotas de asociados correspondientes a ejercicios futuros

2. Rentas correspondientes a ejercicios futuros

3. Provisiones

4. Previsiones

CUENTAS DE GASTOS Y RECURSOS

A. DEBE

I Amortizaciones (detallar por rubros de balances)

II Gastos generales de administración

1. Sueldos y jornales

2. Viáticos y asignaciones por gasto

3. Remuneraciones e insentivos a auxiliares, administrativos, personal de maestranza

4. Aportes patronales (aportes jubilatorios), maternidad, Caja Nacional de Ahorro y Seguro (seguros), etc.

5. Comisiones por cobranzas

6. Conservaciones, reparaciones (muebles e inmuebles)

7. Alquileres

8. Otros gastos (enunciar los principales conceptos, electricidad, teléfono, estampillas fiscales, anuncios, combustibles, etcétera)

III Gastos específicos de la Asociación Cooperadora

IV Otros gastos.

1. Intereses, descuentos, comisiones (se excluyen las comisiones por cobro de asociados)

2. Egresos por festivales, conferencias, etc.

3. Egresos por publicaciones

4. Quebrantos.

5. Constancias y transferencias a previsiones, provisiones, reservas, etc.

6. Varios

B. HABER

1. Cuotas de asociados

2. Legados, donaciones y herencias

3. Ingresos por festivales, conferencias, beneficios, colectas, rifas

4. Ventas de bienes muebles e inmuebles

5. Contribuciones voluntarias

6. Alquileres (especificar origen)

7. Intereses y rentas varias

8. Comisiones y descuentos

9. Ingresos por publicaciones

10. Transferencias por previsiones y reservas

11 . Varios

8. De la conservación de la documentación.

8.1 Los libros que establece el artículo 19, los documentos referidos a Leyes Sociales y las Escrituras Públicas se conservarán por el tiempo que exista la Asociación Cooperadora.

La documentación restante se conservará por el tiempo que las normas legales generales establecen para la prescripción de los derechos y obligaciones que esos comprobantes respaldan.

En caso de disolución se archivará la documentación mencionada en la División Cooperadora dependiente del Departamento de Entidades de Bien Público de la Dirección General de Servicios Sociales de la Subsecretaría de Acción Social.

9. Del control.

9.1 Las Asociaciones Cooperadoras serán supervisadas en base a las presentes normas, para posibilitar la evaluación de la eficiencia de su gestión y cumplimentar las disposiciones vigentes en materia de rendición de cuentas.

Para lograr este propósito los controles consistirán en:

a) Fiscalizar la correcta recaudación de los fondos recibidos y su aplicación en forma adecuada y oportuna así como todo el movimiento administrativo contable;

b) Verificar los rubros de contabilidad mediante la revisión de las registraciones efectuadas en los libros;

c) Revisar la documentación que respalda las órdenes de pago;

d) Controlar los balances de cuentas de gastos y recursos y el movimiento diario de Caja y Banco;

e) Controlar el funcionamiento de la explotación de locales;

f) Comprobar el correcto archivo de los diferentes comprobantes de acuerdo a lo establecido en las presentes disposiciones;

g) El inspector elevará a la superioridad su informe que contendrá como mínimo el resultado de su labor en cada uno de los puntos anteriores y terminará con un juicio sintético que trasunte el grado de eficiencia, si responde o no a la finalidad de su creación.

10.7 El período del ejercicio económico financiero para todas las Asociaciones Cooperadoras será del 1° de enero al 31 de diciembre de cada año.

11. De la Comisión Directiva.

11.1 Podrán formar parte de la Comisión Directiva aquellos agentes municipales que:

a) Con anterioridad a su condición de agente municipal, hubiesen formado parte de alguna Comisión Directiva del establecimiento;

b) Hayan formado parte del grupo de socios fundadores;

c) Que posean una antigüedad secretaria superior a los dos años.

11.1.1 En ningún caso podrán formar parte de la Comisión Directiva aquellos agentes municipales que se encuentren en directa dependencia laboral con el establecimiento con el cual colaboran a través de la Asociación Cooperadora.

11.1.2 El Director o el responsable del Establecimiento es el Asesor Permanente, quien deberá designar a un agente, en calidad de vocal con voz y voto, para formar parte de la Comisión Directiva, Ningún otro personal del establecimiento podrá integrar la Comisión Directiva.

11.2 La Comisión Directiva no podrá tener relación de empleo con agentes municipales.

11.2.1 No podrá exigir, a los usuarios del establecimiento, el pago de entradas a los actos que organice o contribuciones especiales para sostener actividades a las que no tendrían acceso sin ellas.

10. De las relaciones entre la Asociación y las autoridades.

10.1 La relación entre la Asociación Cooperadora y el establecimiento con el cual colabora, se establecerá a través de su Presidente y el Director del establecimiento, el cual concurri.á a las

reuniones de la Comisión Directiva y Asambleas pudiendo intervenir con voz en las cuestiones

que se consideran.

10.2 La responsabilidad de indicar los requerimientos del establecimiento ante la Asociación Cooperadora como así también la determinación de las especificaciones técnicas que correspondan, en caso de adquisiciones, es de exclusiva ingerencia de la Dirección de la dependencia y deben responder al plan de necesidades del establecimiento.

10.3 La autoridad Municipal donde funcione la Asociación Cooperadora proporcionará el local dentro del establecimiento, para sede de la misma donde se guardará todo lo exigido en esta reglamentación.

10.4 El organismo de control mantendrá permanentemente actualizada una nómina de Asociaciones Cooperadoras existentes, cada una de las cuales deberá llevar denominación.

10.5 En caso de duda respecto a la interpretación de las órdenes emanadas por la Dirección del Establecimiento, la Cooperadora por intermedio de su Comisión Directiva recurrirá a la Superioridad a sus efectos.

10.6 Cuando la superioridad comprobara a través de los controles que establece el articulo 22, la existencia de irregularidades en alguna Asociación Cooperadora o la desnaturalización de sus finalidades o cuando la normalidad de su funcionamiento se viera alterada por disensiones internas, procederá a intervenirla de inmediato por medio de un funcionario que designará al efecto, todo ello sin perjuicio de lo establecido por la Ordenanza N° 35.514.

10.6.1 La intervención de las Asociaciones Cooperadoras consistirá en informar suscintamente sobre el estado de la entidad intervenida y convocar a asamblea, con autoridad superior, a fin de que en el ejercicio de su soberanía la misma fije nuevos derroteros y elija nuevas autoridades, cuyo mandato recaerá en socios que no fuesen los cesantes por causa de la intervención. Los miembros de la Comisión Directiva que por su conducta hubiesen dado lugar a aquélla, quedarán inhabilitados por un lapso mínimo de tres años para integrarla nuevamente.